Hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân
11 Tháng 5, 2026 Quy trình hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân đã trở nên minh bạch và chặt chẽ hơn rất nhiều dựa theo Thông tư 32/2025/TT-BTC. Việc thực hiện đúng quy định cũng là cách để doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi cho khách hàng và quản lý doanh thu hiệu quả. Xem thông tin chi tiết về 3 bước xuất hóa đơn cho cá nhân tại bài viết tại phần mềm kế toán Easybooks bên dưới đây.
Mục lục
1. Bán hàng cho cá nhân có phải lập hóa đơn không?
Câu trả lời là có. Theo quy định hiện hành, cụ thể là Luật Quản lý thuế và các nghị định hướng dẫn như Nghị định 123/2020/NĐ‑CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, việc bán hàng cho cá nhân vẫn phải lập hóa đơn trong hầu hết trường hợp.
Chỉ có một số ngành/đối tượng đặc thù (ví dụ một số hộ kinh doanh, giao dịch siêu nhỏ…) có thể được áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc không bắt buộc hóa đơn có mã nếu doanh thu dưới ngưỡng nhất định. Đối với cá nhân mua hàng không lấy hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế có thể để trống hoặc đơn giản hóa, nhưng giao dịch vẫn phải được thể hiện trên hóa đơn điện tử.
2. Các trường hợp xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân thường gặp
Các trường hợp xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân thường gặp bao gồm:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu thuế GTGT (cả buôn, bán lẻ, online, tại quầy) cho khách hàng cá nhân, không phân biệt giá trị giao dịch, người bán phải lập hóa đơn điện tử.
- Trường hợp cá nhân không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn đầy đủ thông tin, chỉ bỏ mục tên, địa chỉ, MST nếu không có; dữ liệu hóa đơn phải được gửi về cơ quan thuế.
- Siêu thị, trung tâm thương mại bán lẻ cho cá nhân không kinh doanh: hóa đơn không bắt buộc phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, nhưng vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo giao dịch.
- Một số hộ kinh doanh bán hàng trực tiếp cho cá nhân (ví dụ quán ăn, tạp hóa, cửa hàng lẻ) phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, nhưng vẫn được đơn giản hóa nội dung trên hóa đơn so với khách doanh nghiệp.
Xem thêm: Quy định về xuất hóa đơn mới nhất 2026
3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho cá nhân
Để đảm bảo tính hợp lệ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin khách hàng
- Cá nhân kinh doanh: Ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ và mã số thuế.
- Cá nhân tiêu dùng (khách lẻ): Ghi họ tên, địa chỉ. Mục MST có thể để trống.
Bước 2: Lập hóa đơn trên phần mềm kế toán Easybooks
- Chọn loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
- Nhập thông tin người mua: Chọn phân loại là “Cá nhân”.
- Nhập chi tiết hàng hóa: Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%).
- Ký số và phát hành: Sử dụng chữ ký số để xác thực và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế để nhận mã (nếu là hóa đơn có mã).
Bước 3: Gửi hóa đơn cho khách
- Gửi file PDF/XML qua Zalo, Email, SMS hoặc in bản giấy nếu khách có yêu cầu.
- Trường hợp khách không lấy, người bán vẫn phải lưu trữ và gửi dữ liệu lên hệ thống thuế.
Xem thêm: Tính năng xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán EasyBooks
4. Lưu ý khi xuất hóa đơn cho cá nhân
Khi xuất hóa đơn cho cá nhân, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau để tránh bị xử phạt.
- Cá nhân có mã số thuế (ví dụ cá nhân kinh doanh): phải ghi họ tên, địa chỉ, mã số thuế đầy đủ trên hóa đơn.
- Cá nhân không có MST (khách lẻ, tiêu dùng cá nhân): ghi họ tên và địa chỉ, mã số thuế có thể để trống hoặc không bắt buộc.
- Bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh: không bắt buộc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua trên hóa đơn điện tử.
- Một số trường hợp khác (bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh, hóa đơn điện tử dạng tem/vé/thẻ…) cũng được miễn một số tiêu thức như tên, địa chỉ, MST, chữ ký số của người mua.
- Phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm bán hàng/cung cấp dịch vụ, hoặc khi chuyển hàng cho khách tùy loại giao dịch; không để “lâu rồi xuất bù”.
- Với cá nhân không lấy hóa đơn, vẫn phải lập hóa đơn điện tử, gửi dữ liệu lên cơ quan thuế, chỉ không bắt buộc phải giao bản hóa đơn cho họ.
- Đảm bảo có: tên, địa chỉ, MST người bán; tên, địa chỉ, MST người mua (nếu có); tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, thuế GTGT, ngày lập, chữ ký số người bán.
- Không cần chữ ký điện tử của người mua cá nhân trên hóa đơn điện tử, kể cả khi họ yêu cầu hóa đơn.
5. Câu hỏi thường gặp khi xuất hóa đơn cho cá nhân
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp và câu trả lời liên quan đến việc xuất hóa đơn mà bạn có thể tham khảo:
Mục đích của việc yêu cầu xuất hóa đơn GTGT đối với cá nhân là gì?
Yêu cầu xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ doanh thu của người bán, minh bạch hóa giao dịch và ngăn chặn thất thu thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Đồng thời, hóa đơn này giúp cá nhân có chứng từ hợp lệ để kê khai thuế thu nhập cá nhân, chứng minh chi phí hợp lý hoặc phục vụ bảo hành, đổi trả sản phẩm.
Xử lý thế nào khi người mua hàng từ chối cung cấp thông tin và không lấy hóa đơn?
Khi người mua từ chối cung cấp thông tin và không lấy hóa đơn, người bán vẫn bắt buộc phải xuất hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để tránh phạt hành chính từ 3-50 triệu đồng. Quy trình xử lý đơn giản, đảm bảo hợp thức hóa doanh thu và khớp dữ liệu với cơ quan thuế.
Cá nhân cho thuê tài sản (nhà, xe) có bắt buộc phải xuất hóa đơn cho đơn vị thuê?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cá nhân cho thuê tài sản (nhà, xe) không bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT cho đơn vị thuê. Bên thuê chỉ cần hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu ≥ 5 triệu đồng/lần) và giấy tờ nộp thuế của cá nhân để hạch toán chi phí hợp lý.
Công ty mua xe cũ của cá nhân thì người bán có phải xuất hóa đơn không?
Theo luật thuế Việt Nam năm 2026 (Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi, Nghị định 70/2025/NĐ-CP), cá nhân không kinh doanh bán xe cũ cho công ty thì không bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT. Công ty mua vẫn được coi là chi phí hợp lý để khấu trừ thuế nếu có hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán (chuyển khoản ≥ 20 triệu) và giấy tờ xe gốc.
Như vậy, mọi giao dịch bán hàng cho cá nhân đều cần được ghi nhận bằng hóa đơn theo đúng lộ trình của Chính phủ. Việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử ngay từ hôm nay sẽ giúp doanh nghiệp và các hộ kinh doanh hoạt động chuyên nghiệp, hiệu quả trong kỷ nguyên số.
Việc tuân thủ quy định xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp trong kỷ nguyên số 2026. Nếu bạn còn thắc mắc về cách áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hãy liên hệ với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn để được hỗ trợ chi tiết.
Đăng ký dùng thử ngay phần mềm kế toán EasyBooks để quản lý sổ sách, hóa đơn và thuế dễ dàng, chính xác chỉ trong vài bước!
Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
9 Tháng 5, 2026 
