Quy định mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh 2026

Hóa đơn hộ kinh doanh đang trở thành vấn đề “bắt buộc phải hiểu rõ” khi chính sách thuế 2026 siết chặt quản lý và đẩy mạnh hóa đơn điện tử. Với quy định mới, hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải áp dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế. Vậy cụ thể bạn cần chuẩn bị gì và thực hiện ra sao? Cùng Phần mềm kế toán EasyBooks tìm hiểu ngay trong bài viết này.

1. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh 2026

Từ năm 2026, quy định về hóa đơn đối với hộ kinh doanh chủ yếu được căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và văn bản sửa đổi, bổ sung là Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025), cùng với các hướng dẫn liên quan như Nghị định 68/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh.

Theo quy định mới:

– Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh không thuộc diện ngừng sử dụng hóa đơn phải đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Việc đăng ký thực hiện qua cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.

– Phân loại theo doanh thu:

• Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.
• Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ: không bắt buộc nhưng được khuyến khích sử dụng HĐĐT.

– Thời điểm lập hóa đơn: Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

– Nguyên tắc sử dụng hóa đơn: Theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế tương ứng.

– Một số điểm mới đáng chú ý:

• Mở rộng đối tượng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Bổ sung quy định về cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh (Khoản 2 Điều 13 Nghị định 123/2020, sửa đổi).
• Tăng cường quản lý dữ liệu hóa đơn theo hướng kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn kê khai cho hộ kinh doanh vừa bán truyền thống vừa bán sàn TMĐT

2. Các loại hóa đơn hộ kinh doanh được sử dụng

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hộ kinh doanh hiện nay được sử dụng các loại hóa đơn sau:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng với hộ kinh doanh đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ và tuân thủ tốt nghĩa vụ thuế (ít phổ biến hơn so với doanh nghiệp).
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Là loại hóa đơn kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, áp dụng bắt buộc với nhiều ngành nghề bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, đặc biệt với hộ kinh doanh doanh thu lớn từ 1 tỷ đồng/năm.
• Hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh: Áp dụng cho hộ kinh doanh không thường xuyên phát sinh hoạt động bán hàng hoặc chưa đủ điều kiện sử dụng HĐĐT thường xuyên. Khi đó, hộ kinh doanh phải gửi đề nghị để cơ quan thuế cấp hóa đơn cho từng lần giao dịch.

3. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Hiện nay, tùy vào quy mô hoạt động và phương thức quản lý thuế, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong 3 cách xuất hóa đơn điện tử phổ biến. 

Cách 1: Xuất hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin của cơ quan thuế

Bước 1 – Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử 

Hộ kinh doanh vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn để bắt đầu đăng ký và sử dụng.

Bước 2 – Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Đăng nhập bằng mã số thuế đã được cấp.
• Hoàn thiện đầy đủ thông tin theo mẫu đăng ký trên hệ thống.
• Thực hiện ký điện tử (nếu hệ thống yêu cầu).

Bước 3 – Chờ cơ quan thuế xét duyệt 

Sau khi gửi đăng ký, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi kết quả trong khoảng từ vài phút đến 1 ngày làm việc.

Bước 4 – Phát hành hóa đơn 

Khi được chấp thuận, hộ kinh doanh đăng nhập lại hệ thống để lập và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng theo đúng quy định hiện hành.

Cách 2: Xuất hóa đơn thông qua phần mềm hóa đơn điện tử

Bước 1 – Chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp

Hộ kinh doanh cần lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận như EasyInvoice hoặc các nền tảng đủ điều kiện khác để đảm bảo tính ổn định và tuân thủ pháp lý.

Bước 2 – Tạo tài khoản sử dụng

Đăng ký tài khoản trên website của nhà cung cấp hoặc liên hệ trực tiếp, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin hộ kinh doanh như mã số thuế, tên, địa chỉ, ngành nghề…

Bước 3 – Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn ngay trên phần mềm. Nếu cần, thiết lập chữ ký số để hoàn tất thủ tục theo quy định.

Bước 4 – Chờ phê duyệt từ cơ quan thuế

Hồ sơ sẽ được gửi đến cơ quan thuế quản lý và chờ phản hồi trong thời gian quy định.

Bước 5 – Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi được chấp thuận, hộ kinh doanh có thể tạo và phát hành hóa đơn trực tiếp trên phần mềm, đảm bảo đúng nội dung và thời điểm theo quy định pháp luật.

Cách 3: Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Bước 1 – Chuẩn bị thiết bị phù hợp

 Hộ kinh doanh cần trang bị máy tính tiền có tích hợp chức năng hóa đơn điện tử và đáp ứng yêu cầu kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Bước 2 – Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

 Thực hiện đăng ký qua phần mềm trên máy tính tiền hoặc trực tiếp với cơ quan thuế, đồng thời thiết lập chữ ký số nếu cần.

Bước 3 – Lập hóa đơn tại thời điểm bán hàng

Khi phát sinh giao dịch, nhân viên sử dụng máy để tạo và cung cấp hóa đơn cho khách ngay lập tức. Theo quy định, loại hóa đơn này không bắt buộc ký số tại thời điểm xuất.

Bước 4 – Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế

Thông tin hóa đơn sẽ được truyền về cơ quan thuế theo định kỳ thông qua hệ thống trung gian đạt chuẩn kỹ thuật.

Bước 5 – Lưu trữ và quản lý hóa đơn

Hộ kinh doanh cần lưu trữ dữ liệu hóa đơn đúng thời hạn, đồng thời theo dõi doanh thu và phục vụ việc kê khai, quyết toán thuế khi cần thiết.

Xem ngay: Thuế hộ kinh doanh 2026

4. Các mẫu hóa đơn của hộ kinh doanh cá thể

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần sử dụng các mẫu hóa đơn theo chuẩn do cơ quan nhà nước ban hành. Tùy vào ngành nghề, phương thức nộp thuế và mục đích sử dụng, mỗi loại hóa đơn sẽ có mẫu biểu và ký hiệu riêng. 

Xem ngay: Cách tính thuế hộ kinh doanh 2026

5. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn của hộ kinh doanh

5.1. Thời điểm xuất hóa đơn hộ kinh doanh

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hộ kinh doanh phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành cung cấp dịch vụ. 

Việc xuất hóa đơn không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền theo quy định.

5.2. Hộ kinh doanh có xuất hóa đơn VAT được không?

Hộ kinh doanh không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng, do đó cũng không được phép phát hành hóa đơn GTGT. Nếu muốn sử dụng hóa đơn VAT, hộ kinh doanh cần chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp để đủ điều kiện.

Xem chi tiết: Hộ kinh doanh có xuất được hóa đơn VAT không?

5.3. Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không?

Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có thể bao gồm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế.

Ngược lại, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng này không bắt buộc nhưng được khuyến khích áp dụng để minh bạch hoạt động kinh doanh.

5.4. Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?

Khi hộ kinh doanh chuyển sang hình thức kê khai, hóa đơn đầu vào trở nên rất cần thiết để ghi nhận chi phí và xác định nghĩa vụ thuế chính xác. Trường hợp không có đầy đủ chứng từ đầu vào, hộ kinh doanh có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.

Do đó, việc lưu trữ hóa đơn đầu vào đầy đủ, hợp lệ không chỉ giúp giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra mà còn hỗ trợ quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh mới nhất 2026

5.5. Hộ kinh doanh xuất hóa đơn bao nhiêu phần trăm?

Hộ kinh doanh không xuất hóa đơn GTGT và không áp dụng thuế suất VAT 8%, 10% như doanh nghiệp, mà sử dụng hóa đơn bán hàng và tính thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu.

Theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP, thuế GTGT của hộ kinh doanh được tính trực tiếp với tỷ lệ phổ biến như: 1% (phân phối hàng hóa), 3%, 5% hoặc 2% tùy ngành nghề .

Ngoài ra, hộ kinh doanh còn phải nộp thuế TNCN theo tỷ lệ tương ứng. Vì vậy, con số “bao nhiêu %” trên hóa đơn thực chất là tỷ lệ thuế trực tiếp, không phải thuế suất VAT như doanh nghiệp.

Hy vọng những chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Hóa đơn hộ kinh doanh và cách áp dụng trong thực tế. Việc sử dụng hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp kinh doanh minh bạch mà còn tối ưu quản lý tài chính. Hãy chủ động trang bị kiến thức để vận hành hiệu quả hơn! 

Đăng ký dùng thử ngay phần mềm kế toán EasyBooks để quản lý sổ sách, hóa đơn và thuế dễ dàng, chính xác chỉ trong vài bước!

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: