Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng tài khoản 642, được căn cứ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Việc hạch toán chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn đảm bảo tính tuân thủ trước cơ quan Thuế. Tham khảo chi tiết việc hạch toán này thông qua bài viết tại phần mềm kế toán Easybooks bên dưới bạn nhé. 

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các khoản chi nhằm duy trì và điều hành bộ máy hoạt động của công ty. Danh mục này bao gồm:

• Nhân sự quản lý: Lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm và đào tạo.
• Cơ sở vật chất: Thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị và công cụ làm việc.
• Tiếp thị: Chi phí marketing và định vị thương hiệu.
• Pháp lý & Nghĩa vụ: Thuế, phí và các thủ tục pháp lý liên quan.

2. Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán vào tài khoản nào?

Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán vào tài khoản 642 (tên đầy đủ: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp), điều này được căn cứ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Tài khoản 642 thể hiện các chi phí thực tế phát sinh để quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh chung. 

TK 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí cụ thể (lương, vật liệu, văn phòng phẩm, khấu hao, điện nước, marketing, pháp lý…). Vào cuối kỳ kế toán, toàn bộ số dư của TK 642 sẽ được kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh theo bút toán:

• Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp 

Xem thêm: Hạch toán nộp thuế GTGT

3. Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thường gặp

Dựa trên quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC (Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa), các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thường gặp được chia thành 8 loại chính như sau: 

Các khoản chi phí bổ sung thường gặp (theo thực tế):

• Chi phí marketing & truyền thông: Quảng cáo online/offline, tổ chức sự kiện, PR
• Chi phí pháp lý & tư vấn: Soạn thảo hợp đồng, tư vấn luật, chi phí luật sư
• Chi phí phần mềm quản lý: ERP, CRM, ứng dụng kế toán, hệ thống quản lý nội bộ
• Chi phí điện, nước, internet: Các khoản chi phí vận hành văn phòng

Xem ngay: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn thay thế

4. Nguyên tắc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, khi hạch toán Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), kế toán cần tuân thủ 3 nguyên tắc cốt lõi sau:

• Xử lý chi phí không được trừ: Nếu chi phí có đủ hóa đơn, chứng từ và hạch toán đúng chế độ nhưng không được trừ khi tính thuế TNDN, kế toán không được ghi giảm chi phí trên sổ sách. Khoản này sẽ được điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế khi làm Quyết toán thuế TNDN.
• Mở sổ chi tiết: TK 642 phải được theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí. Doanh nghiệp có thể tự mở thêm các tài khoản cấp 2 tùy theo nhu cầu quản lý riêng của ngành nghề.
• Kết chuyển cuối kỳ: Toàn bộ chi phí quản lý phát sinh trong kỳ sẽ được kết chuyển vào bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

5. Hướng dẫn hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Dưới đây cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp mà các kế toán có thể tham khảo: 

5.1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản phải trả khác cho nhân viên bộ phận quản lý

Khi phát sinh tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản phải trả khác cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, đồng thời trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản hỗ trợ khác (bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…), kế toán ghi:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
• Có TK 334, 338.

5.2. Giá trị vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp

Giá trị vật liệu xuất dùng hoặc mua vào sử dụng ngay cho hoạt động quản lý (xăng, dầu, mỡ, vật liệu sửa chữa TSCĐ chung…), kế toán ghi:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)
• Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
• Có các TK 111, 112, 242, 331…

5.3. Dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng ngay

Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay (không qua kho) được tính một lần vào chi phí quản lý, ghi:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
• Có các TK 111, 112, 331…

5.4. Khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung

Trích khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý chung của doanh nghiệp (nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn…), ghi:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

5.5. Thuế môn bài, tiền thuê đất

Các khoản thuế môn bài, tiền thuê đất và các khoản phải nộp Nhà nước khác, ghi:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
• Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

5.6. Lệ phí giao thông, qua cầu, phà

Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi: 

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
• Có các TK 111, 112…

5.7. Dự phòng phải thu khó đòi

Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi như sau:

• Nếu số dự phòng phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích kỳ trước:
  Nợ TK 642 (6426)
  Có TK 229 (2293).
• Nếu số dự phòng phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích kỳ trước:
  Nợ TK 229 (2293)
  Có TK 642 (6426).

Thời gian quá hạn được tính theo thời hạn trả nợ gốc ghi trong hợp đồng ban đầu, không tính các lần gia hạn nợ. Doanh nghiệp áp dụng tương tự đối với khoản cho vay, ký cược, ký quỹ, tạm ứng… theo quy định của pháp luật.

5.8. Dự phòng phải trả

Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng hợp đồng rủi ro lớn và các dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng bảo hành), ghi:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả.Khi số dự phòng phải lập cuối kỳ này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ trước chưa sử dụng, hoàn nhập phần chênh lệch:Nợ TK 352
• Có TK 642.

5.9. Tiền điện, nước, điện thoại, sửa chữa nhỏ

Tiền điện thoại, điện, nước, chi phí sửa chữa TSCĐ nhỏ lẻ một lần, ghi:

• Nợ TK 642 (6427)
• Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ)
• Có các TK 111, 112, 331, 335…

5.10. Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ quản lý

a) Phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn:

Khi trích trước:

• Nợ TK 642
• Có TK 335 (nếu đã sửa chữa nhưng chưa nghiệm thu/hóa đơn)
• Có TK 352 (trích theo định kỳ theo yêu cầu kỹ thuật).

Khi phát sinh thực tế:

• Nợ TK 335, 352
• Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ)
• Có các TK 331, 241, 111, 112, 152…

b) Phương pháp phân bổ dần:

Chi phí sửa chữa lớn phát sinh một lần, phân bổ vào nhiều kỳ:Nợ TK 642

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

5.11. Các chi phí khác

Chi phí hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, nghiên cứu khoa học, đào tạo, phí tham gia hiệp hội và các chi phí quản lý khác, ghi:

• Nợ TK 642 (6428)
• Nợ TK 133 (nếu được khấu trừ)
• Có các TK 111, 112, 331…

5.12. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

• Nợ TK 642
• Có TK 133.

5.13. Sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho quản lý

• Nợ TK 642
• Có TK 155, 156 (theo giá thành hoặc giá vốn).Nếu phải kê khai nộp thuế GTGT nội bộ:
• Nợ TK 133
• Có TK 3331.

5.14. Các khoản ghi giảm chi phí quản lý

• Nợ các TK 111, 112…
• Có TK 642.

5.15. Xử lý nợ phải thu khó đòi khi cổ phần hóa DNNN

Khi xác định giá trị để chuyển đổi doanh nghiệp 100% vốn nhà nước thành công ty cổ phần, kế toán xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi và các khoản chi sai quy định theo các trường hợp sau:

Đối với nợ phải thu không có khả năng thu hồi (Đủ chứng cứ xóa nợ)

Căn cứ vào quyết định xóa nợ hoặc quyết định bồi thường của tổ chức, cá nhân liên quan, kế toán ghi nhận:

• Nợ TK 111, 112, 331, 334: Phần cá nhân, tổ chức phải bồi thường.
• Nợ TK 2293: Phần nợ khó đòi đã lập dự phòng trước đó.
• Nợ TK 642: Phần tổn thất còn lại tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Có TK 131, 138,…: Tổng giá trị khoản nợ phải thu được xóa.

Đối với nợ quá hạn bán cho Công ty Mua bán nợ (DATC) theo giá thỏa thuận

Tùy thuộc vào tình trạng lập dự phòng của khoản nợ, kế toán hạch toán cụ thể:

Trường hợp chưa lập dự phòng:

• Nợ TK 111, 112: Số tiền thu về theo giá bán thỏa thuận.
• Nợ TK 642: Phần chênh lệch lỗ (tổn thất) từ việc bán nợ.
• Có TK 131, 138,…: Giá trị gốc của khoản nợ phải thu.

Trường hợp đã lập dự phòng nhưng không đủ bù đắp tổn thất:

• Nợ TK 111, 112: Số tiền thu về theo giá bán thỏa thuận.
• Nợ TK 2293: Số dư dự phòng đã trích lập cho khoản nợ này.
• Nợ TK 642: Phần tổn thất còn lại chưa được bù đắp bằng dự phòng.
• Có TK 131, 138,…: Giá trị gốc của khoản nợ phải thu.

Đối với các khoản chi sai quy định (Bị xuất toán, biếu tặng, chi cho lao động đã nghỉ việc)

Đối với các khoản chi phát sinh trước thời điểm quyết định cổ phần hóa và được cơ quan chức năng xử lý như khoản thu không thể thu hồi, kế toán ghi:

• Nợ TK 111, 112, 334: Phần phải thu hồi, bồi thường từ tổ chức, cá nhân.
• Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần không thu hồi được).
• Có TK 353: Giảm tương ứng tại Quỹ khen thưởng, phúc lợi.

5.16. Phân bổ lợi thế kinh doanh khi cổ phần hóa

Lợi thế kinh doanh phát sinh từ cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước được ghi nhận vào TK 242 và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm:

• Nợ TK 642
• Có TK 242.

5.17. Kết chuyển chi phí quản lý cuối kỳ

• Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Xem thêm: Cách hạch toán thuế TNDN

6. Những sai sót thường gặp khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Những sai sót thường gặp khi hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) bao gồm:

Hạch toán nhầm lẫn giữa chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng

• Các khoản chi như lương nhân viên hành chính, chi phí văn phòng phẩm, khấu hao tài sản dùng cho bộ phận quản lý chung bị hạch toán nhầm vào TK 621, 622 hoặc TK 641 (chi phí bán hàng).
• Ngược lại, chi phí của bộ phận bán hàng (lương nhân viên kinh doanh, chi phí quảng cáo) bị ghi vào TK 642.

Ghi nhận chi phí không đúng thời điểm

• Hạch toán chi phí trả trước (như tiền thuê nhà, tiền điện nước trả trước) vào toàn bộ số tiền ngay khi phát sinh mà không phân bổ dần theo kỳ.
• Bỏ sót việc phân bổ chi phí trả trước hoặc khấu hao tài sản cố định đúng kỳ, dẫn đến lợi nhuận biến động bất thường giữa các năm.

Chi phí thiếu chứng từ hợp lệ, không được trừ khi tính thuế TNDN

• Chi thiếu hợp đồng, hóa đơn hợp lệ hoặc thanh toán tiền mặt vượt mức quy định (trên 20 triệu đồng).
• Các khoản chi không có tính hợp lý, hợp lệ như chi phúc lợi quá mức, chi hoa hồng không có hóa đơn, chi tặng quà không đủ điều kiện.

Tính thiếu hoặc tính sai khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý

• Không tính khấu hao đầy đủ cho tài sản cố định dùng trong bộ phận quản lý doanh nghiệp (máy tính, văn phòng, xe hơi quản lý).
• Khấu hao sai phương pháp hoặc sai thời gian khấu hao theo quy định.

Không đối chiếu và kiểm tra công nợ tạm ứng, chi phí chưa thực chi

• Phiếu chi tạm ứng cho nhân viên nhưng chưa thực chi vẫn được hạch toán vào chi phí.
• Ghi trùng, ghi thiếu các khoản thu chi, hoặc ghi nhầm số tiền trên chứng từ.

Chậm trễ trong ghi chép và đối chiếu sổ sách

• Chòi ghi chép chi phí quản lý doanh nghiệp chậm, dẫn đến chênh lệch giữa sổ kế toán và số liệu thuế.
• Không đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái trước khi lập báo cáo tài chính cuối năm.

Xem thêm: Top 12 Phần Mềm Kế Toán Giá Rẻ Tốt Nhất 2026

7. EasyBooks hỗ trợ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

 EasyBooks giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp chính xác, tự động, tuân thủ thuế và tiết kiệm thời gian. Tất cả nhờ vào những tính năng nổi bật sau:

• Tự động hóa 90% nhập liệu: Tự động kết nối trực tiếp với Cục Thuế (Hoadondientu.gdt.gov.vn), đồng bộ toàn bộ hóa đơn đầu vào/đầu ra và tự động đối chiếu, lấy sao kê ngân hàng về phần mềm.
• Quản lý phân bổ thông minh: Hỗ trợ tự động phân bổ chi phí trả trước (tiền thuê văn phòng, tiền mạng, bảo hiểm…) vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo đúng chu kỳ, tránh lỗi ghi nhận sai thời điểm.
• Luôn cập nhật thông tư mới nhất: Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo Thông tư 99, Thông tư 133 và Thông tư 152 của Bộ Tài chính, tích hợp sẵn hệ thống tài khoản kế toán chuẩn mực.
• Cảnh báo rủi ro Thuế: Tự động kiểm tra và đưa ra cảnh báo nếu Mã số thuế (MST) của đối tác đang thuộc diện giải thể, nợ thuế, bỏ trốn; giúp bảo vệ tối đa các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Làm việc online linh hoạt & Kết nối trực tiếp: Cho phép kế toán và nhà quản lý truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi qua Internet, phân quyền không giới hạn người dùng. Phần mềm liên kết thẳng với Cổng thuế điện tử, giúp trích xuất báo cáo, nộp tờ khai nhanh chóng, đảm bảo số liệu trên phần mềm luôn khớp với cơ quan Thuế.

Trên đây là toàn bộ nội dung về Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Mong rằng những thông tin được EasyBooks chia sẻ sẽ hỗ trợ kế toán và doanh nghiệp thực hiện việc kê khai, hạch toán chính xác, thuận lợi hơn.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: