Tin tức

Công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì hóa đơn có hợp lệ không?

12 Tháng 1, 2026

Công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì hóa đơn có hợp lệ không? Đây là tình huống cực kỳ phổ biến khiến nhiều kế toán lo lắng khi tiếp nhận hóa đơn từ các đối tác “bỗng dưng mất tích”. Việc sử dụng phải hóa đơn không hợp pháp này sẽ bị xử phạt hành chính bao nhiêu và doanh nghiệp cần xử lý như thế nào để giảm thiểu rủi ro pháp lý? Hãy cùng Phần mềm kế toán Online EasyBooks tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

cong-ty-khong-hoat-dong-tai-dia-chi-dang-ky

Mục lục

1. Công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì hóa đơn có hợp lệ không?
2. Rủi ro đối với người mua khi sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn
3. Mức phạt sử dụng hóa đơn không hợp pháp mới nhất hiện nay
4. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn không hợp pháp cho kế toán
- Tình huống 1: Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn chưa kê khai, hạch toán
- Tình huống 2: Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn đã kê khai, hạch toán
5. Giải pháp kiểm soát rủi ro hóa đơn an toàn cùng EasyBooks

1. Công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì hóa đơn có hợp lệ không?

Theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bắt buộc phải thể hiện đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

Do đó, nếu một công ty không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký với cơ quan thuế, việc tiếp tục xuất hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn của họ sẽ được phân loại vào trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Cụ thể, khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ các trường hợp hóa đơn không hợp lệ bao gồm:

Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký.
Hóa đơn có ngày lập trước ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, nhưng cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn không hợp pháp.

Tóm lại: Hóa đơn mua vào từ các doanh nghiệp bỏ trốn, không hoạt động tại địa chỉ đăng ký đều là hóa đơn không hợp pháp (hóa đơn bất hợp pháp).

Tìm hiểu thêm: Quy định về hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể mới 2026

2. Rủi ro đối với người mua khi sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn

Nếu doanh nghiệp vô tình hoặc cố ý kê khai các hóa đơn đã hết giá trị sử dụng từ các đơn vị không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, người mua sẽ phải đối mặt với các hệ lụy nghiêm trọng sau:

Về thuế GTGT: Không được kê khai khấu trừ hoặc hoàn thuế GTGT đầu vào.
Về thuế TNDN: Không được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với số tiền ghi trên hóa đơn đó.
Hậu quả tài chính: Bị truy thu số tiền thuế nộp thiếu, tính tiền chậm nộp thuế.
Hậu quả pháp lý: Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế/hóa đơn. Trường hợp nghiêm trọng hoặc có dấu hiệu cố tình trục lợi sẽ bị lập hồ sơ chuyển cơ quan điều tra hình sự.

rui-ro-doi-voi-nguoi-mua-khi-su-dung-hoa-don-cua-doanh-nghiep-bo-tron

3. Mức phạt sử dụng hóa đơn không hợp pháp mới nhất hiện nay

Căn cứ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về hóa đơn không hợp pháp được chia thành các trường hợp cụ thể sau:

Trường hợp 1: Phạt hành chính hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Mức phạt tiền: Từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
Biện pháp khắc phục: Buộc hủy hóa đơn đã sử dụng.

Trường hợp 2: Sử dụng hóa đơn không hợp pháp dẫn đến thiếu thuế

Mức phạt: Phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn quy định.
Điều kiện áp dụng: Khi cơ quan thuế thanh tra phát hiện, người mua chứng minh được lỗi vi phạm thuộc về bên bán (bên bán bỏ trốn) và người mua đã hạch toán kế toán đầy đủ, có chứng từ thanh toán hợp pháp.

Trường hợp 3: Sử dụng hóa đơn không hợp pháp cấu thành hành vi trốn thuế

Mức phạt: Phạt tiền từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn.
Áp dụng khi: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp pháp để khai thuế làm giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số tiền được hoàn/miễn/giảm, và không thuộc trường hợp được bảo vệ tại Điều 16 nêu trên.

Tham khảo: Quy định mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh 2026

4. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn không hợp pháp cho kế toán

huong-dan-cach-xu-ly-hoa-don-khong-hop-phap-cho-ke-toan

Để đảm bảo an toàn cho chi phí của doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, kế toán cần phân loại trạng thái của hóa đơn để xử lý kịp thời:

Tình huống 1: Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn chưa kê khai, hạch toán

Về thuế GTGT: Tuyệt đối không kê khai khấu trừ hóa đơn này. Số tiền thuế GTGT này cũng tính là chi phí không được trừ.
Về thuế TNDN: Kế toán vẫn hạch toán chi phí bình thường trên sổ sách để đảm bảo tính cân đối dòng tiền, nhưng cần theo dõi riêng trên một file dữ liệu. Khi lập tờ khai Quyết toán thuế TNDN cuối năm, tiến hành loại chi phí này ra và nhập vào chỉ tiêu B4 trên tờ khai.

Tình huống 2: Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn đã kê khai, hạch toán

Xử lý Thuế GTGT: Tiến hành kê khai điều chỉnh giảm trên tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn đó. Đồng thời hạch toán chuyển khoản thuế GTGT đầu vào này sang chi phí không được trừ.
Xử lý Thuế TNDN: Kê khai điều chỉnh giảm chi phí trên tờ khai Quyết toán thuế TNDN của năm phát sinh hóa đơn (nhập vào chỉ tiêu B4).
Lưu ý về chậm nộp: Nếu việc điều chỉnh làm phát sinh thêm số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp bổ sung tiền thuế và tự tính tiền phạt chậm nộp (0.03%/ngày) để tránh bị cơ quan thuế phạt nặng hơn khi thanh tra.

Tìm hiểu thêm: Biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất 2026

5. Giải pháp kiểm soát rủi ro hóa đơn an toàn cùng EasyBooks

Để không rơi vào cái bẫy “hóa đơn của doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”, việc kiểm tra thủ công tình trạng hoạt động của đối tác trên website của Cục Thuế tốn rất nhiều thời gian và dễ sai sót.

Hiểu được khó khăn đó, hệ sinh thái phần mềm của chúng tôi mang đến giải pháp toàn diện:

Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice: Hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt, việc kết nối chặt chẽ giữa EasyInvoice và EasyBooks giúp doanh nghiệp dễ dàng đồng bộ, quản lý và tự động lấy dữ liệu hóa đơn, chứng từ mua vào – bán ra phục vụ cho công tác kê khai, hạch toán.
Phần mềm kế toán Online EasyBooks: Tự động kiểm tra, cảnh báo tình trạng hoạt động của nhà cung cấp (đang hoạt động, tạm dừng hay đã bỏ trốn), giúp kế toán chủ động loại bỏ rủi ro hóa đơn bất hợp pháp ngay từ bước nhập liệu.

Đăng ký sử dụng ngay Phần mềm kế toán EasyBooks để tự động hóa quy trình rà soát hóa đơn và bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý về thuế!

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Trên đây, Phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Công ty không hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì hóa đơn có hợp lệ không?“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.