Với người làm kế toán, hoá đơn là một trong những giấy tờ quan trọng ghi nhận chi phí đầu ra, đầu vào. Vậy hoá đơn đỏ là gì và nếu doanh nghiệp làm mất có bị cơ quan thuế xử phạt không?

Hoá đơn đỏ là gì?

Hoá đơn đỏ (Red Invoice) là loại hoá đơn giá trị gia tăng được sử dụng làm căn cứ để xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp cần nộp cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể sử dụng hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành hoặc tự in sau khi đã được cơ quan thuế phê duyệt mẫu. 

Doanh nghiệp phải có trách nhiệm lưu trữ hoá đơn. Đây cũng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp ghi nhận các chi phí sản xuất kinh doanh và kê khai, khấu trừ, nộp thuế. Khi trao đổi thương mại, mua bán hàng hóa bắt buộc phải sử dụng hoá đơn. Thường đối với tổng giá trị thanh toán lớn hơn 200.000đ thì bên bán sẽ xuất hoá đơn đỏ. Việc người mua lấy hoá đơn từ người bán là hành động góp phần giúp cơ quan có thẩm quyền giám sát người bán đang thực hiện đúng hay sai nghĩa vụ thuế. Ngoài ra, việc người mua lấy hoá đơn cũng bảo vệ các quyền lợi như xác định quyền sử dụng với sản phẩm, quyền sở hữu sản phẩm,… Từ đó, nếu xảy ra các vấn đề về chất lượng hàng hoá, người mua cũng có cơ sở để khiếu nại bên bán.

Các lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Trong thực tế, việc sử dụng hoá đơn cần tuân thủ những quy định nghiêm ngặt để đảm bảo về tính pháp lý. Khi người bán xuất hoá đơn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Nội dung viết trên hoá đơn không được ngắt quãng, viết đè lên nhau, phải gạch chéo phần trống.
• Nội dung không được tẩy xoá, phải được viết bằng cùng một loại mực
• Thông tin về người mua cần điền chính xác, đầy đủ
• 3 liên của hoá đơn phải viết cùng lúc, đồng nhất, không được viết tách rời
• Hoá đơn không được xuất nhảy số, phải lập liên tục từ nhỏ đến lớn
• Thời điểm lập hoá đơn phải đúng với thời điểm phát sinh giao dịch, không được xuất hoá đơn trái ngày
• Có thể thanh toán dựa trên hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt

Doanh nghiệp mất hóa đơn đỏ bị xử phạt ra sao?

Như vậy, có thể thấy hoá đơn đỏ là căn cứ quan trọng, là sự ràng buộc nghĩa vụ thuế giữa cơ quan thuế và doanh nghiệp. Do đó, pháp luật Việt Nam cũng có những quy định rất rõ ràng về việc làm mất hoá đơn đỏ. Cụ thể:

Doanh nghiệp làm mất hoá đơn bán hàng 

Tuỳ vào thời gian báo cáo với cơ quan thuế mà doanh nghiệp có thể bị xử phạt lên tới 8 triệu đồng. Cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp báo cáo trong 5 ngày kể từ khi mất hoá đơn: không bị xử phạt
• Doanh nghiệp báo cáo khi mất hoá đơn từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10: có thể bị xử phạt tối đa 6 triệu đồng.
• Doanh nghiệp báo cáo khi mất hoá đơn trên 10 ngày: có thể bị xử phạt lên tới 8 triệu đồng.

Trường hợp doanh nghiệp mất hoá đơn đặt in nhưng chưa thông báo phát hành

Trường hợp này cũng dựa theo thời gian doanh nghiệp đã làm mất hoá đơn mà có các mốc xử phạt khác nhau:

• Doanh nghiệp thông báo trong vòng 5 ngày kể từ khi mất hoá đơn: không xử phạt
• Doanh nghiệp thông báo kể từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10: phạt cảnh cáo hoặc có thể phạt tiền lên tới 6 triệu đồng
• Doanh nghiệp thông báo từ sau ngày thứ 10: có thể bị phạt tới 18 triệu đồng

Trường hợp doanh nghiệp mất hoá đơn đầu ra đã thông báo phát hành

Trong trường hợp này doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo với một số tình huống cụ thể sau:

• Làm mất các liên hoá đơn lập sai, xoá bỏ
• Chứng minh có 2 tình tiết giảm nhẹ
• Người bán và người mua cùng lập biên bản ghi nhận sự việc, có hợp đồng, chứng từ, kê khai và đã nộp thuế.

Tuy nhiên, với những lỗi nặng hơn khi mất hoá đơn đầu ra đã thông báo phát hành, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền. Cụ thể:

• Doanh nghiệp làm mất hoá đơn đã phát hành nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn. Đồng thời hoá đơn chưa đến hạn lưu trữ, hoá đơn đã lập bảng kê bán lẻ hàng hoá. Lỗi này doanh nghiệp có thể bị phạt lên tới 8 triệu đồng.
• Doanh nghiệp gộp chung nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo.
• Doanh nghiệp cùng lúc thông báo mất nhiều hoá đơn
• Hoá đơn đã phát hành đang trong thời gian lưu trữ bị mất. Lỗi này có thể khiến doanh nghiệp bị phạt lên tới 10 triệu đồng.

Trường hợp doanh nghiệp làm mất hoá đơn đầu vào

Nếu doanh nghiệp làm mất hoá đơn đỏ đầu vào nhưng do thiên tai, hoả hoạn, sự kiện bất khả kháng hoặc tìm lại được hoá đơn trước khi nhận quyết định xử phạt của cơ quan thuế thì sẽ không bị xử phạt. 

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp:

• Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn để hạch toán, kê khai thuế thì có thể bị phạt tiền lên tới 8 triệu
• Thông báo làm mất nhiều hoá đơn cùng lúc thì sẽ bị xử phạt theo từng lần mất
• Có biên bản ghi nhận việc mất hoá đơn, người bán đã kê khai, nộp thuế và có các chứng từ, hợp đồng đối chiếu đầy đủ thì có thể bị phạt mức thấp nhất hoặc nếu có 2 tình tiết giảm nhẹ thì chỉ bị phạt cảnh cáo.

Lời kết

Trên đây là bài viết chia sẻ của EasyBooks tới anh chị kế toán và quý bạn đọc về hoá đơn đỏ là gì và một số vấn đề cần lưu ý về hoá đơn đỏ. Hiện nay, việc lưu trữ và quản lý hoá đơn đã có thể số hoá giúp giảm thiểu tối đa công sức và chi phí cho doanh nghiệp. Anh chị kế toán có thể tham khảo ngay bộ phần mềm kế toán EasyBooks và hoá đơn điện tử EasyInvoice để được tư vấn chi tiết.

Liên hệ EasyBooks ngay

Điện thoại: 0981 772 388 – 0919 510 089

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/www.easybooks.vn

Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội