Tin tức

Hướng dẫn hạch toán chi phí không có hóa đơn 2026

28 Tháng 5, 2026

Khi phát sinh dòng tiền chi ra và có đủ các chứng từ thay thế hợp lý (bảng kê, hợp đồng, chứng từ thanh toán), kế toán vẫn phải hạch toán chi phí không có hóa đơn. Theo quy định hiện hành, có những trường hợp đặc thù doanh nghiệp vẫn được tính các khoản này vào chi phí hợp lý. Xem chi tiết các bút toán mà kế toán cần nắm được cho khoản chi phí này trong bài viết tại EasyBooks dưới đây.

hach-toan-chi-phi-khong-co-hoa-don

Mục lục

1. Chi phí không có hóa đơn là gì?
2. Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN?
3. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn
4. Cách hạch toán chi phí không có hóa đơn
5. Những khoản chi phí không có hóa đơn thường gặp tại doanh nghiệp
6. Những rủi ro khi ghi nhận chi phí không có hóa đơn

1. Chi phí không có hóa đơn là gì?

Chi phí không có hóa đơn là khoản chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng không có hóa đơn chứng từ hợp lệ (thường là hóa đơn GTGT) từ người bán. Tuy nhiên, theo quy định thuế Việt Nam hiện hành, không phải mọi chi phí không có hóa đơn đều bị loại khi quyết toán thuế TNDN – có những trường hợp đặc thù vẫn được tính vào chi phí hợp lý được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện.

2. Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN?

Chi phí không có hóa đơn VẪN ĐƯỢC trừ khi tính thuế TNDN trong một số trường hợp cụ thể, nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện quy định. Không phải mọi chi phí không có hóa đơn đều bị loại khi quyết toán. Các khoản chi phí không cần hóa đơn nhưng vẫn được trừ:

STT	Khoản chi	Căn cứ pháp lý	Điều kiện & mức chi
1	Phụ cấp ăn ca, ăn trưa	Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC	– Tiền: ≤ 730.000đ/người/tháng (từ 15/6/2025 không giới hạn) – Ăn tập thể: có hợp đồng, bảng kê bếp ăn
2	Chi trang phục	Điều 4.2.2 Thông tư 96/2015/TT-BTC	– Hiện vật: không khống chế – Tiền: ≤ 5 triệu/người/năm
3	Phụ cấp điện thoại, xăng xe	Khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC	Ghi rõ trong quy chế tài chính hoặc HĐLĐ
4	Phúc lợi tập thể (nghỉ mát, hiếu hỉ, sinh nhật, khám sức khỏe)	Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC	≤ 01 tháng lương bình quân/năm
5	Khoán công tác phí, đi lại	Thông tư 96/2015/TT-BTC	Có quy chế, lệnh điều động + bảng kê
6	Mua nông-lâm-thủy sản, phế liệu, hàng cá nhân	Khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC	Có Bảng kê 01/TNDN hoặc 02/TNDN

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn thay thế

3. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn

Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp khi mua hàng hóa, dịch vụ của các đối tượng không kinh doanh hoặc hộ kinh doanh nhỏ sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu lập Bảng kê thu mua (Mẫu 02/TNDN) kèm theo chứng từ thanh toán (cho phép dùng tiền mặt). Doanh nghiệp phải lập bảng kê này khi mua hàng hóa, dịch vụ từ các đối tượng trực tiếp bán ra sau đây:

Nông, lâm, thủy sản: Của người dân trực tiếp sản xuất, đánh bắt.
Sản phẩm thủ công: Làm từ đay, cói, tre, nứa, lá, mây, rơm, vỏ dừa… của người trực tiếp làm ra.
Đất, đá, cát, sỏi: Của hộ, cá nhân tự khai thác.
Phế liệu: Của người trực tiếp thu nhặt.
Tài sản, dịch vụ: Của hộ, cá nhân không kinh doanh.
Hàng hóa, dịch vụ khác: Của hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT (dưới 100 triệu đồng/năm).

Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền) phải ký tên và chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, trung thực của bảng kê. Giá mua trên bảng kê phải phù hợp với giá thị trường. Nếu cơ quan thuế phát hiện giá mua cao hơn giá thị trường tại thời điểm đó, họ sẽ ấn định lại giá để tính lại chi phí được trừ.

Nếu đối tượng bán hàng là cá nhân/hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, doanh nghiệp không được dùng bảng kê. Lúc này, cá nhân bán hàng phải đến Chi cục Thuế nơi cư trú để kê khai, nộp thuế và xin cấp hóa đơn bán lẻ giao lại cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh

4. Cách hạch toán chi phí không có hóa đơn

cach-hach-toan-chi-phi-khong-co-hoa-don

Đối với các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (nhưng có đủ chứng từ hợp lý khác như bảng kê, hợp đồng, chứng từ thanh toán…), kế toán thực hiện ghi nhận vào sổ sách theo các trường hợp cụ thể sau:

Mua nguyên vật liệu, hàng hóa nhập kho

Khi mua hàng về nhập kho, kế toán ghi nhận tăng giá trị hàng tồn kho:

Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 156: Hàng hóa
Có TK 111: Tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt)
Có TK 331: Phải trả cho người bán (nếu chưa thanh toán)

Khi xuất kho phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh:

Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung (Lưu ý: Sửa lại TK 623 thành 627 cho đúng bản chất chi phí bộ phận)
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 152, 156: Giảm giá trị hàng tồn kho xuất dùng

Mua hàng hóa, vật tư đưa vào sử dụng ngay (Không nhập kho)

Trường hợp mua vật tư, hàng hóa và chuyển thẳng đến các bộ phận để sử dụng, không qua thủ tục nhập kho:

Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (dùng trực tiếp cho sản xuất)
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 331: Phải trả cho người bán

Chi phí dịch vụ mua ngoài không có hóa đơn

Khi phát sinh các chi phí dịch vụ mua ngoài (như sửa chữa nhỏ, dịch vụ thuê ngoài công nhật…) không có hóa đơn tính vào chi phí trong kỳ:

Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 331: Phải trả cho người bán

Thuê tài sản của cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm

(Trường hợp này cá nhân cho thuê không phải nộp thuế và không có hóa đơn, doanh nghiệp sử dụng Hợp đồng, Chứng từ thanh toán và Bảng kê 01/TNDN để làm căn cứ)

Nợ TK 627 / 641 / 642: Chi phí thuê tài sản (tùy thuộc bộ phận sử dụng tài sản đó)
Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 331: Phải trả cho người bán

Xem thêm: Quy định mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh 2026

5. Những khoản chi phí không có hóa đơn thường gặp tại doanh nghiệp

Dưới đây là những khoản chi phí không có hóa đơn thường gặp tại doanh nghiệp, được phân loại theo từng nhóm và hướng dẫn xử lý theo quy định mới nhất 2025-2026:

STT	Khoản chi	Tình huống thường gặp
1	Mua nông, lâm, thủy sản của người dân	Mua cà phê, chè, hạt điều, cá tươi, rau củ, gỗ từ nông dân, ngư dân tự sản xuất/đánh bắt
2	Mua phế liệu	Mua sắt vụn, giấy vụn, nhựa phế thải từ người thu mua ve chai, phế liệu
3	Mua nguyên liệu nhỏ lẻ	Mua đá, cát, sỏi, đất, vôi từ hộ khai thác tự nhiên
4	Sản phẩm thủ công mỹ nghệ	Mua đồ mây tre đan, gốm, hàng thủ công từ nghệ nhân, hộ gia đình
5	Thuê tài sản (nhà, xe, máy móc)	Thuê nhà của cá nhân, thuê xe máy, xe ô tô, máy xúc của hộ cá nhân
6	Thuê nhân công ngoài	Thuê đội thợ xây, thợ lắp đặt, công nhân thời vụ không có hóa đơn
7	Dịch vụ của cá nhân	Thuê dịch vụ vận chuyển, lắp đặt, tư vấn từ cá nhân không kinh doanh
8	Chi phí vận chuyển nhỏ lẻ	Thuê xe ba gác, xe tải nhỏ của cá nhân vận chuyển hàng hóa
9	Mua hàng hóa từ hộ KD doanh thu < 100 triệu/năm	Mua văn phòng phẩm, đồ dùng từ cửa hàng nhỏ, tiệm tạp hóa
10	Chi phí ăn uống, tiếp khách	Chi tiền ăn ca, ăn trưa, ăn tiệc cuối năm tại nhà hàng nhỏ không xuất hóa đơn

Xem ngay: Cách hạch toán hóa đơn đầu vào bỏ sót năm trước

6. Những rủi ro khi ghi nhận chi phí không có hóa đơn

Dưới đây là những rủi ro doanh nghiệp dễ gặp phải khi ghi nhận chi phí không có hóa đơn.

Bị loại chi phí khi quyết toán: Toàn bộ khoản chi không có bảng kê 01/TNDN, thiếu chứng từ thanh toán thực tế, hoặc vi phạm quy định thanh toán tiền mặt (từ 5 triệu đồng trở lên) sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ. Điều này làm tăng trực tiếp thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
Truy thu thuế TNDN và lãi chậm nộp: Doanh nghiệp phải nộp thêm 20% thuế TNDN trên phần chi phí bị loại, kèm theo tiền lãi chậm nộp tính theo tỷ lệ 0.03%/ngày.
Mất quyền lợi thuế GTGT: Do không có hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp hoàn toàn mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào, vô tình làm tăng chi phí thực tế của hàng hóa, dịch vụ.
Ấn định lại giá: Nếu cơ quan thuế phát hiện giá mua vào cao hơn giá thị trường, phần chênh lệch vượt mức sẽ bị loại bỏ.
Trách nhiệm hình sự do gian lận: Việc cố tình sử dụng chứng từ khống để trốn thuế có thể bị phạt tiền từ 2 – 3 lần số thuế trốn, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu vi phạm ở quy mô lớn.
Xử phạt chế độ kế toán: Việc hạch toán sai thực tế và không lưu trữ đủ chứng từ sẽ bị xử phạt theo quy định về kế toán và báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cũng mất đi cơ sở giải trình, dễ bị cơ quan chức năng nghi ngờ có hành vi gian lận khi thanh tra.
Lỗ kép và thất thoát ngân sách: Doanh nghiệp vừa chịu gánh nặng thuế (không được trừ chi phí, không được khấu trừ VAT), vừa dễ mua phải hàng hóa giá cao do thiếu cơ chế kiểm soát giá chặt chẽ từ hóa đơn chuẩn chỉnh.

Doanh nghiệp nên hoàn thiện bộ chứng từ đi kèm (Hợp đồng, Bảng kê, Biên bản bàn giao, Chứng từ chi tiền) ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch. Đối với các khoản chi lớn, doanh nghiệp hãy ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp có khả năng xuất hóa đơn chuẩn chỉnh để bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của mình.

Trên đây là những quy định quan trọng về hạch toán chi phí không có hóa đơn năm 2026. Hy vọng bài viết của phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp chủ động kiểm soát chứng từ, hạch toán chi phí hợp lý chính xác, từ đó tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và giảm thiểu rủi ro khi quyết toán.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.