Cách hạch toán chi phí cố định mới nhất cho doanh nghiệp
25 Tháng 6, 2026 Hạch toán chi phí cố định là việc kế toán ghi chép, phản ánh và phân bổ các khoản chi phí không thay đổi theo sản lượng (định phí) vào sổ sách kế toán. Việc hạch toán làm sao để vừa tối ưu được thuế, vừa tuân thủ nghiêm ngặt các quy định mới nhất của Thông tư 99/2025/TT-BTC lại là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể tham khảo thông tin về việc hạch toán qua bài viết tại phần mềm kế toán EasyBooks ngay bên dưới đây.
Mục lục
- 1. Chi phí cố định là gì?
- 2. Phân biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi
- 3. Các loại chi phí cố định thường gặp trong doanh nghiệp
- 4. Nguyên tắc hạch toán chi phí cố định
- 5. Hạch toán các khoản chi phí cố định thường gặp
- 6. Những sai sót thường gặp khi hạch toán chi phí cố định
- 7. EasyBooks hỗ trợ hạch toán chi phí cố định tự động
1. Chi phí cố định là gì?
Chi phí cố định (Fixed Cost) là những khoản chi phí mà tổng số tiền doanh nghiệp phải chi trả không thay đổi theo mức độ hoạt động (như quy mô sản xuất, doanh lượng, doanh thu) trong một phạm vi công suất và khoảng thời gian nhất định.
Ví dụ: Dù doanh nghiệp tạm dừng hoạt động (sản lượng bằng 0) hay đẩy mạnh sản xuất lên 1.000 sản phẩm, các khoản tiền như phí bảo hiểm, tiền thuê mặt bằng hay lãi vay ngân hàng vẫn giữ nguyên không đổi.
2. Phân biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi
Chi phí cố định (định phí) và chi phí biến đổi (biến phí) khác nhau chủ yếu ở tính chất thay đổi theo quy mô sản xuất: chi phí cố định không thay đổi khi sản lượng tăng/giảm, còn chi phí biến đổi tăng/giảm tỷ lệ thuận với sản lượng.
| Khía cạnh | Chi phí cố định (Fixed Cost – FC) | Chi phí biến đổi (Variable Cost – VC) |
| Khái niệm | Chi phí không thay đổi theo mức sản xuất hoặc doanh thu, dù sản xuất nhiều/ít hay không hoạt động vẫn phải trả | Chi phí thay đổi theo quy mô sản xuất/số lượng sản phẩm dịch vụ tạo ra |
| Đặc điểm tổng chi phí | Tổng chi phí cố định không đổi khi thay đổi mức độ hoạt động | Tổng chi phí biến đổi thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi |
| Đặc điểm chi phí đơn vị | Chi phí cố định trên 1 đơn vị sản phẩm giảm dần khi tăng mức độ hoạt động | Chi phí biến đổi đơn vị không đổi khi thay đổi mức độ hoạt động |
| Khi không hoạt động | Vẫn tồn tại (phải trả dù không sản xuất) | Bằng 0 (không phát sinh) |
| Ví dụ cụ thể | Tiền thuê nhà, thuế, tiền lương nhân viên quản lý, khấu hao máy móc, bảo hiểm | Nguyên liệu đầu vào, nhân công trực tiếp, bao bì đóng gói, năng lượng sản xuất, hoa hồng bán hàng, chi phí vận chuyển |
| Tính vào tồn kho | Không bao gồm trong định giá tồn kho | Bao gồm trong định giá tồn kho |
| Ảnh hưởng đến giá thành | Độc lập với số lượng sản phẩm | Trực tiếp liên quan đến số lượng sản phẩm |
| Quản lý | Tập trung dài hạn, lập kế hoạch tài chính | Linh hoạt, phản ứng nhanh theo thay đổi sản xuất |
Xem thêm: Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
3. Các loại chi phí cố định thường gặp trong doanh nghiệp
Dưới đây là 8 loại chi phí cố định thường gặp trong doanh nghiệp:
| Các loại chi phí | Chi tiết |
| Chi phí thuê mặt bằng |
|
| Chi phí nhân sự |
|
| Chi phí khấu hao tài sản |
|
| Chi phí bảo hiểm |
|
| Chi phí điện nước |
|
| Chi phí thuế và lãi vay |
|
| Chi phí phần mềm và dịch vụ |
|
| Chi phí bảo trì và nhiệm vụ |
|
4. Nguyên tắc hạch toán chi phí cố định
Khi tiến hành hạch toán các khoản định phí, đặc biệt là phần chi phí cấu thành từ Tài sản cố định (TSCĐ) và khấu hao, kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:
Nguyên giá = Giá mua TSCĐ trả tiền ngay + Các chi phí liên quan trực tiếp tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái có khả năng hoạt động
Lưu ý nguyên giá không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại. Bên cạnh đó, việc phân bổ khấu hao/hao mòn cũng tuân theo nguyên tắc sau:
- TSCĐ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: hao mòn tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh (TK 627, 642)
- TSCĐ hình thành từ Quỹ phúc lợi, Quỹ phát triển khoa học và công nghệ: hao mòn ghi giảm các quỹ hình thành TSCĐ đó
5. Hạch toán các khoản chi phí cố định thường gặp
Dưới đây là bảng hạch toán các khoản chi phí cố định thường gặp theo quy định Thông tư 99/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2026).
| Khoản chi phí cố định | Tài khoản Nợ
(CP bộ phận) |
Tài khoản Có | Chứng từ cần có |
| 1. Tiền thuê mặt bằng (văn phòng, nhà xưởng, kho) | – 642 (quản lý)
– 627 (sản xuất) – 641 (bán hàng) |
– 331 (nợ)
– 111, 112 (thanh toán) |
– Hợp đồng thuê
– Hóa đơn – Chứng từ thanh toán |
| 2. Tiền thuê nhà trả trước (phân bổ) | Ghi nhận công nợ:
331 |
111, 112 | Hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán |
| Phân bổ từng kỳ:
642, 627, 641 |
331 | Bảng phân bổ chi phí | |
| 3. Tiền lương nhân viên quản lý, văn phòng | – 642 (quản lý)
– 627 (sản xuất) – 641 (bán hàng) |
334 (Phải trả NLĐ) | Bảng tính lương, hợp đồng lao động |
| 4. Các khoản trích theo lương (BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ) | – 622, 627
– 641, 642 |
– 3383 (BHXH)
– 3384 (BHTN) – 3382 (BHYT) – 3385 (KPCĐ) |
Bảng tính lương, bảng trích BHXH |
| 5. Khi thanh toán lương | 334 | 111, 112 | Giấy chi tiền, chuyển khoản |
| 6. Khấu hao TSCĐ (máy móc, thiết bị, nhà xưởng) | – 627 (sản xuất)
– 642 (quản lý) – 641 (bán hàng) |
214 (Hao mòn TSCĐ) | Bảng tính khấu hao |
| 7. Tiền điện, nước (văn phòng, quản lý) | – 642 (quản lý)
– 627 (sản xuất) |
– 331
– 111, 112 |
Hóa đơn điện, nước |
| 8. Phí bảo hiểm (tài sản, hàng tháng) thuvienphapluat+1 | – 642 (quản lý)
– 627 (sản xuất) |
– 331
– 111, 112 |
Hợp đồng bảo hiểm, hóa đơn |
| 9. Lãi vay ngân hàng thuvienphapluat+1 | 635 (Chi phí tài chính) | – 334 (Nợ)
– 111, 112 (Thanh toán) |
Giấy nhận nợ, hóa đơn lãi vay |
| 10. Phí phần mềm quản lý | – 642 (quản lý)
– 627 (sản xuất) |
– 331
– 111, 112 |
Hóa đơn, hợp đồng phần mềm |
| 11. Phí quảng bá, xây dựng thương hiệu | – 641 (bán hàng)
– 642 (quản lý) |
– 331
– 111, 112 |
Hóa đơn, hợp đồng quảng cáo |
| 12. Thuế doanh nghiệp | – 821 (Chi phí khác) | – 333 (Thuế)
– 111, 112 |
Quyết định thuế, hóa đơn |
Xem ngay: Cách xác định chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN
6. Những sai sót thường gặp khi hạch toán chi phí cố định
Do chi phí cố định thường gắn liền với tài sản cố định (TSCĐ) và các khoản phân bổ dài hạn, kế toán rất dễ mắc phải các sai sót dưới đây khi lập sổ sách và quyết toán thuế:
| STT | Sai sót thường gặp | Chi tiết sai sót và hậu quả |
| 1 | Ghi nhận sai chi phí vào giá gốc TSCĐ | Ghi nhận trực tiếp các chi phí liên quan như vận chuyển, lắp đặt, chạy thử vào chi phí hoạt động trong kỳ thay vì cộng vào nguyên giá TSCĐ, làm giá trị tài sản bị ghi thấp và lợi nhuận sai lệch. |
| 2 | Không tính đầy đủ chi phí cấu thành giá gốc | Bỏ sót các khoản chi phí bắt buộc như bảo hiểm hàng hóa mua về, phí hải quan, phí kiểm định khi xác định nguyên giá TSCĐ. |
| 3 | Hạch toán sai tiêu chuẩn TSCĐ | Tài sản chưa đủ nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên hoặc thời gian sử dụng dưới 1 năm nhưng vẫn hạch toán vào TK 211, dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khấu hao. |
| 4 | Lựa chọn khung khấu hao sai quy định | Áp dụng khung thời gian khấu hao ngắn hơn mức tối thiểu hoặc dài hơn mức tối đa quy định tại các Thông tư về khấu hao, dẫn đến việc bị xuất toán chi phí khi quyết toán thuế. |
| 5 | Không phân bổ khấu hao khi dưới công suất | Khi máy móc, thiết bị hoạt động dưới công suất bình thường nhưng kế toán vẫn hạch toán toàn bộ khấu hao vào giá thành mà không tách phần công suất bị thiếu vào giá vốn hàng bán. |
| 6 | Hạch toán tiền thuê đất trả một lần vào TK 213 | Ghi nhận sai bản chất tiền thuê đất trả một lần vào tài sản cố định vô hình thay vì phải đưa vào TK 242 (Chi Phí Trả Trước) để phân bổ dần theo thời gian thuê. |
| 7 | Xác định sai thời điểm trích khấu hao | Tiến hành trích khấu hao quá sớm (khi chưa bàn giao, chưa sẵn sàng sử dụng) hoặc quá muộn, gây sai lệch chi phí giữa các kỳ kế toán. |
| 8 | Vẫn trích khấu hao khi tài sản đã hết khấu hao | Thiếu kiểm tra hệ thống sổ sách dẫn đến việc tài sản đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục phát sinh chi phí khấu hao trong kỳ. |
| 9 | Bỏ quên không trích khấu hao TSCĐ | Không kiểm tra danh mục tài sản hàng tháng, dẫn đến việc bỏ sót không tính khấu hao cho một hoặc nhiều tài sản đang sử dụng. |
| 10 | Số liệu Bảng tính khấu hao không khớp Sổ cái | Không đối chiếu định kỳ khiến số liệu trên bảng phân bổ khấu hao hàng tháng chênh lệch với số dư và số phát sinh của tài sản khoản 214 trên sổ cái. |
| 11 | Điều chỉnh sai kỳ chi phí khấu hao trích thiếu | Phát hiện năm trước trích thiếu khấu hao nhưng lại thực hiện bút toán điều chỉnh tăng chi phí vào năm hiện tại, không đúng nguyên tắc kỳ kế toán của luật thuế. |
| 12 | Không loại trừ khấu hao khi TSCĐ ngừng sử dụng | Tài sản đã tạm ngừng hoạt động, không tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nhưng kế toán vẫn tiếp tục trích khấu hao và tính vào chi phí hợp lý. |
| 13 | Thiếu hồ sơ khi tạm ngừng tài sản để sửa chữa | Vẫn trích khấu hao trong thời gian dừng tài sản để sửa chữa lớn hoặc di dời nhưng không lưu trữ đủ hồ sơ, quyết toán, dự toán để chứng minh lý do bất khả kháng với cơ quan thuế. |
| 14 | Không tạm tăng TSCĐ khi chưa quyết toán | Tài sản đã hoàn thành, đưa vào sử dụng và phát sinh doanh thu nhưng chưa có quyết toán công trình nên kế toán trì hoãn việc tạm tăng nguyên giá và trích khấu hao. |
| 15 | Hạch toán chi phí khấu hao sai tài khoản bộ phận | Lựa chọn sai tài khoản chi phí (ví dụ: khấu hao máy móc sản xuất thuộc TK 627 lại hạch toán vào TK 642 của bộ phận quản lý), làm sai lệch giá thành sản phẩm và báo cáo bộ phận. |
| 16 | Phân bổ chi phí sửa chữa lớn vượt quá 3 năm | Tập hợp chi phí sửa chữa lớn vào TK 242 nhưng lại phân bổ dần trong thời gian quá 3 năm, vi phạm giới hạn thời gian tối đa theo quy định của Luật thuế TNDN. |
| 17 | Không vốn hóa chi phí lãi vay đầu tư XDCB | Chi phí lãi vay phát sinh từ các khoản vay dùng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản không được cộng vào nguyên giá tài sản hình thành trong tương lai mà lại hạch toán thẳng vào chi phí tài chính (TK 635). |
| 18 | Bàn giao, điều chuyển TSCĐ thiếu biên bản | Thay đổi bộ phận sử dụng hoặc người quản lý tài sản nhưng không lập biên bản bàn giao, dẫn đến việc hạch toán sai chi phí bộ phận và lỏng lẻo trong quản lý tài sản. |
| 19 | Ghi tăng nguyên giá do nâng cấp khi thiếu hồ sơ | Thực hiện cải tạo, nâng cấp làm tăng năng lực tài sản và ghi tăng nguyên giá nhưng không có đủ hồ sơ thiết kế, dự toán hay biên bản nghiệm thu nâng cấp để chứng minh với cơ quan thuế. |
| 20 | Bỏ qua ảnh hưởng lạm phát, tổn thất tài sản | Không ghi nhận khoản giảm giá trị thực tế của tài sản (impairment) khi tài sản bị lỗi thời công nghệ hoặc hư hỏng nghiêm trọng, khiến giá trị sổ sách chênh lệch quá lớn so với thực tế. |
7. EasyBooks hỗ trợ hạch toán chi phí cố định tự động
Để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình và cập nhật kịp thời các quy định mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, phần mềm kế toán online EasyBooks cung cấp giải pháp tự động hóa công tác hạch toán chi phí với các tính năng thiết thực:
- Tự động định khoản: Hệ thống hỗ trợ thiết lập sẵn các định khoản mặc định theo quy định. Khi nhập liệu chứng từ gốc, phần mềm tự động gợi ý tài khoản Nợ/Có phù hợp cho từng bộ phận, giúp kế toán tiết kiệm thời gian xử lý.
- Quản lý tài sản và khấu hao: Theo dõi chi tiết danh mục tài sản cố định, công cụ dụng cụ và tự động tính toán, phân bổ chi phí định kỳ (khấu hao, chi phí trả trước), giảm thiểu tối đa sai sót sót hoặc trùng lặp.
- Đồng bộ dữ liệu thông minh: Nhờ khả năng kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử và ngân hàng, EasyBooks hỗ trợ tự động tải hóa đơn đầu vào và đối chiếu dòng tiền, hạn chế việc phải nhập liệu thủ công.
- Cập nhật quy định mới: Phần mềm kịp thời cập nhật các biểu mẫu, tài khoản theo Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ năm 2026, đồng thời đưa ra các cảnh báo rủi ro về trạng thái hoạt động của mã số thuế đối tác để doanh nghiệp chủ động kiểm soát.
Hạch toán chi phí cố định là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa bài toán chi phí, xác định chính xác điểm hòa vốn và bảo vệ dòng tiền trước các kỳ quyết toán thuế. Nhất là khi Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức đi vào hiệu lực, các tiêu chuẩn về tính minh bạch, sự nhất quán trong hồ sơ chứng từ và hạch toán tài khoản lại càng được thắt chặt.
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
24 Tháng 6, 2026 
