Hướng dẫn cách nộp tờ khai thuế GTGT trên dịch vụ công

Hiện nay, cách nộp tờ khai thuế GTGT trên dịch vụ công được đánh giá là phương thức kê khai thuận tiện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và xử lý hồ sơ nhanh hơn so với nộp trực tiếp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp lỗi khi ký điện tử, gửi hồ sơ hoặc tra cứu tờ khai trên hệ thống. Trong bài viết này, hãy cùng Phần mềm kế toán EasyBooks tìm hiểu các bước thực hiện chi tiết và thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT mới nhất năm 2026. 

1. Điều kiện để nộp tờ khai thuế GTGT trên Dịch vụ công

Trước khi thực hiện nộp tờ khai thuế GTGT trên Cổng Dịch vụ công của Cục Thuế (dichvucong.gdt.gov.vn), doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

1.1. Điều kiện về đối tượng kê khai

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp và tổ chức thuộc diện nộp thuế GTGT được kê khai theo hai hình thức: theo tháng hoặc theo quý.

• Kê khai theo tháng: Áp dụng với doanh nghiệp có doanh thu năm liền kề trước đó trên 50 tỷ đồng/năm.
• Kê khai theo quý: Áp dụng khi doanh thu năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống; doanh nghiệp đủ điều kiện có thể lựa chọn kê khai theo tháng hoặc theo quý.
• Doanh nghiệp mới thành lập: Được quyền lựa chọn kê khai theo quý trong năm đầu tiên hoạt động. Khi đã kinh doanh đủ 12 tháng, việc kê khai theo tháng hay quý sẽ dựa trên doanh thu thực tế của năm liền kề.

Lưu ý quan trọng: Ngay cả khi không phát sinh nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai thuế GTGT đúng thời hạn, trừ khi đã chấm dứt hoạt động hoặc tạm ngừng kinh doanh hợp pháp.

1.2. Điều kiện về tài khoản đăng nhập

Để nộp tờ khai trên Cổng Dịch vụ công, người nộp thuế cần có một trong các loại tài khoản sau:

• Tài khoản định danh điện tử hoặc tài khoản Thuế điện tử – đây là điều kiện bắt buộc để thực hiện đăng nhập và nộp tờ khai.

1.3. Điều kiện về chữ ký số (CKS)

• Doanh nghiệp phải có chữ ký số (USB Token hoặc CKS từ xa) còn hiệu lực và đã được đăng ký với cơ quan thuế để thực hiện ký điện tử và xác nhận tờ khai.
• Cần cài đặt đầy đủ Plugin hỗ trợ ký số theo hướng dẫn của Cục Thuế trên trình duyệt sử dụng.

1.4. Điều kiện về phần mềm kê khai

• Người nộp thuế cần sử dụng phần mềm HTKK phiên bản mới nhất (từ ngày 19/01/2026, phiên bản bắt buộc là 5.5.6) để kết xuất file XML hợp lệ trước khi nộp lên Cổng Dịch vụ công.

1.5. Điều kiện về mã thủ tục hành chính (mã TTHC)

Khi nộp tờ khai, người nộp thuế phải chọn đúng mã thủ tục hành chính tương ứng với từng phương pháp tính thuế. Cụ thể, mã TTHC nộp tờ khai thuế GTGT bao gồm: 

• Khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT (mã 1.007016) 
• Khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu (mã 1.007022) 
• Khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh (mã 1.007014) 

Chọn sai mã TTHC có thể khiến hồ sơ không được tiếp nhận hợp lệ.

Xem thêm: Hạch Toán Nộp Thuế GTGT

2. Mẫu tờ khai thuế GTGT – mẫu số 01/GTGT

Mẫu 01/GTGT năm 2026 là tờ khai thuế giá trị gia tăng dành cho người nộp thuế áp dụng phương pháp khấu trừ và phát sinh hoạt động sản xuất, kinh doanh. Biểu mẫu này được ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và đã được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 40/2025/TT-BTC. 

Tải ngay: Mẫu tờ khai thuế GTGT– mẫu 01/GTGT

3. Hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT)

Để kê khai đúng Mẫu số 01/GTGT, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các thông tin theo từng nhóm chỉ tiêu dưới đây.

3.1 Thông tin chung trên tờ khai

Chỉ tiêu [01a] – Loại hình hoạt động sản xuất, kinh doanh

Đây là thông tin bắt buộc. Người nộp thuế lựa chọn đúng loại hình hoạt động đang thực hiện, bao gồm:

• Hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường.
• Hoạt động xổ số kiến thiết, xổ số điện toán.
• Hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí.
• Dự án đầu tư cơ sở hạ tầng hoặc nhà để chuyển nhượng tại tỉnh khác nơi đặt trụ sở chính.
• Nhà máy sản xuất điện đặt ngoài địa bàn tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Nếu bỏ trống chỉ tiêu này, hệ thống mặc định doanh nghiệp thuộc nhóm hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường. Trường hợp doanh nghiệp đồng thời có nhiều loại hình nêu trên thì phải lập riêng từng tờ khai tương ứng với từng hoạt động.

Chỉ tiêu [01b] – Kỳ tính thuế

Ghi theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. Nếu doanh nghiệp được khai thuế theo quý hoặc thuộc trường hợp mới thành lập được kê khai theo quý thì ghi đúng quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Chỉ tiêu [02] và [03] – Lần đầu/Bổ sung

• Chọn “Lần đầu” khi nộp tờ khai cho kỳ tính thuế lần đầu tiên.
• Chọn “Bổ sung” khi điều chỉnh sai sót sau khi tờ khai ban đầu đã được tiếp nhận. Nếu bổ sung nhiều lần thì thực hiện theo đúng thứ tự các lần điều chỉnh.

Chỉ tiêu [04] và [05] – Tên người nộp thuế, mã số thuế

Thông tin phải trùng khớp với dữ liệu đăng ký thuế hoặc đăng ký doanh nghiệp. Khi kê khai trên hệ thống eTax, tên doanh nghiệp sẽ được tự động hiển thị sau khi nhập đúng mã số thuế.

Chỉ tiêu [06], [07], [08] – Thông tin đại lý thuế

Chỉ kê khai khi doanh nghiệp ủy quyền cho đại lý thuế thực hiện khai thuế. Cần ghi đầy đủ:

• Tên đại lý thuế.
• Mã số thuế.
• Số hợp đồng và ngày ký hợp đồng.

Đồng thời, đại lý thuế phải còn hiệu lực hoạt động và hợp đồng vẫn còn thời hạn.

Chỉ tiêu [09], [10], [11] – Đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh khác tỉnh

Áp dụng đối với trường hợp doanh nghiệp khai riêng thuế GTGT cho đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh đặt tại tỉnh khác theo quy định của Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Từ năm 2026, do không còn đơn vị hành chính cấp huyện:

• Nếu nhiều đơn vị phụ thuộc thuộc cùng Cục Thuế quản lý thì lựa chọn một đơn vị đại diện để kê khai.
• Nếu các đơn vị thuộc nhiều xã, phường hoặc đặc khu do Chi cục Thuế khu vực quản lý thì cũng chỉ chọn một đơn vị đại diện cho từng địa bàn để thực hiện kê khai.

3.2 Hướng dẫn kê khai các chỉ tiêu trên bảng tính thuế

Chỉ tiêu [21] – Không phát sinh hoạt động mua, bán

Nếu trong kỳ không phát sinh giao dịch mua hoặc bán hàng hóa, dịch vụ thì doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai (trừ trường hợp tạm ngừng kinh doanh theo quy định) và đánh dấu “X” vào chỉ tiêu này. Không nhập giá trị “0” tại các chỉ tiêu doanh thu hoặc thuế.

Chỉ tiêu [22] – Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển từ kỳ trước

Lấy số liệu tại chỉ tiêu [43] của Mẫu 01/GTGT ở kỳ khai thuế liền trước.

Chỉ tiêu [23] và [24] – Giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào

• [23]: Ghi tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào chưa bao gồm thuế GTGT trong kỳ, không bao gồm phần đã kê khai trên Mẫu 02/GTGT đối với dự án đầu tư.
• [24]: Ghi tổng số thuế GTGT đầu vào trên các hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Đối với hóa đơn có giá thanh toán đã bao gồm thuế (ví dụ: tem, vé…), cần quy đổi về giá chưa có thuế theo quy định trước khi kê khai.

Chỉ tiêu [23a] và [24a] – Hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu

Khai riêng giá trị hàng nhập khẩu và số thuế GTGT đã nộp tại khâu nhập khẩu nhằm phục vụ đối chiếu với dữ liệu của cơ quan hải quan.

Chỉ tiêu [25] – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Là tổng số thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện khấu trừ trong kỳ.

Nếu chi phí đầu vào phục vụ đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế nhưng không tách riêng được thì phải phân bổ theo công thức:

Thuế GTGT được khấu trừ = (Doanh thu chịu thuế GTGT / Tổng doanh thu) × Thuế GTGT đầu vào dùng chung

Chỉ tiêu [26] – Hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT

Khai doanh thu của các hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT phát sinh trong kỳ.

Chỉ tiêu [27] và [28] – Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT

Thực hiện theo công thức:

• [27] = [29] + [30] + [32] + [32a]
• [28] = [31] + [33]

Chỉ tiêu [29] đến [33] – Phân loại theo từng mức thuế suất

Chỉ tiêu [32a] – Hàng hóa, dịch vụ không phải kê khai, tính thuế GTGT

Ghi giá trị hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT theo quy định hiện hành.

Chỉ tiêu [34] và [35] – Tổng doanh thu và thuế GTGT đầu ra

• [34] = [26] + [27]
• [35] = [28]

Chỉ tiêu [36] – Thuế GTGT phát sinh trong kỳ

Được xác định theo công thức:

[36] = [35] − [25]

Chỉ tiêu [37] và [38] – Điều chỉnh thuế GTGT được khấu trừ

Khai số thuế điều chỉnh tăng hoặc giảm theo tờ khai bổ sung.

Nếu việc điều chỉnh xuất phát từ kết luận hoặc quyết định của cơ quan thuế thì doanh nghiệp kê khai vào kỳ nhận được quyết định mà không phải nộp tờ khai bổ sung.

Chỉ tiêu [39a] – Thuế GTGT nhận bàn giao

Khai số thuế GTGT còn được khấu trừ của dự án đầu tư hoặc đơn vị phụ thuộc được chuyển giao để tiếp tục khấu trừ.

Chỉ tiêu [40] – Thuế GTGT phải nộp

Được xác định như sau:

[40] = [40a] − [40b]

Trong đó:

• [40a] = [36] − [22] + [37] − [38] − [39a] (≥ 0)
• [40b] là số thuế GTGT của dự án đầu tư được bù trừ từ các chỉ tiêu [28a] và [28b] trên Mẫu 02/GTGT trong cùng kỳ.

Chỉ tiêu [41] – Thuế GTGT còn được khấu trừ

Nếu kết quả:

[36] − [22] + [37] − [38] − [39a] ≤ 0

thì phần chênh lệch được ghi vào chỉ tiêu [41].

Chỉ tiêu [42] – Thuế GTGT đề nghị hoàn

Ghi số thuế GTGT đủ điều kiện hoàn theo quy định. Giá trị tại chỉ tiêu này không được lớn hơn số liệu tại chỉ tiêu [41].

Chỉ tiêu [43] – Thuế GTGT chuyển sang kỳ sau

Được tính theo công thức:

[43] = [41] − [42]

Số liệu này sẽ được chuyển sang chỉ tiêu [22] của kỳ kê khai tiếp theo.

Sau khi hoàn tất việc kê khai, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của doanh nghiệp thực hiện ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc ký điện tử trước khi gửi hồ sơ cho cơ quan thuế. Người ký chịu trách nhiệm về tính chính xác của toàn bộ nội dung trên tờ khai.

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của đại lý thuế, người đại diện của đại lý thuế sẽ thực hiện ký và đóng dấu (hoặc ký điện tử), đồng thời ghi đầy đủ thông tin về nhân viên trực tiếp lập tờ khai, bao gồm họ tên và số chứng chỉ hành nghề theo quy định.

Xem thêm: Các bước tra cứu mã thủ tục hành chính nộp tờ khai thuế GTGT 2026

4. Cách nộp tờ khai thuế GTGT trên dịch vụ công

Người nộp thuế có thể thực hiện kê khai và gửi tờ khai GTGT trực tiếp trên hệ thống Dịch vụ công của cơ quan thuế. Các bước thao tác cụ thể như sau:

Bước 1: Truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế tại địa chỉ:  dichvucong.gdt.gov.vn

Bước 2: Đăng nhập hệ thống bằng tài khoản định danh điện tử, sau đó lựa chọn mục “Doanh nghiệp” để tiếp tục thực hiện thủ tục.

Bước 3: Tại giao diện chính, chọn “Dịch vụ khác” → “Hồ sơ khai thuế khác” → “Trình ký”.

Bước 4: Tải lên tệp tờ khai thuế GTGT và chọn đúng thủ tục hành chính tương ứng. Sau đó, nhấn “Trình ký” để chuyển hồ sơ sang bước ký điện tử.

Lưu ý: Việc lựa chọn sai loại thủ tục hành chính có thể khiến hồ sơ khai thuế bị hệ thống ghi nhận không đúng hoặc không hợp lệ.

Bước 5: Khi danh sách tờ khai hiển thị trên hệ thống, chọn “Ký và nộp tờ khai” để hoàn tất quá trình gửi hồ sơ.

Bước 6: Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận kết quả nộp tờ khai thuế GTGT.

Xem thêm: Kế Toán Cần Làm Gì Khi Nộp Chậm Tờ Khai Thuế GTGT Tháng?

5. Một số lỗi thường gặp và cách xử lý

Trong quá trình nộp tờ khai thuế GTGT trên Cổng Dịch vụ công, bạn có thể gặp phải các lỗi kỹ thuật gây mất thời gian và tiềm ẩn rủi ro nộp chậm. Dưới đây là tổng hợp các lỗi phổ biến nhất và hướng xử lý cụ thể:

5.1. Thông tin doanh nghiệp không khớp/Không đăng nhập được

Nguyên nhân thường gặp là thông tin định danh không khớp (tên doanh nghiệp, mã số thuế, email), không nhận được OTP hoặc email xác thực, hoặc chưa cài đặt đúng phần mềm/extension hỗ trợ ký số. 

Cách xử lý: 

• Thực hiện Giấy đề nghị điều chỉnh thông tin trên trang eTax nếu thông tin bị sai lệch 
• Kiểm tra thư rác và thêm email cơ quan thuế vào danh sách tin cậy nếu không nhận được OTP 
• Cài đặt lại phần mềm/extension hỗ trợ ký số và khởi động lại trình duyệt, máy tính

Lưu ý thêm: Khi đăng nhập vào trang Dịch vụ công mà gặp lỗi, hãy quay lại trang thuế điện tử để đặt lại mật khẩu mới, sau đó đăng nhập lại trên Dịch vụ công bằng mật khẩu vừa cập nhật.

5.2. Lỗi định dạng XSD – “Phiên bản XML không đúng”

Nguyên nhân chính là do sử dụng phiên bản HTKK cũ. Cách khắc phục tốt nhất là cập nhật lên phiên bản HTKK 5.5.6 hoặc kê khai trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công mà không cần dùng file XML.

5.3. Lỗi kết nối khi xác thực chữ ký số

Khi hệ thống báo “Lỗi kết nối trong quá trình xác thực chữ ký số”, nguyên nhân thường là do hệ thống thuế điện tử bị quá tải, không liên quan đến file XML hay Token. 

Cách xử lý: vào mục Khai thuế → Trình ký để đẩy tờ khai lên, sau đó nhấn Ký gửi.

5.4. Sai mã PIN hoặc không tìm thấy thiết bị chứng thư số

Với USB Token: kiểm tra xem đã được cắm vào máy tính chưa; nếu chưa thì cắm vào và thao tác lại; nếu đã cắm thì rút ra và cắm lại, đồng thời kiểm tra kỹ mã PIN của USB Token. 

5.5. Chứng thư số chưa được đăng ký với cơ quan thuế

Nguyên nhân là chưa cập nhật số chứng thư mới, chữ ký số mới gia hạn, thay đổi nhà cung cấp chữ ký số hoặc đã cập nhật nhưng hệ thống cơ quan thuế chưa ghi nhận. 

Cách xử lý: thực hiện thay đổi thông tin CKS trên hệ thống qua chức năng “Thay đổi CKS”, điền thông tin chứng thư mới và ký gửi để hệ thống cập nhật.

5.6. Lỗi diễn giải bảng kê quá 250 ký tự

Khi nộp tờ khai thuế GTGT, bấm View file XML sẽ báo lỗi nếu trong Bảng kê bán ra có dòng diễn giải dài quá 250 ký tự. Cách xử lý chỉ cần xoá bớt ký tự cho đến khi không còn báo lỗi đỏ là có thể nộp được.

5.7. Hệ thống báo “Đã tồn tại tờ khai chính thức được chấp nhận”

Khi ký tờ khai bị báo lỗi này, hãy tra cứu hồ sơ đã nộp để xác nhận xem tờ khai chính thức đã được tiếp nhận chưa. Nếu nội dung đã đúng thì không cần làm gì thêm; nếu sai, thực hiện nộp tờ khai bổ sung theo đúng quy trình.

Mẹo chung: Luôn cập nhật phần mềm HTKK lên phiên bản mới nhất, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi nộp, và chủ động nộp tờ khai trước hạn chót. Ngoài ra, nếu nhiều doanh nghiệp phải nộp cùng lúc, nên ưu tiên nộp vào buổi tối để tránh tình trạng hệ thống quá tải.

Xem thêm: Mức Phạt Chậm Nộp Tờ Khai Thuế GTGT

6. Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT 2026

Căn cứ Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT được xác định theo kỳ kê khai của từng doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

– Kê khai theo tháng: Hạn nộp chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

– Kê khai theo quý: Hạn nộp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Lịch cụ thể các quý trong năm 2026:

• Quý I/2026 (01/01 – 31/03): Thứ Hai, ngày 04/05/2026 (do ngày 30/4 trùng kỳ nghỉ lễ).
• Quý II/2026 (01/04 – 30/06): Thứ Sáu, ngày 31/07/2026.
• Quý III/2026 (01/07 – 30/09): Ngày 02/11/2026.
• Quý IV/2026 (01/10 – 31/12): Ngày 01/02/2027.

Lưu ý: Trường hợp nộp hồ sơ thuế điện tử, người nộp thuế được thực hiện giao dịch 24 giờ trong ngày, 7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ và ngày Tết. Nếu hạn nộp trùng ngày nghỉ lễ hoặc cuối tuần, thời hạn sẽ được lùi sang ngày làm việc tiếp theo.

– Mức phạt khi nộp chậm (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 16/01/2026):

• Phạt cảnh cáo nếu nộp chậm từ 1–5 ngày và có tình tiết giảm nhẹ. Phạt từ 2–5 triệu đồng nếu chậm từ 1–30 ngày. Phạt từ 5–8 triệu đồng nếu chậm từ 31–60 ngày.
• Mức phạt tối đa tăng lên 25 triệu đồng đối với tổ chức chậm nộp trên 90 ngày có phát sinh thuế.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách nộp tờ khai thuế GTGT trên dịch vụ công mà doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện. Hy vọng những thông tin từ phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp bạn kê khai thuế thuận lợi, hạn chế sai sót trong quá trình nộp hồ sơ!

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: