Cách lập tờ khai thuế GTGT theo quý

Kê khai thuế GTGT là công việc quan trọng mà kế toán doanh nghiệp cần thực hiện đúng thời hạn. Tuy nhiên, quá trình lập tờ khai có thể gặp nhiều sai sót nếu chưa nắm rõ các chỉ tiêu và quy định hiện hành. Bài viết dưới đây Phần mềm kế toán EasyBooks sẽ hướng dẫn cách lập tờ khai thuế GTGT theo quý chi tiết, dễ hiểu.

1. Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT theo quý

Theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên thuộc quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Dưới đây là thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT theo quý trong năm 2026:

Lưu ý: Doanh nghiệp cần phân biệt thời hạn nộp tờ khai với thời hạn nộp tiền thuế. Một số trường hợp đủ điều kiện được gia hạn nộp thuế GTGT năm 2026 theo Nghị định 245/2026/NĐ-CP có thể được gia hạn tiền thuế, nhưng không đồng nghĩa với việc được gia hạn thời hạn nộp tờ khai.

2. Mẫu tờ khai thuế GTGT mới (Mẫu 01/GTGT)

Mẫu 01/GTGT là tờ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với người nộp thuế tính thuế theo phương pháp khấu trừ có hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Từ ngày 01/7/2026, mẫu 01/GTGT theo Thông tư 89/2026/TT-BTC được áp dụng, với một số thay đổi về tên chỉ tiêu, nội dung kê khai và công thức tính.

Tải ngay: Mẫu 01/GTGT theo Thông tư 89/2026/TT-BTC

3. Chuẩn bị gì trước khi lập tờ khai thuế GTGT theo quý?

Trước khi thực hiện lập tờ khai thuế GTGT theo quý, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ và kiểm tra số liệu kế toán. 

3.1. Tổng hợp hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra

Kế toán cần rà soát toàn bộ hóa đơn phát sinh trong quý, bao gồm:

• Hóa đơn đầu vào: Hóa đơn mua nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ, tài sản cố định và các dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Hóa đơn đầu ra: Hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và các giao dịch phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế GTGT.
• Hóa đơn điều chỉnh, thay thế: Những hóa đơn có sai sót đã được xử lý theo quy định.
• Chứng từ nhập khẩu: Tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu và các tài liệu liên quan.

Khi tổng hợp, cần kiểm tra mã số thuế, tên đơn vị, ngày lập hóa đơn, giá trị hàng hóa, thuế suất và số tiền thuế GTGT.

Đặc biệt, không phải mọi khoản thuế GTGT ghi trên hóa đơn đầu vào đều được khấu trừ. Kế toán phải kiểm tra điều kiện khấu trừ theo quy định pháp luật hiện hành, bao gồm điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt trong các trường hợp bắt buộc.

3.2. Đối chiếu số liệu kế toán

Sau khi tổng hợp hóa đơn, kế toán cần đối chiếu dữ liệu với sổ sách kế toán, đặc biệt là các tài khoản:

• Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
• Tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp.
• Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Các tài khoản doanh thu, chi phí và công nợ có liên quan.

Bên cạnh đó, cần kiểm tra số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển từ kỳ trước sang kỳ hiện tại. Số liệu này phải được đối chiếu với tờ khai đã nộp và các hồ sơ khai bổ sung có ảnh hưởng đến số thuế chuyển kỳ.

3.3. Chuẩn bị phần mềm HTKK và chữ ký số

Để thực hiện kê khai và nộp hồ sơ điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Máy tính cài đặt phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) phù hợp với biểu mẫu hiện hành.
• Thông tin mã số thuế và cơ quan thuế quản lý.
• Tài khoản giao dịch thuế điện tử.
• Chữ ký số còn hiệu lực và công cụ ký điện tử tương thích.
• Kết nối Internet ổn định để gửi hồ sơ.

Xem thêm: Hướng dẫn cách nộp tờ khai thuế GTGT trên dịch vụ công

4. Cách lập tờ khai thuế GTGT theo quý trên HTKK

Dưới đây là các bước thực hiện đối với doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, sử dụng mẫu 01/GTGT.

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK

Trước tiên, mở phần mềm HTKK đã cài đặt trên máy tính.

Tại giao diện đăng nhập, nhập mã số thuế của doanh nghiệp và lựa chọn Đồng ý để truy cập hệ thống.

Nếu là lần đầu sử dụng phần mềm, kế toán cần cập nhật thông tin người nộp thuế, bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý và các thông tin bắt buộc khác.

Trường hợp đã sử dụng HTKK trước đó, cần kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp để đảm bảo dữ liệu vẫn chính xác.

Bước 2: Chọn mẫu tờ khai thuế GTGT

Tại giao diện chính của HTKK, kế toán thực hiện:

• Chọn mục Thuế giá trị gia tăng.
• Chọn Tờ khai thuế GTGT khấu trừ (01/GTGT).
• Chọn kỳ kê khai theo quý.
• Nhập năm và quý cần kê khai.
• Lựa chọn tờ khai lần đầu hoặc khai bổ sung tùy trường hợp.
• Nhấn Đồng ý để mở biểu mẫu.

Ví dụ, doanh nghiệp cần kê khai thuế GTGT quý III/2026 thì lựa chọn năm 2026 và quý III.

Lưu ý rằng giao diện và vị trí chức năng có thể thay đổi theo phiên bản HTKK. Đối với kỳ kê khai từ quý III/2026, kế toán cần sử dụng biểu mẫu phù hợp với Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Bước 3: Điền thông tin trên tờ khai thuế GTGT

Nhóm 1: Thông tin chung và số thuế chuyển kỳ

Đối với chỉ tiêu [22], số liệu thông thường được lấy từ chỉ tiêu [43] của kỳ kê khai trước, sau khi tính đến các hồ sơ điều chỉnh, bổ sung có liên quan.

Nhóm 2: Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào

Trong đó, kế toán cần đặc biệt chú ý đến chỉ tiêu [25]. Đây là số thuế GTGT đầu vào đáp ứng điều kiện khấu trừ, không nhất thiết bằng toàn bộ số thuế đầu vào tại chỉ tiêu [24].

Ví dụ, doanh nghiệp có tổng thuế GTGT đầu vào là 30 triệu đồng nhưng chỉ có 27 triệu đồng đủ điều kiện khấu trừ. Khi đó:

• Chỉ tiêu [24]: 30.000.000 đồng.
• Chỉ tiêu [25]: 27.000.000 đồng.

Phần thuế không đủ điều kiện khấu trừ phải được xử lý theo quy định kế toán và pháp luật thuế tương ứng.

Nhóm 3: Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra

Đối với các hàng hóa, dịch vụ thuộc diện giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8%, kế toán cần xác định đúng đối tượng và cách kê khai theo quy định áp dụng tại kỳ tính thuế, không tự động coi mọi giao dịch chịu thuế suất 10% đều được giảm thuế.

Đặc biệt, từ ngày 01/7/2026, mẫu 01/GTGT bổ sung các chỉ tiêu [32b] và [34a]. Hai chỉ tiêu này có phạm vi áp dụng riêng, không được sử dụng thay thế cho chỉ tiêu [26] hoặc [32a].

Nhóm 4: Xác định nghĩa vụ thuế GTGT trong kỳ

Sau khi hoàn thành phần mua vào và bán ra, phần mềm sẽ tổng hợp các chỉ tiêu liên quan để xác định số thuế phải nộp hoặc số thuế còn được khấu trừ.

Một số chỉ tiêu cần kiểm tra gồm:

Theo cấu trúc tờ khai, chỉ tiêu [36] được xác định như sau:

[36]=[35]-[25]

Tuy nhiên, số thuế thực tế phải nộp hoặc chuyển kỳ sau còn phụ thuộc vào thuế được khấu trừ từ kỳ trước, các khoản điều chỉnh, bù trừ và hoàn thuế nếu có.

Kế toán không nên chỉ dựa vào chỉ tiêu [36] để kết luận số thuế phải nộp.

Bước 4: Kiểm tra và kết xuất tờ khai XML

Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, kế toán cần kiểm tra lại toàn bộ chỉ tiêu trước khi kết xuất hồ sơ.

Các thao tác thực hiện gồm:

• Chọn chức năng Ghi để lưu dữ liệu.
• Kiểm tra các thông báo lỗi hoặc cảnh báo từ phần mềm.
• Đối chiếu số liệu trên tờ khai với bảng kê và sổ kế toán.
• Chọn Kết xuất XML.
• Lưu tệp XML vào thư mục dễ tìm trên máy tính.

File XML được sử dụng để gửi hồ sơ khai thuế điện tử. Do đó, kế toán cần lưu đúng phiên bản cuối cùng và tránh nhầm lẫn giữa tờ khai lần đầu với hồ sơ khai bổ sung.

Xem thêm: Cách kê khai chỉ tiêu 37 và 38 trên tờ khai thuế GTGT

5. Cách nộp tờ khai thuế GTGT lên cơ quan thuế

Sau khi hoàn thành lập tờ khai thuế GTGT theo quý trên HTKK, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đến cơ quan thuế thông qua hệ thống giao dịch thuế điện tử.

Quy trình nộp tờ khai có thể thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập cổng thuế điện tử

Kế toán truy cập địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Sau đó, lựa chọn Doanh nghiệp và đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử đã đăng ký.

Doanh nghiệp cần đảm bảo tài khoản có quyền thực hiện kê khai, nộp hồ sơ và chữ ký số đã được thiết lập đúng.

Bước 2: Tải tờ khai XML lên hệ thống

Tại giao diện quản lý kê khai thuế, lựa chọn chức năng nộp tờ khai hoặc hồ sơ khai thuế tương ứng.

Tiếp theo:

• Chọn chức năng nộp tờ khai XML.
• Tìm đến thư mục lưu tệp XML đã kết xuất từ HTKK.
• Tải tệp lên hệ thống.
• Kiểm tra thông tin hồ sơ hiển thị trước khi gửi.

Nếu hệ thống báo lỗi định dạng hoặc không nhận diện được tờ khai, cần kiểm tra lại phiên bản HTKK, kỳ kê khai và cấu trúc tệp XML.

Bước 3: Ký điện tử và gửi tờ khai

Sau khi tải tệp thành công, kế toán thực hiện ký điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

Tùy phương thức đã đăng ký, hệ thống có thể yêu cầu sử dụng thiết bị USB Token hoặc giải pháp ký số tương thích.

Sau khi ký thành công, lựa chọn chức năng gửi hồ sơ để hoàn tất quá trình nộp tờ khai.

Bước 4: Kiểm tra trạng thái tiếp nhận hồ sơ

Sau khi gửi, doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái hồ sơ trên hệ thống thuế điện tử.

Cần phân biệt:

• Thông báo tiếp nhận: Hệ thống đã ghi nhận hồ sơ được gửi đến.
• Thông báo chấp nhận: Hồ sơ được cơ quan thuế chấp nhận.
• Thông báo không chấp nhận: Hồ sơ có vấn đề cần xử lý và gửi lại.

Bước 5: Nộp tiền thuế GTGT nếu phát sinh

Trường hợp tờ khai xác định doanh nghiệp có số thuế GTGT phải nộp, kế toán cần tiếp tục thực hiện nghĩa vụ nộp tiền thuế đúng thời hạn.

Doanh nghiệp có thể sử dụng phương thức nộp thuế điện tử được cơ quan thuế chấp nhận, đồng thời lưu lại chứng từ nộp tiền để phục vụ công tác kế toán và kiểm tra sau này.

Xem ngay: Mức phạt chậm nộp tờ khai thuế GTGT 2026

6. Những lỗi thường gặp khi lập tờ khai thuế GTGT theo quý 

Trong quá trình kê khai thuế GTGT, doanh nghiệp có thể gặp nhiều sai sót liên quan đến hóa đơn, số liệu hoặc thao tác trên phần mềm. 

6.1. Chọn sai kỳ kê khai thuế GTGT

Một trong những lỗi thường gặp là doanh nghiệp thuộc diện khai thuế theo tháng nhưng lại lập tờ khai theo quý hoặc lựa chọn sai năm/quý trên HTKK. Sai sót này có thể dẫn đến việc nộp hồ sơ không đúng kỳ và phát sinh rủi ro xử phạt.

Cách khắc phục: Kiểm tra điều kiện kê khai theo tháng hoặc quý, đối chiếu với thông tin đăng ký và lịch sử khai thuế trước khi lập hồ sơ.

6.2. Kê khai thiếu hoặc trùng hóa đơn

Việc bỏ sót hóa đơn đầu ra có thể khiến doanh thu và thuế GTGT phải nộp không được phản ánh đầy đủ. Ngược lại, ghi nhận trùng hóa đơn có thể làm sai lệch số liệu kê khai.

Cách khắc phục: Đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử với sổ kế toán và bảng tổng hợp mua vào, bán ra. Đối với hóa đơn bị sai sót, cần xác định đúng cách xử lý và kỳ kê khai theo quy định.

6.3. Nhập sai số thuế GTGT được khấu trừ

Nhiều kế toán nhầm lẫn giữa tổng thuế GTGT đầu vào và số thuế đủ điều kiện được khấu trừ, dẫn đến kê khai sai chỉ tiêu [25].

Ngoài ra, việc chuyển sai số thuế từ kỳ trước sang chỉ tiêu [22] cũng có thể làm thay đổi số thuế phải nộp.

Cách khắc phục: Kiểm tra điều kiện khấu trừ đối với từng khoản thuế đầu vào và đối chiếu chỉ tiêu [22] với số thuế chuyển kỳ sau hợp lệ của kỳ trước.

6.4. Áp dụng sai thuế suất GTGT

Một số doanh nghiệp áp dụng thuế suất 8% cho hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện giảm thuế hoặc nhầm lẫn giữa các mức thuế suất 0%, 5% và 10%. Sai sót này ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế đầu ra và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Cách khắc phục: Xác định thuế suất dựa trên bản chất hàng hóa, dịch vụ và chính sách thuế có hiệu lực tại thời điểm phát sinh giao dịch. Không chỉ dựa vào tên hàng hóa hoặc mức thuế suất đã sử dụng trong kỳ trước.

6.5. Sử dụng mẫu tờ khai thuế GTGT cũ

Từ ngày 01/7/2026, mẫu 01/GTGT có những thay đổi theo Thông tư 89/2026/TT-BTC. Nếu sử dụng phần mềm HTKK chưa cập nhật, kế toán có thể không thấy các chỉ tiêu mới hoặc gặp lỗi khi gửi hồ sơ.

Cách khắc phục: Cập nhật HTKK từ nguồn chính thức, lựa chọn đúng kỳ tính thuế và kiểm tra biểu mẫu trước khi nhập dữ liệu. Đặc biệt, cần phân biệt chính xác chỉ tiêu [26], [32a], [32b] và [34a] để tránh phân loại sai doanh thu.

6.6. Nộp tờ khai thành công nhưng không kiểm tra thông báo

Một số doanh nghiệp chỉ thực hiện thao tác gửi tờ khai mà không kiểm tra kết quả xử lý của cơ quan thuế. Nếu hồ sơ bị từ chối nhưng không được gửi lại kịp thời, doanh nghiệp có thể bị xác định là chưa hoàn thành nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế.

Cách khắc phục: Sau khi gửi tờ khai, cần truy cập chức năng tra cứu hồ sơ, kiểm tra thông báo chấp nhận và lưu lại chứng từ điện tử. Nếu hồ sơ không được chấp nhận, cần xác định nguyên nhân, điều chỉnh và gửi lại trong thời hạn quy định.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai thuế GTGT theo quý. Hy vọng những thông tin trong bài viết từ EasyBooks sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán kê khai thuế chính xác. Đừng quên cập nhật các quy định mới để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.

Giải pháp phần mềm kế toán EasyBooks hỗ trợ kế toán doanh nghiệp tổng hợp số liệu, quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra và lập báo cáo thuế thuận tiện. Với khả năng kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử EasyInvoice, EasyBooks giúp giảm thao tác nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót và tối ưu thời gian lập tờ khai thuế GTGT theo quý.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: