Hướng dẫn cách lập tờ khai thuế TNCN theo quý mới 2026

Lập tờ khai thuế TNCN theo quý là một trong những nội dung mà kế toán cần đặc biệt lưu ý sau khi Thông tư 89/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Việc chuyển từ kê khai theo tháng sang kê khai theo quý đã làm thay đổi quy trình lập tờ khai trên phần mềm HTKK. Bài viết dưới đây, phần mềm kế toán EasyBooks sẽ hướng dẫn từng bước lập tờ khai thuế TNCN theo quý theo đúng quy định hiện hành. 

1. Căn cứ pháp lý: Chính thức khai thuế TNCN theo quý từ 01/7/2026

Khoản 1 Điều 22 Thông tư 89/2026/TT-BTC (hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 252/2026/NĐ-CP) quy định: từ ngày 01/7/2026, tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện khai thuế TNCN theo quý và quyết toán theo năm, cụ thể:

• Khai theo quý: tổ chức, cá nhân trả thu nhập khai số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân nhận thu nhập theo từng quý.
• Quyết toán theo năm: tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm quyết toán thuế và quyết toán thay cho cá nhân đã ủy quyền, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không trong kỳ.
• Trường hợp đặc biệt: nếu người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (hoặc tổ chức cũ – mới cùng một hệ thống), tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thay theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ đã chi trả, đồng thời thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).

Như vậy, kể từ 01/7/2026, không còn kỳ khai thuế TNCN theo tháng đối với tiền lương, tiền công.

2. Đối tượng áp dụng khai thuế TNCN theo quý

Đối với tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập

• Áp dụng cho toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp có phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công, kê khai bằng mẫu 05/KK-TNCN.
• Không còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý như quy định trước đây.
• Vẫn phải nộp tờ khai ngay cả khi không phát sinh số thuế TNCN phải khấu trừ trong quý; chỉ được miễn nộp nếu cả quý không phát sinh chi trả thu nhập.

Đối với cá nhân trực tiếp khai thuế

• Áp dụng khi cá nhân nhận thu nhập nhưng không khai qua tổ chức chi trả, ví dụ: thu nhập từ nước ngoài, làm việc cho tổ chức quốc tế/đại sứ quán chưa khấu trừ thuế, nhận thưởng bằng cổ phiếu…
• Cá nhân kê khai theo quý bằng mẫu 02/KK-TNCN.

Xem thêm: Luật Thuế TNCN 2025: Tổng hợp điểm mới từ 01/7/2026

3. Mẫu tờ khai thuế TNCN theo quý mới nhất 2026

Đây là điểm dễ nhầm lẫn nhất trong giai đoạn chuyển tiếp. Theo khoản 1 Điều 100 Thông tư 89/2026/TT-BTC (Quy định chuyển tiếp), hồ sơ khai thuế có kỳ tính thuế trước ngày 01/7/2026 vẫn thực hiện theo mẫu biểu cũ; các quyết định, thông báo của cơ quan thuế đã ban hành trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực tiếp tục thực hiện theo nội dung đã ban hành cho đến khi hết hiệu lực.

Áp dụng vào thực tế thao tác trên HTKK:

Kế toán cần xác định đúng kỳ tính thuế đang khai trước khi chọn mẫu, tránh trường hợp hồ sơ bị cơ quan thuế từ chối do sai mẫu biểu.

4. Hồ sơ khai thuế TNCN theo quý gồm những gì?

Hồ sơ mẫu 05/KK-TNCN (tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập)

• Tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN (chọn đúng phiên bản theo mục 3).
• Phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN – bảng xác định số thuế TNCN phải nộp cho các địa phương được hưởng nguồn thu, áp dụng nếu có đơn vị phụ thuộc/địa điểm kinh doanh khác tỉnh chi trả lương, hoặc là công ty xổ số điện toán.
• Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
• Lưu ý: nếu doanh nghiệp không phát sinh khấu trừ thuế TNCN trong quý nhưng vẫn có chi trả thu nhập thì vẫn phải nộp tờ khai; chỉ được miễn nộp khi cả quý không phát sinh chi trả thu nhập.

Hồ sơ mẫu 02/KK-TNCN (cá nhân trực tiếp khai thuế)

• Áp dụng khi cá nhân tự khai thuế TNCN, không khai qua tổ chức chi trả (thu nhập từ nước ngoài, từ tổ chức quốc tế/đại sứ quán chưa khấu trừ thuế, nhận thưởng bằng cổ phiếu…).
• Kèm phụ lục liên quan nếu có phát sinh phải phân bổ thuế cho địa phương, tùy trường hợp cụ thể.

Xem thêm: Các khoản thu nhập chịu thuế TNCN mới 2026

5. Hướng dẫn lập tờ khai thuế TNCN theo quý

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK

Mở phần mềm HTKK → nhập Mã số thuế doanh nghiệp → chọn “Đồng ý”.

Bước 2: Chọn tờ khai

Vào “Thuế Thu nhập cá nhân” → chọn mẫu tờ khai “05/KK-TNCN”. Nhớ chọn đúng phiên bản theo kỳ tính thuế:

• Kỳ tính thuế trước 01/7/2026 → chọn 05/KK-TNCN Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT80/2021).
• Kỳ tính thuế từ 01/7/2026 trở đi → chọn 05/KK-TNCN Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT89/2026).

Bước 3: Chọn kỳ kê khai theo quý

• Tích chọn ô “Tờ khai quý” → chọn quý/năm tương ứng.

• Chọn trạng thái tờ khai:
  • “Tờ khai lần đầu”: nếu đây là lần đầu doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế TNCN cho kỳ tính thuế này.
  • “Tờ khai bổ sung”: áp dụng khi doanh nghiệp đã nộp tờ khai lần đầu và nhận được Thông báo chấp nhận hồ sơ, sau đó phát hiện hồ sơ đã nộp có sai sót và cần lập tờ khai điều chỉnh bổ sung.
• Chọn phụ lục kê khai (nếu có phát sinh): phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN là bảng xác định số thuế TNCN phải nộp đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công và trúng thưởng.

Bước 4: Lập tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN

Căn cứ Bảng tổng hợp thuế TNCN theo quý để nhập số liệu vào các chỉ tiêu chính:

• Chỉ tiêu [16] – Tổng số người lao động: tổng số cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong kỳ.
• Chỉ tiêu [17] – Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: tổng số cá nhân cư trú nhận thu nhập theo hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên. Lưu ý: số liệu [16] phải ≥ số liệu [17].
• Chỉ tiêu [18] = [19] + [20] (phần mềm tự động cập nhật) – Tổng số cá nhân đã khấu trừ thuế:
  • [19] Cá nhân cư trú đã bị khấu trừ thuế.
  • [20] Cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế.
• Chỉ tiêu [21] = [22] + [23] (phần mềm tự động cập nhật) – Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân:
  • [22] Cá nhân cư trú: các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công đã trả trong kỳ.
  • [23] Cá nhân không cư trú: tương tự, áp dụng cho cá nhân không cư trú.
• Chỉ tiêu [26] = [27] + [28] (phần mềm tự động cập nhật) – Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế:
  • [27] Cá nhân cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế.
  • [28] Cá nhân không cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế.
  • Lưu ý quan trọng: số liệu [27] luôn nhỏ hơn hoặc bằng (≤) số liệu [22], vì [22] là tổng thu nhập chịu thuế của tất cả người lao động, còn [27] chỉ là tổng thu nhập chịu thuế của những người thuộc diện phải nộp thuế TNCN.
• Chỉ tiêu [29] = [30] + [31] (phần mềm tự động cập nhật) – Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ:
  • [30] Cá nhân cư trú: tổng số tiền thuế TNCN của người lao động cư trú mà doanh nghiệp đã khấu trừ trong quý.
  • [31] Cá nhân không cư trú.
• Chỉ tiêu [32]: tổng số thuế TNCN mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ trên khoản tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động.

Bước 5: Lưu tờ khai và kết xuất file XML

Sau khi nhập xong dữ liệu, bấm “Ghi” để phần mềm kiểm tra tính hợp lệ và cảnh báo lỗi (nếu có), sau đó chọn “Kết xuất XML” để xuất file nộp qua mạng.

Xem ngay: Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNCN: Tổng hợp 10 điểm mới cần biết

6. Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN theo quý

Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN theo quý được tính theo nguyên tắc chung của khoản 3 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

Theo quy định hiện hành, đối với hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quý, người nộp thuế phải hoàn thành việc nộp hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý kế tiếp. Vì vậy, đối với Quý II/2026, thời hạn nộp tờ khai và tiền thuế (nếu có) là ngày 31/07/2026.

Lưu ý: Nếu thời hạn nộp hồ sơ khai thuế hoặc thời hạn nộp tiền thuế rơi vào ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì thời hạn sẽ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo ngay sau ngày nghỉ đó, theo quy định tại khoản 5 Điều 148 Bộ luật Dân sự năm 2015.

Xem thêm: Tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất 2026

7. Những lỗi thường gặp khi lập tờ khai thuế TNCN theo quý

Sai lệch số liệu giữa tờ khai quý và tờ khai quyết toán năm

• Sự cố: chỉ tiêu tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trên tờ khai quyết toán năm không khớp với tổng số đã khai báo tại các kỳ trong năm.
• Nguyên tắc: chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai quyết toán phải khớp đúng bằng tổng các chỉ tiêu của các tờ khai quý cộng lại.

Nhầm lẫn chỉ tiêu khấu trừ tạm nộp trên tờ khai quyết toán

• Sự cố: khai nhầm số thuế đã khấu trừ tại nơi chi trả vào sai chỉ tiêu.
• Cách xử lý: lập và nộp tờ khai bổ sung cho kỳ tính thuế bị sai sót để điều chỉnh.

Lỗi kỹ thuật hệ thống và nộp hồ sơ

• Sự cố: hồ sơ báo “chờ phê duyệt” kéo dài, nộp sai cơ quan thuế trực thuộc, hoặc sai số liệu lần đầu.
• Cách xử lý: khi nộp tờ khai bổ sung lần 2 trở đi, bắt buộc phải nhập đúng Mã giao dịch điện tử của tờ khai lần đầu.

Lỗi đăng ký Người phụ thuộc (NPT) trên eTax Mobile

• Sự cố: hệ thống báo lỗi “không thể truy vấn NPT”, trùng NPT giữa các cá nhân, thông tin chưa đồng bộ CSDL Dân cư.
• Cách xử lý: kiểm tra lại thời gian hiệu lực đăng ký, cập nhật thông tin CCCD mới hoặc thực hiện khai báo thủ công lại.

Lỗi định dạng trên bảng kê phụ lục (05-1/BK, 05-3/BK)

• Thiếu mã loại giấy tờ khi dùng file Excel tải lên, làm sót dữ liệu.
• Thiếu MST cá nhân, dẫn đến bị đính mã cảnh báo doanh nghiệp rủi ro cao.
• Sai định dạng thời gian giảm trừ người phụ thuộc (ngày bắt đầu/kết thúc nằm ngoài năm quyết toán hoặc sai cấu trúc MM/YYYY).

Việc chuyển đổi sang kê khai thuế TNCN theo quý từ năm 2026 mang lại sự đồng bộ và tối ưu hóa thời gian cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tránh các rủi ro pháp lý và chi phí phạt chậm nộp không đáng có, kế toán viên cần chủ động rà soát số liệu và nắm vững cách xử lý các lỗi thường gặp.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: