Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN 2025
14 Tháng 4, 2026 Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN 2025 đang là chủ đề được nhiều người lao động quan tâm khi bước vào kỳ quyết toán năm 2026. Theo quy định mới, thời hạn nộp hồ sơ có thể kéo dài đến ngày 04/05/2026 đối với cá nhân tự quyết toán. Bài viết dưới đây Phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị và cách thực hiện online nhanh chóng. Đồng thời, bạn cũng sẽ nắm được các trường hợp hoàn thuế và giải đáp những thắc mắc thường gặp.
Mục lục
- 1. Quyết toán thuế TNCN là gì?
- 2. Thời hạn tự quyết toán thuế TNCN
- 3. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì?
- 4. Hướng dẫn tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 online
- 5. Tiện ích tính số thuế TNCN phải nộp
- 6. Tiện ích tính số thuế TNCN được hoàn
- 7. Trường hợp được hoàn thuế TNCN
- 8. Câu hỏi thường gặp
1. Quyết toán thuế TNCN là gì?
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình cá nhân hoặc tổ chức xác định lại toàn bộ số thuế phải nộp trong một năm dựa trên thu nhập thực tế phát sinh. Nói cách khác, đây là bước để biết bạn đang nộp thiếu – nộp thừa – hay đã đủ nghĩa vụ thuế.
Cụ thể, trong kỳ quyết toán năm 2025 (thực hiện năm 2026), thu nhập được tính từ 01/01/2025 đến 31/12/2025. Sau khi tổng hợp các khoản thu nhập, giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm, từ thiện…, cơ quan thuế sẽ xác định số thuế cuối cùng.
Việc quyết toán không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn giúp người nộp thuế được hoàn lại tiền thuế nếu nộp thừa hoặc tránh bị xử phạt nếu kê khai sai, thiếu. Đây cũng là lý do vì sao ngày càng nhiều cá nhân chủ động tự quyết toán thay vì ủy quyền.
2. Thời hạn tự quyết toán thuế TNCN
Theo quy định mới nhất năm 2026:
- Nếu ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán: hạn chót là 31/03/2026
- Nếu cá nhân tự quyết toán trực tiếp: hạn chót là 30/04/2026
Tuy nhiên, do năm 2026 có kỳ nghỉ lễ 30/4 – 1/5 kéo dài, nên thời hạn thực tế được gia hạn đến ngày 04/05/2026. Điều này có nghĩa là nếu bạn tự làm quyết toán, hãy hoàn thành trước 04/05/2026 để đảm bảo đúng hạn.
Ngoài ra, người nộp thuế có thể nộp hồ sơ online 24/7 qua hệ thống điện tử, kể cả ngày nghỉ, giúp việc quyết toán trở nên linh hoạt hơn rất nhiều.
Xem thêm: Thời Hạn Nộp Tờ Khai Bổ Sung Thuế Thu Nhập Cá Nhân Là Khi Nào?
3. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm những gì?
Sau khi hiểu rõ thời hạn, bước tiếp theo trong việc tự quyết toán thuế TNCN 2025 là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Thiếu giấy tờ là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại hoặc xử lý chậm.
Hồ sơ cơ bản gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN)
- Phụ lục bảng kê thu nhập (nếu có)
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (bản scan hoặc bản chụp khi nộp online)
- Chứng từ chứng minh khoản giảm trừ:
– Người phụ thuộc
– Bảo hiểm bắt buộc
– Từ thiện, nhân đạo, khuyến học
- CMND/CCCD và mã số thuế cá nhân
Ngoài ra, theo hướng dẫn từ cơ quan thuế, trường hợp quyết toán qua tổ chức sẽ sử dụng các biểu mẫu như 05/QTT-TNCN và phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN.
Lưu ý quan trọng:
- Nếu làm online, bạn không cần nộp bản giấy ngay, nhưng phải lưu trữ chứng từ để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu
- Nếu mất chứng từ khấu trừ, vẫn có thể quyết toán nhưng cần xin xác nhận lại từ đơn vị chi trả
Tìm hiểu ngay: Tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất 2026
4. Hướng dẫn tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 online
Cách 1: Quyết toán thuế TNCN trên hệ thống Thuế Việt Nam
Để tự quyết toán thuế TNCN online, bạn có thể thực hiện trực tiếp trên hệ thống Thuế điện tử theo các bước dưới đây:
Bước 1: Truy cập hệ thống
Người nộp thuế truy cập vào Cổng thông tin Thuế Việt Nam và tiến hành đăng nhập tài khoản cá nhân.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản
Nhập mã số thuế cá nhân hoặc sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2 để đăng nhập.
Bước 3: Chọn chức năng kê khai
Tại giao diện chính, chọn: “Quyết toán thuế” → “Kê khai trực tuyến”
Bước 4: Điền thông tin kê khai
Tiến hành nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc (các trường có dấu *), bao gồm:
- Họ tên người nộp thuế
- Địa chỉ liên hệ
- Số điện thoại, Email
Tiếp theo, chọn:
- Tờ khai 02/QTT-TNCN (theo Thông tư 80/2021)
- Cơ quan thuế quyết toán, tùy theo trường hợp cụ thể:
Trường hợp 1: Có duy nhất 1 nguồn thu nhập và tự khai thuế (ví dụ làm tại tổ chức quốc tế, thu nhập từ nước ngoài chưa khấu trừ). NNT chọn đúng cơ quan thuế đã kê khai trong năm.
Trường hợp 2: Có từ 2 nguồn thu nhập trở lên, bao gồm cả thu nhập tự kê khai và thu nhập đã bị khấu trừ tại doanh nghiệp. NNT cần tự tổng hợp đầy đủ các nguồn thu nhập theo biểu mẫu
Trường hợp 3: Chỉ có thu nhập từ tiền lương đã được khấu trừ tại nguồn. NNT Khai thông tin theo đơn vị chi trả
Đồng thời, cần khai thêm thông tin về nơi làm việc (có hoặc không thay đổi trong năm).
Tiếp tục lựa chọn:
- Kỳ quyết toán (theo năm dương lịch hoặc trường hợp đặc biệt)
- Năm kê khai
- Loại tờ khai: lần đầu hoặc bổ sung
Bước 5: Kê khai chi tiết
Sau khi nhấn “Tiếp tục”, hệ thống sẽ hiển thị tờ khai 02/QTT-TNCN và phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN.
Lưu ý quan trọng:
- Kiểm tra lại các thông tin cá nhân hệ thống tự động điền (tên, MST, địa chỉ…)
- Nếu sai, cần chỉnh sửa trước khi kê khai tiếp
Nội dung cần kê khai chính:
- Tổng thu nhập chịu thuế: lấy từ các chứng từ khấu trừ của từng nơi làm việc
- Thu nhập miễn giảm (nếu có): theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần
- Thu nhập phát sinh ngoài Việt Nam (nếu có)
- Người phụ thuộc: khai tại phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN
- Các khoản giảm trừ: Giảm trừ bản thân; Người phụ thuộc; Bảo hiểm bắt buộc; Từ thiện, nhân đạo, khuyến học
Hệ thống sẽ tự động tính toán các chỉ tiêu như:
- Thu nhập tính thuế
- Số thuế phải nộp
- Số thuế đã nộp
- Số thuế còn thiếu hoặc nộp thừa
Nếu có thuế nộp thừa, bạn có thể chọn:
- Hoàn về tài khoản ngân hàng
- Nhận tiền mặt
- Hoặc bù trừ sang nghĩa vụ thuế khác
Bước 6: Nộp tờ khai
Sau khi hoàn tất kê khai:
- Tích cam kết chịu trách nhiệm về thông tin
- Chọn “Hoàn thành kê khai”
- Xuất file XML và nộp tờ khai lên hệ thống
Bước 7: Gửi hồ sơ đính kèm
Tải lên các chứng từ liên quan, bao gồm:
- Chứng từ khấu trừ thuế
- Chứng từ nộp thuế
- Hồ sơ chứng minh giảm trừ (nếu có)
Sau đó:
- Nhập mã xác nhận
- Nhập OTP gửi về điện thoại để hoàn tất
Khi nộp thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo qua email và SMS. Kết quả chấp nhận hay không sẽ có sau khoảng 1 ngày làm việc.
Lưu ý quan trọng
- Nếu không nhận được thông báo, cần kiểm tra lại đăng ký giao dịch điện tử
- Trường hợp có nhiều mã số thuế, phải hợp nhất về 1 MST trước khi kê khai
- Nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm, cần nộp đúng hạn qua eTax Mobile hoặc ngân hàng để tránh bị tính tiền chậm nộp
Cách 2: Quyết toán thuế TNCN qua eTax Mobile
Bên cạnh việc kê khai trên website, người nộp thuế có thể thực hiện quyết toán nhanh chóng ngay trên điện thoại thông qua ứng dụng eTax Mobile với các bước sau:
Bước 1: Truy cập chức năng hỗ trợ quyết toán
Mở ứng dụng eTax Mobile → chọn mục “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” → lựa chọn năm cần quyết toán → nhấn “Tra cứu” để hệ thống lấy dữ liệu.
Bước 2: Tạo tờ khai gợi ý
Chọn “Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý”.
Lúc này, hệ thống sẽ tự động điền sẵn các thông tin cơ bản như loại tờ khai, năm quyết toán và trường hợp kê khai → nhấn “Tiếp tục”.
Bước 3: Xác định cơ quan thuế
Ứng dụng sẽ tự động đề xuất cơ quan thuế quản lý dựa trên nơi có thu nhập cao nhất của bạn.
Trường hợp có nhiều nguồn thu nhập ngang nhau hoặc dữ liệu đặc biệt, hệ thống sẽ hiển thị danh sách để bạn chủ động chọn theo tỉnh/thành và phường/xã.
Bước 4: Kiểm tra thông tin
Màn hình sẽ hiển thị thông tin cá nhân và đơn vị chi trả thu nhập (thường đã được đồng bộ sẵn và ít khi chỉnh sửa). Bạn kiểm tra lại và chọn “Tiếp tục” để sang bước kê khai.
Bước 5: Nhập dữ liệu quyết toán
Tiến hành kê khai các chỉ tiêu từ [20] đến [48] theo hướng dẫn trên hệ thống.
Một số điểm cần lưu ý:
- Chỉ tiêu [24] là tổng số người phụ thuộc, được tính dựa trên danh sách đã khai
- Muốn thêm người phụ thuộc: Vào Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN → chọn “Thêm mới” → nhập đầy đủ thông tin từ chỉ tiêu [10] đến [17] → lưu lại
Trường hợp phát sinh xử lý thuế:
- Nếu được hoàn thuế ([46] > 0):
– Chọn nhận qua chuyển khoản (nhập thông tin tài khoản ngân hàng)
– Hoặc nhận tiền mặt (áp dụng với khoản ≤ 5 triệu đồng, cần điền thông tin giấy tờ tùy thân)
- Nếu có nhu cầu bù trừ ([47] > 0): Chọn “Đề nghị bù trừ”, hệ thống sẽ tự động hiển thị các khoản thuế còn nợ để bạn lựa chọn bù trừ
Bước 6: Hoàn tất tờ khai
Nhấn “Tiếp tục”, hệ thống sẽ tổng hợp và hiển thị lại toàn bộ nội dung tờ khai 02/QTT-TNCN để bạn kiểm tra lần cuối.
Bước 7: Nộp hồ sơ
Chọn “Nộp tờ khai” và bắt buộc đính kèm ít nhất một file (có thể là ảnh chứng từ, phụ lục hoặc giấy tờ liên quan).
Bước 8: Xác thực OTP
Nhấn “Tiếp tục”, sau đó nhập mã OTP được gửi về số điện thoại đã đăng ký với cơ quan thuế.
Bước 9: Xác nhận hoàn tất
Chọn “Xác nhận”, khi hệ thống hiển thị thông báo nộp thành công, tức là bạn đã hoàn tất việc gửi hồ sơ quyết toán.
5. Tiện ích tính số thuế TNCN phải nộp
Sau khi hoàn tất việc kê khai, nhiều người vẫn băn khoăn không biết chính xác mình còn phải nộp thêm bao nhiêu thuế. Để giúp bạn chủ động kiểm tra nhanh và hạn chế sai sót, bạn có thể sử dụng tiện ích tính số thuế TNCN phải nộp
Công cụ này cho phép nhập liệu đơn giản, tự động tính toán theo quy định hiện hành, từ đó giúp bạn dễ dàng đối chiếu với tờ khai trước khi nộp.
6. Tiện ích tính số thuế TNCN được hoàn
Bên cạnh nghĩa vụ nộp thuế, không ít trường hợp người lao động đã nộp thừa và đủ điều kiện được hoàn lại. Tuy nhiên, việc tự tính toán thủ công thường khá phức tạp và dễ nhầm lẫn. Vì vậy, bạn có thể sử dụng tiện ích tính số thuế TNCN được hoàn tại tiện ích dưới đây để nhanh chóng xác định số tiền có thể nhận lại, từ đó chủ động thực hiện thủ tục hoàn thuế chính xác và tiết kiệm thời gian.
7. Trường hợp được hoàn thuế TNCN
Theo quy định hiện hành áp dụng cho kỳ quyết toán năm 2025 (thực hiện năm 2026), cá nhân sẽ được hoàn thuế TNCN trong các trường hợp cụ thể sau:
- Có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp: Sau khi tổng hợp toàn bộ thu nhập và các khoản giảm trừ, nếu số thuế thực tế phải nộp thấp hơn số đã tạm nộp hoặc bị khấu trừ trong năm thì phần chênh lệch sẽ được hoàn lại.
- Đã bị khấu trừ thuế nhưng tổng thu nhập chưa đến mức phải nộp: Trường hợp trong năm bị khấu trừ thuế theo tháng hoặc theo lần chi trả, nhưng khi quyết toán lại thì thu nhập tính thuế chưa đủ ngưỡng chịu thuế, người nộp thuế sẽ được hoàn lại toàn bộ số tiền đã bị khấu trừ.
- Thu nhập tính thuế bằng hoặc nhỏ hơn 0 sau khi giảm trừ: Sau khi áp dụng các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện…, nếu thu nhập tính thuế không còn hoặc âm, nhưng trước đó vẫn bị khấu trừ thuế thì cá nhân có quyền đề nghị hoàn lại số thuế đã nộp.
- Có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn hoặc bù trừ: Trong quá trình quyết toán, nếu phát sinh số thuế nộp thừa, người nộp thuế có thể lựa chọn hoàn tiền hoặc bù trừ sang kỳ sau hay các nghĩa vụ thuế khác theo quy định.
- Đáp ứng đủ điều kiện hoàn thuế theo quy định của cơ quan thuế: Bao gồm việc đã đăng ký mã số thuế cá nhân, thực hiện quyết toán đúng quy định và có đề nghị hoàn thuế gửi cơ quan thuế.
Nhìn chung, bản chất của các trường hợp được hoàn thuế là khi số thuế đã nộp cao hơn nghĩa vụ thực tế, hoặc người nộp thuế không thuộc diện phải nộp nhưng vẫn bị khấu trừ trong năm. Nắm rõ các trường hợp này sẽ giúp bạn chủ động bảo vệ quyền lợi của mình khi thực hiện quyết toán thuế TNCN.
8. Câu hỏi thường gặp
8.1. Cá nhân có thu nhập 2 nơi thì quyết toán thuế TNCN như thế nào?
Trường hợp cá nhân có thu nhập từ hai nguồn trở lên sẽ thực hiện quyết toán thuế TNCN tùy theo từng tình huống cụ thể như sau:
– Đối với khoản thu nhập đã ủy quyền: Nếu người lao động ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thì đơn vị này có trách nhiệm thực hiện quyết toán thay, bất kể việc có phát sinh khấu trừ thuế hay không.
– Trường hợp có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và có thêm thu nhập vãng lai (đã khấu trừ 10%):
- Nếu cá nhân không có nhu cầu quyết toán phần thu nhập vãng lai, có thể ủy quyền cho đơn vị ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thực hiện quyết toán thay.
- Nếu cá nhân muốn quyết toán cả phần thu nhập vãng lai, thì phải trực tiếp thực hiện quyết toán với cơ quan thuế.
– Trường hợp có thu nhập vãng lai nhưng chưa bị khấu trừ thuế: Cá nhân bắt buộc phải tự quyết toán với cơ quan thuế, không được ủy quyền cho tổ chức chi trả.
Tóm lại, việc có được ủy quyền hay phải tự quyết toán sẽ phụ thuộc vào loại thu nhập, tình trạng khấu trừ thuế và nhu cầu quyết toán của cá nhân.
8.2. Bao lâu thì được hoàn thuế?
Sau khi nộp hồ sơ hoàn thuế thành công, thời gian nhận tiền sẽ không giống nhau ở mọi trường hợp mà phụ thuộc vào cách cơ quan thuế xử lý hồ sơ. Theo quy định tại Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn giải quyết được chia như sau:
- Tối đa 06 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế thông báo chấp nhận hồ sơ, áp dụng đối với trường hợp hoàn thuế trước – kiểm tra sau. Đây là diện xử lý nhanh, thường áp dụng khi hồ sơ đầy đủ và không có rủi ro.
- Tối đa 40 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, áp dụng với trường hợp kiểm tra trước – hoàn thuế sau. Trường hợp này cần xác minh kỹ hơn nên thời gian xử lý sẽ lâu hơn.
8.3. Mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có quyết toán được không?
Theo quy định hiện hành áp dụng đến năm 2026, cá nhân vẫn có thể thực hiện quyết toán thuế khi mất chứng từ khấu trừ, nhưng cần xử lý đúng cách để đảm bảo hồ sơ hợp lệ.
Cụ thể:
- Trường hợp có thể xin cấp lại chứng từ: Cá nhân nên liên hệ với đơn vị chi trả thu nhập (công ty, tổ chức trả lương) để đề nghị cấp lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Đây là cách đơn giản và được cơ quan thuế chấp nhận đầy đủ khi quyết toán.
- Trường hợp không còn chứng từ bản giấy: Nếu không giữ bản giấy, cá nhân vẫn có thể sử dụng dữ liệu khấu trừ thuế đã được cập nhật trên hệ thống của cơ quan thuế (tra cứu trên Cổng Thuế điện tử hoặc eTax Mobile) để kê khai quyết toán.
- Lưu ý quan trọng:
- Thông tin kê khai phải khớp với dữ liệu do tổ chức chi trả đã gửi cơ quan thuế.
- Trường hợp dữ liệu chưa được cập nhật hoặc có sai lệch, cá nhân cần liên hệ đơn vị chi trả để điều chỉnh/bổ sung trước khi quyết toán.
Như vậy, mất chứng từ không làm mất quyền quyết toán thuế, nhưng để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, bạn nên ưu tiên xin cấp lại hoặc đảm bảo dữ liệu trên hệ thống là đầy đủ và chính xác.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN 2025 chi tiết và cập nhật mới nhất giúp bạn dễ dàng thực hiện đúng quy trình. Hy vọng những thông tin từ EasyBooks sẽ giúp bạn chủ động hoàn thành nghĩa vụ thuế, đồng thời đảm bảo quyền lợi hoàn thuế nếu có.
Doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp phần mềm kế toán giúp tối ưu chi phí và quản lý sổ sách và dữ liệu tiền lương chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp số liệu phục vụ quyết toán thuế TNCN nhanh chóng, hạn chế sai sót.
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
14 Tháng 4, 2026 
