Hướng dẫn hạch toán hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh

Hạch toán hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh là vấn đề được nhiều cá nhân, cửa hàng nhỏ quan tâm khi quy định thuế và HĐĐT năm 2026 có nhiều thay đổi. Vậy hộ kinh doanh cần xử lý hóa đơn đầu vào như thế nào để ghi nhận chi phí hợp lệ, tránh sai sót khi kê khai thuế? Bài viết dưới đây Phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới và cách hạch toán đúng theo từng trường hợp thực tế. 

1. Hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh là gì?

Hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh là các hóa đơn, chứng từ hợp lệ ghi nhận chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh như mua hàng hóa, nguyên vật liệu, thuê mặt bằng, dịch vụ vận chuyển… 

Từ ngày 01/01/2026, khi hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai thuế theo doanh thu và chi phí thực tế, hóa đơn đầu vào trở thành yếu tố cốt lõi để xác định lợi nhuận chịu thuế. Chỉ những khoản chi có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNCN. 

2. Hộ kinh doanh có phải xuất hóa đơn không?

Có, tùy theo mức doanh thu. Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế; hộ có doanh thu dưới 1 tỷ đồng chưa bắt buộc nhưng được khuyến khích đăng ký áp dụng. 

Ở chiều mua hàng, người mua là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp có quyền yêu cầu bên bán cung cấp hóa đơn đầy đủ thông tin để bảo đảm quyền lợi, đặc biệt quan trọng kể từ năm 2026 khi chi phí phải được chứng minh bằng chứng từ hợp lệ. 

Xem thêm: Cách hạch toán hóa đơn đầu vào bỏ sót năm trước

3. Quy định về hóa đơn đầu vào từ hộ kinh doanh

3.1. Điều kiện để hóa đơn đầu vào được công nhận

Chi phí đầu vào phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh mới được khấu trừ khi tính thuế. Ngoài ra, các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được công nhận là chi phí hợp lệ.

3.2. Thông tin bắt buộc trên hóa đơn đầu vào

Hóa đơn cần có đủ thông tin người bán và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh), thông tin hàng hóa/dịch vụ (số lượng, đơn giá, số tiền, thuế suất, ngày lập). Hộ kinh doanh cũng cần kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn theo phương thức xác nhận mà người bán cung cấp, theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3.3. Hậu quả khi thiếu hóa đơn đầu vào

Hộ kinh doanh thiếu hóa đơn đầu vào sẽ bị cơ quan thuế không công nhận chi phí hợp lệ, dẫn đến truy thu thuế, cộng tiền chậm nộp và phạt hành chính. Hàng hóa không có chứng từ nguồn gốc bị coi là “không rõ nguồn gốc”, có thể bị tịch thu hoặc buộc tiêu hủy.

3.4. Trường hợp không cần hóa đơn đầu vào

Nếu mua từ nhà cung cấp truyền thống nhỏ lẻ không có hóa đơn, hộ kinh doanh có thể lập bảng kê mua hàng thay thế làm chứng từ hạch toán chi phí. Điều này áp dụng phổ biến với hàng hóa nông sản, thủy sản mua trực tiếp từ người sản xuất.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh mới nhất 2026

4. Các loại hóa đơn đầu vào từ hộ kinh doanh

4.1. Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT)

Đây là loại hóa đơn quan trọng nhất, thường do các doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn phát hành khi hộ kinh doanh mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Ví dụ: hộ kinh doanh tạp hóa nhập hàng từ công ty phân phối thì hóa đơn VAT mà công ty xuất chính là hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh đó.

4.2. Hóa đơn Bán hàng

Hóa đơn bán hàng do các hộ kinh doanh khác, cá nhân kinh doanh hoặc tổ chức nộp thuế theo phương pháp trực tiếp phát hành. Đây là loại hóa đơn phổ biến khi hộ kinh doanh mua hàng từ các đối tác quy mô nhỏ.

4.3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Là loại hóa đơn được lập trực tiếp từ hệ thống máy tính tiền trong quá trình bán hàng, toàn bộ thông tin được chuyển tự động đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn do Bộ Tài chính quy định. Loại hóa đơn này ngày càng phổ biến kể từ khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực.

4.4. Chứng từ thay thế (Bảng kê mua hàng)

Chứng từ thay thế như phiếu thu hoặc phiếu mua hàng được sử dụng trong những trường hợp đặc biệt, chủ yếu khi hộ kinh doanh mua hàng hóa nông, lâm, thủy sản từ các cá nhân hoặc hộ quy mô nhỏ lẻ không có nghĩa vụ xuất hóa đơn.

Xem thêm: Quy định mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh 2026

5. Hướng dẫn hạch toán hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh

Tùy nhóm doanh thu, hộ kinh doanh áp dụng hệ thống sổ sách và quy trình hạch toán khác nhau, cụ thể:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn đầu vào

• Kiểm tra đầy đủ thông tin người bán và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), thông tin hàng hóa/dịch vụ (số lượng, đơn giá, số tiền, thuế suất, ngày lập).
• Đối chiếu với hợp đồng, phiếu giao hàng hoặc biên bản nghiệm thu để đảm bảo hóa đơn phản ánh đúng giao dịch thực tế.
• Với hóa đơn điện tử, tra cứu tính hợp lệ trên Cổng thông tin Cục Thuế tại tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Bước 2: Phân loại và ghi sổ kế toán

• Hộ kinh doanh tính thuế theo tỷ lệ % doanh thu sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa/dịch vụ (S2b-HKD), Sổ chi tiết doanh thu – chi phí (S2c-HKD), Sổ chi tiết vật liệu/hàng hóa (S2d-HKD) và Sổ chi tiết tiền (S2e-HKD).
• Hóa đơn điện tử phải được ghi sổ kế toán phù hợp với dữ liệu hóa đơn; nếu cơ quan thuế cung cấp dữ liệu, hộ kinh doanh có trách nhiệm đối chiếu và sử dụng dữ liệu đó.
• Trường hợp mua từ người bán không có hóa đơn: lập Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ thay thế làm chứng từ ghi sổ.

Bước 3: Xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNCN

Theo Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP: Thu nhập tính thuế = Doanh thu – Chi phí hợp lệ.

• Chi phí được trừ gồm: nguyên liệu, lương công nhân (có bảo hiểm bắt buộc), khấu hao tài sản cố định, lãi vay, dịch vụ mua ngoài có hóa đơn và thanh toán không tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên.
• Chi phí không được trừ gồm: chi không liên quan đến kinh doanh, chi không có chứng từ, lương của chủ hộ kinh doanh, tiền phạt vi phạm, chi cá nhân/gia đình.

Bước 4: Đối chiếu sổ quỹ và sao kê ngân hàng

• Thường xuyên đối chiếu các khoản chi trên hóa đơn với sổ quỹ tiền mặt hoặc sao kê tài khoản ngân hàng để đảm bảo tính khớp đúng và minh bạch.
• Riêng với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới hợp lệ khi kê khai thuế.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn và chứng từ

• Hóa đơn điện tử từ 01/6/2025 phải lưu trữ điện tử, đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu; hóa đơn phải nguyên vẹn, dễ tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra.
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5-10 năm theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Tìm hiểu thêm: Quy định về xuất hóa đơn mới nhất 2026

6. Những sai sót thường gặp

Một số lỗi phổ biến dưới đây gây rủi ro bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính:

• Không lấy hóa đơn đầu vào: Dẫn đến không được công nhận chi phí và có nguy cơ bị xem là kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc.
• Hóa đơn thiếu hoặc sai thông tin: Các sai sót thường gặp gồm sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; sai ngày lập hoặc thời điểm ghi nhận nghiệp vụ; sai tên hàng hóa, số lượng, đơn giá hoặc thuế suất GTGT.
• Thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên: Các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí hợp lệ theo quy định.
• Hạch toán hóa đơn bỏ sót vào sai kỳ: Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót phải hạch toán vào năm phát sinh và điều chỉnh lại chi phí, công nợ của năm đó; không được hạch toán vào năm hiện tại vì sẽ làm sai lệch chi phí và thu nhập.
• Đưa chi phí cá nhân vào chi phí kinh doanh: Chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh, chi cá nhân/gia đình và lương của chính chủ hộ kinh doanh đều không được tính vào chi phí được trừ.
• Không lưu trữ hoặc lưu trữ không đúng quy định: Hóa đơn, chứng từ kế toán phải được lưu giữ tối thiểu 5–10 năm; cần sắp xếp lưu trữ cẩn thận và nên sao lưu bản điện tử để dễ tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Trên đây là những kiến thức cần thiết về hạch toán hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh mà mọi chủ hộ nên nắm vững trong bối cảnh chính sách thuế có nhiều thay đổi từ năm 2026. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ và ghi sổ đúng quy định chính là nền tảng để kinh doanh bền vững và an toàn pháp lý!

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: