Tin tức

Hướng dẫn cách hạch toán chi phí nhân công

16 Tháng 7, 2026

Quản lý chặt chẽ và hạch toán chi phí nhân công chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp định giá sản phẩm hợp lý và bảo vệ dòng tiền trước các rủi ro về thuế. Hãy lưu lại cẩm nang hạch toán từ TK 622, TK 334 đến TK 154 trên đây để áp dụng ngay vào kỳ kế toán này của doanh nghiệp bạn. Cùng phần mềm kế toán EasyBooks tìm hiểu chi tiết ngay

hach-toan-chi-phi-nhan-cong

Mục lục

1. Chi phí nhân công là gì?
2. Các loại chi phí nhân công trong doanh nghiệp
3. Nguyên tắc hạch toán chi phí nhân công
4. Tài khoản sử dụng khi hạch toán chi phí nhân công
5. Hướng dẫn hạch toán chi phí nhân công
6. Chi phí nhân công có được trừ khi tính thuế TNDN không?
- 6.1 Điều kiện để chi phí nhân công được trừ
- 6.2 Các trường hợp chi phí nhân công không được trừ

1. Chi phí nhân công là gì?

Chi phí nhân công (hay còn gọi là chi phí lao động) là toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động trong quá trình làm việc. Khoản chi phí này bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền thưởng (nếu có), các khoản phúc lợi và các khoản trích theo lương theo quy định như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.

Đây là một trong những khoản chi phí quan trọng của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, dịch vụ và kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy, việc hạch toán chi phí nhân công đầy đủ, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, tính đúng giá thành và lập báo cáo tài chính theo đúng quy định.

2. Các loại chi phí nhân công trong doanh nghiệp

Để quản lý dòng tiền và phục vụ công tác kế toán, chi phí nhân công thường được phân loại theo cấu phần và tính chất công việc.

Phân loại theo cấu phần lương thưởng

Trong một doanh nghiệp, chi phí nhân công thường bao gồm 4 nhóm chính:

Lương cơ bản: Khoản tiền cố định được thỏa thuận và ký kết trong hợp đồng lao động.
Phụ cấp: Các khoản hỗ trợ nhằm bù đắp hoặc khuyến khích người lao động (như phụ cấp ăn trưa, đi lại, nhà ở, trách nhiệm, độc hại…).
Tiền thưởng: Các khoản thưởng theo năng suất, doanh thu hoặc thưởng vào các dịp lễ, Tết.
Các khoản trích theo lương: Phần chi phí mà doanh nghiệp bắt buộc phải đóng cho cơ quan nhà nước dựa trên quỹ lương (bao gồm BHXH, BHYT, BHTN, và Kinh phí công đoàn).

Phân loại theo tính chất kế toán

Chi phí nhân công trực tiếp: Chi trả cho lao động trực tiếp sản xuất, thi công. Khoản chi này thường được hạch toán vào tài khoản 622.
Chi phí nhân công gián tiếp: Chi trả cho bộ phận văn phòng, hành chính, quản lý phân xưởng, bộ phận bán hàng… Đây là những người không trực tiếp tạo ra sản phẩm.

Trường hợp thuê ngoài (Nhân công thuê khoán)

Đây là khoản chi trả cho các cá nhân hoặc tổ đội bên ngoài thực hiện công việc theo một hợp đồng giao khoán cụ thể, không thuộc nhân sự cố định của công ty.

Đối với các doanh nghiệp xây dựng, phần nhân công trực tiếp và nhân công thuê khoán là hai khoản mục cần được theo dõi sát sao nhất. Bởi những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành công trình cũng như tính hợp lý của hồ sơ quyết toán thuế.

Xem thêm: Cách hạch toán chi phí sản xuất

3. Nguyên tắc hạch toán chi phí nhân công

Để phản ánh chính xác bức tranh tài chính và tránh rủi ro bị xuất toán khi quyết toán thuế, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau:

Phân loại đúng khoản chi: Tiền lương, phụ cấp, tiền công và các khoản trích theo lương phải được bóc tách rõ ràng theo từng bộ phận (Sản xuất, Bán hàng, Quản lý).
Hạch toán đúng đối tượng chịu chi phí: Chi phí nhân công phát sinh cho sản phẩm, công trình hoặc dịch vụ nào thì phải tập hợp chính xác cho đối tượng đó.
Ghi nhận theo nguyên tắc phù hợp và thận trọng: Chi phí phải được ghi nhận đồng thời với doanh thu liên quan hoặc ngay khi chắc chắn sẽ phát sinh dòng tiền chi ra.
Không đưa chi phí vượt mức bình thường vào giá thành: Nếu chi phí nhân công trực tiếp vượt quá mức bình thường (lãng phí, ngừng sản xuất…), phần vượt mức phải kết chuyển ngay vào TK 632 (Giá vốn hàng bán), tuyệt đối không treo lại trong chi phí sản xuất dở dang.
Đầy đủ chứng từ hợp lệ: Hồ sơ nhân công phải hoàn chỉnh bao gồm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, quyết định khen thưởng, chứng từ thanh toán (phiếu chi/giấy báo nợ) và hồ sơ trích nộp bảo hiểm.

4. Tài khoản sử dụng khi hạch toán chi phí nhân công

tai-khoan-su-dung-khi-hach-toan-chi-phi-nhan-cong

Tài khoản chủ yếu dùng để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp là TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. Tài khoản này dùng để tập hợp tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản trích theo lương của lao động trực tiếp sản xuất, thi công hoặc cung cấp dịch vụ.

TK 622: Nhân công trực tiếp.
TK 334: Phải trả người lao động, dùng khi ghi nhận tiền lương phải trả.
TK 338: Các khoản phải trả, phải nộp khác, dùng cho phần BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ doanh nghiệp trích theo lương.
TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, dùng để kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp cuối kỳ.
TK 632: Giá vốn hàng bán, dùng cho phần chi phí nhân công trực tiếp vượt mức bình thường không tính vào giá thành.

Xem thêm: Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

5. Hướng dẫn hạch toán chi phí nhân công

Quy trình hạch toán chi phí nhân công trong doanh nghiệp sản xuất, xây dựng và dịch vụ thường trải qua các bước tính lương, trích bảo hiểm, chi trả và kết chuyển cuối kỳ.

Bước 1: Hạch toán tiền lương phải trả cuối tháng

Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán ghi nhận chi phí theo từng bộ phận:

Nợ TK 622: Nhân công trực tiếp sản xuất, thi công công trình.
Nợ TK 627: Nhân công gián tiếp ở phân xưởng, tổ đội, bộ phận phục vụ sản xuất.
Nợ TK 641: Nhân công thuộc bộ phận bán hàng, kinh doanh.
Nợ TK 642: Nhân công thuộc bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Có TK 334: Tổng số tiền lương phải trả cho người lao động.

Bước 2: Hạch toán các khoản trích theo lương

Phần doanh nghiệp chịu (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh):

Nợ TK 622, 627, 641, 642 (Tương ứng theo từng bộ phận)
Có TK 338: Tổng các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn.

Phần khấu trừ trực tiếp vào lương của người lao động:

Nợ TK 334
Có TK 338

Bước 3: Khi tiến hành trả lương cho người lao động

Khi doanh nghiệp chi trả tiền lương (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng):

Nợ TK 334
Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi không kỳ hạn)

Bước 4: Kết chuyển chi phí nhân công vào cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, tiến hành kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp để tính giá thành sản phẩm/công trình:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, chi phí được kết chuyển sang TK 631. Đối với phần chi phí nhân công vượt mức bình thường, kế toán hạch toán thẳng vào Nợ TK 632 / Có TK 622.

Bước 5: Đối với trường hợp nhân công thuê ngoài/thuê khoán

Khi sử dụng lao động thuê ngoài, kế toán không hạch toán qua TK 334 mà cần căn cứ vào hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc và chứng từ thanh toán để hạch toán thẳng vào chi phí tương ứng:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy thuộc vào tính chất công việc thuê ngoài phục vụ cho bộ phận nào).
Có TK 111, 112 hoặc TK 331 (Phải trả cho người bán/đơn vị nhận khoán).

Việc hiểu và hạch toán đúng chi phí nhân công giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt giá thành sản phẩm, tối ưu hiệu quả hoạt động và tự tin trước các kỳ quyết toán thuế. Hãy luôn đảm bảo hệ thống chứng từ (hợp đồng, bảng công, bảng lương) đi kèm rõ ràng để tối ưu hóa chi phí hợp lý cho doanh nghiệp của bạn!

huong-dan-hach-toan-chi-phi-nhan-cong

Tìm hiểu ngay: Cách xác định chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN

6. Chi phí nhân công có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Chi phí nhân công là một trong những khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp, nhưng không phải khoản chi nào cũng đương nhiên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Theo Điều 9 và Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp), chi phí nhân công chỉ được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

6.1 Điều kiện để chi phí nhân công được trừ

Là khoản chi thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định (bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động, chứng từ chi trả…).
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi trả lương, thưởng, phụ cấp từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Quy định này áp dụng từ ngày 15/12/2025 theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Mức hưởng và điều kiện hưởng (lương, thưởng, phụ cấp) phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của doanh nghiệp.

6.2 Các trường hợp chi phí nhân công không được trừ

Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không được tính vào chi phí được trừ đối với:

Khoản tiền lương, tiền công đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp.
Khoản lương, thưởng, phụ cấp không được quy định rõ điều kiện và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính/quy chế thưởng của doanh nghiệp.
Khoản chi trả lương, thưởng bằng tiền mặt cho từng lần thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên (không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).
Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ (những đối tượng này không được trả lương cho chính mình như người lao động thông thường).

Lưu ý cho kế toán: Để tránh bị xuất toán khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên ưu tiên chi trả lương qua chuyển khoản ngân hàng, đồng thời rà soát lại quy chế lương thưởng nội bộ để đảm bảo có quy định rõ ràng về điều kiện và mức hưởng cho từng khoản chi liên quan đến người lao động.

Để việc hạch toán chi phí nhân công nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian, phần mềm kế toán EasyBooks với nhiều tính năng nổi bật như:

Tự động hạch toán các nghiệp vụ kế toán, hạn chế sai sót khi nhập liệu.
Quản lý tiền lương, các khoản trích theo lương và phân bổ chi phí theo từng bộ phận.
Tự động lập sổ sách, báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo quy định hiện hành.
Kết nối đồng bộ với hóa đơn điện tử, ngân hàng và chữ ký số.
Cung cấp hệ thống báo cáo trực quan, hỗ trợ theo dõi tình hình tài chính kịp thời.
Giao diện dễ sử dụng, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên gia.

Với EasyBooks, doanh nghiệp có thể tối ưu công tác kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Hy vọng bài viết của EasyBooks đã giúp bạn hiểu rõ cách hạch toán chi phí nhân công theo đúng quy định hiện hành, giúp quá trình hạch toán diễn ra chính xác và hiệu quả hơn.

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.