Cách hạch toán hóa đơn đầu vào/đầu ra kế toán nhà hàng ăn uống chính xác
24 Tháng 12, 2025 Cách hạch toán hóa đơn đầu vào/đầu ra kế toán nhà hàng là nghiệp vụ mà bất kỳ kế toán viên nào trong ngành F&B cũng phải nắm vững. Đặc biệt từ năm 2026, với sự ra đời của Thông tư 99/2025/TT-BTC và yêu cầu hóa đơn điện tử bắt buộc, việc hạch toán đúng đủ – đúng kỳ càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Bài viết này phần mềm kế toán EasyBooks sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn xử lý chính xác, tránh rủi ro bị truy thu thuế.
Mục lục
1. Tìm hiểu hóa đơn đầu vào – hóa đơn đầu ra trong nhà hàng
1.1. Hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào trong nhà hàng là toàn bộ chứng từ phát sinh khi nhà hàng chi tiền mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sử dụng dịch vụ phục vụ kinh doanh – bao gồm hóa đơn mua thực phẩm (rau củ, thịt, cá, gia vị), công cụ dụng cụ, tiền điện, nước, gas và thuê mặt bằng. Đây là căn cứ để kế toán hạch toán chi phí và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Các chi phí mua nguyên vật liệu không có hóa đơn hợp lệ sẽ không được trừ khi tính thuế, làm tăng số thuế phải nộp – đây là điểm kế toán nhà hàng cần kiểm soát chặt chẽ nhất.
1.2. Hóa đơn đầu ra
Hóa đơn đầu ra là hóa đơn nhà hàng lập và xuất cho khách khi cung cấp dịch vụ ăn uống; bao gồm bán tại chỗ, take-away, tổ chức tiệc hoặc giao hàng qua GrabFood, ShopeeFood. Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Lưu ý, phí dịch vụ và phụ thu ngày lễ đều phải xuất hóa đơn và tính vào doanh thu chịu thuế; dịch vụ ăn uống hiện áp dụng mức VAT 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, có hiệu lực đến hết 31/12/2026.
Tìm hiểu thêm: Quản Lý Chi Phí Nguyên Vật Liệu Nhà Hàng Bằng Phần Mềm Kế Toán
2. Quy định về hóa đơn trong kinh doanh nhà hàng
2.1. Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh F&B có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Đối với doanh nghiệp nhà hàng, toàn bộ hóa đơn đầu vào và đầu ra phải là hóa đơn điện tử, lưu dưới dạng XML hoặc PDF có mã xác thực. Ngày lập hóa đơn và ngày ký số không được cách nhau quá 1 ngày làm việc, vi phạm có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
2.2. Quy định về lưu trữ và kê khai thuế
Toàn bộ chứng từ, hóa đơn đầu vào – đầu ra phải được lưu trữ ít nhất 10 năm để phục vụ thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế. Từ năm 2026, theo Nghị quyết 198/2025/QH15, hộ kinh doanh nhà hàng bãi bỏ phương pháp thuế khoán, chuyển sang kê khai thuế theo doanh thu và chi phí thực tế – khiến việc có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ quan trọng hơn bao giờ hết.
Giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ chi phí.
2.3. Quy định khi mua hàng không có hóa đơn
Mua nguyên liệu tại chợ truyền thống là tình huống phổ biến tại hầu hết các nhà hàng, tuy nhiên tiềm ẩn rủi ro thuế đáng kể.
Trường hợp không có hóa đơn đầu vào, nhà hàng vẫn phải ghi nhận chi phí dựa trên sổ sách tự lập như nhật ký mua hàng, biên nhận giấy tay, nhưng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định từ 2026. Kế toán cần lập Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn theo mẫu quy định và ưu tiên thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng để có sao kê làm chứng từ bổ sung khi cơ quan thuế kiểm tra.
3. Tài khoản kế toán sử dụng trong nhà hàng
Kể từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC, tuy nhiên hệ thống tài khoản cơ bản vẫn được sử dụng. Các tài khoản thường dùng trong nhà hàng gồm:
- TK 111, 112: Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- TK 131: Phải thu khách hàng (khách đặt tiệc trả sau)
- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
- TK 152: Nguyên vật liệu (thực phẩm, gia vị)
- TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (chi phí chế biến món ăn)
- TK 155: Thành phẩm (món ăn nhập kho)
- TK 211, 214: Tài sản cố định và khấu hao
- TK 331: Phải trả người bán
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 632: Giá vốn hàng bán
- TK 641, 642: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý
Từ 01/01/2026, doanh nghiệp được sửa đổi, bổ sung tên, số hiệu tài khoản cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, nhưng phải ban hành Quy chế hạch toán kế toán làm cơ sở thực hiện.
4. Cách hạch toán hóa đơn đầu vào trong nhà hàng
4.1. Mua nguyên vật liệu có hóa đơn
Khi mua thực phẩm, gia vị, đồ uống từ nhà cung cấp có xuất hóa đơn GTGT, kế toán hạch toán như sau:
– Nhập kho nguyên liệu:
- Nợ TK 152
- Nợ TK 133
- Có TK 111/112/331
– Xuất nguyên liệu cho bếp chế biến:
- Nợ TK 154, 621
- Có TK 152
4.2. Mua hàng không có hóa đơn
Tình huống phổ biến khi mua nguyên liệu tại chợ từ tiểu thương, nông dân – không có phần thuế GTGT khấu trừ. Kế toán xử lý:
– Hạch toán nhập kho:
- Nợ TK 152
- Có TK 111/331
– Chứng từ thay thế: Từ ngày 12/03/2026, lập Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn theo Mẫu 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC thay thế Mẫu 01/TNDN cũ
– Hồ sơ kèm theo: Biên bản giao nhận hàng, chứng từ thanh toán, bản sao CCCD người bán
– Giao dịch từ 5 triệu trở lên: Bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt để chi phí được chấp nhận
4.3. Chi phí vận hành (điện, nước, thuê mặt bằng)
Các khoản chi cố định thường có hóa đơn GTGT đầy đủ. Kế toán hạch toán:
– Chi phí điện, nước, gas:
- Nợ TK 154/627 (chưa thuế)
- Nợ TK 133
- Có TK 111/112/331
– Chi phí quản lý (internet, vệ sinh…):
- Nợ TK 642
- Nợ TK 133
- Có TK 111/112/331
Tiền thuê mặt bằng trả trước nhiều kỳ: Ghi vào TK 242, sau đó phân bổ dần hàng tháng vào TK 154/627/642, tránh hạch toán một lần làm sai lệch kết quả kinh doanh
Xem thêm: Phần Mềm Kế Toán Nhà Hàng EasyBooks – Giải Pháp Tối Ưu Doanh Thu
5. Cách hạch toán hóa đơn đầu ra
Hàng ngày, kế toán dựa trên hóa đơn và phiếu thanh toán từ thu ngân để ghi nhận doanh thu. Các bút toán chính:
– Ghi nhận doanh thu dịch vụ ăn uống:
- Nợ TK 111/112/131
- Có TK 511 (doanh thu chưa thuế)
- Có TK 333 (thuế GTGT đầu ra 8%)
– Ghi nhận giá vốn:
- Nợ TK 632
- Có TK 155/154
– Cuối kỳ kết chuyển doanh thu:
- Nợ TK 511
- Có TK 911
– Khách lẻ không lấy hóa đơn: Kế toán lập bảng kê và xuất một hóa đơn tổng vào cuối ngày – bắt buộc với nhà hàng dùng máy tính tiền kết nối thuế từ năm 2025
– Thuế suất áp dụng: Dịch vụ ăn uống đang áp dụng VAT 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP, có hiệu lực đến hết 31/12/2026 – cần ghi rõ thuế suất trên từng hóa đơn xuất ra
Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh mới nhất 2026
6. Lưu ý quan trọng cho kế toán nhà hàng
Hạch toán hóa đơn đầu vào/đầu ra tưởng đơn giản nhưng thực tế nhà hàng là ngành có đặc thù phức tạp như giao dịch liên tục, nhiều hình thức thanh toán, nguyên liệu mua từ nhiều nguồn khác nhau. Dưới đây là những lưu ý giúp kế toán nhà hàng tránh sai sót và rủi ro pháp lý:
Về hóa đơn đầu vào:
- Không lấy hóa đơn đầu vào là lỗi nghiêm trọng nhất, dẫn đến không được công nhận chi phí và có nguy cơ bị xem là kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc – phải yêu cầu hóa đơn cho mọi giao dịch mua vào có thể lấy được
- Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn ngay khi nhận: tên, mã số thuế, thuế suất, thời điểm lập – hóa đơn thiếu thông tin hoặc sai MST sẽ bị loại khi quyết toán
- Với hóa đơn mua nguyên liệu tại chợ không có chứng từ: lập Bảng kê Mẫu 02/TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC, ưu tiên thanh toán chuyển khoản có sao kê để làm bằng chứng
- Định kỳ theo tháng, quý rà soát toàn bộ hóa đơn chứng từ, đặc biệt kiểm tra danh sách nhà cung cấp rủi ro do cơ quan thuế công bố để giải trình kịp thời
Về hóa đơn đầu ra:
- Từ ngày 16/01/2026, mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm đã được nâng lên, thay thế quy định cũ, kế toán cần xuất hóa đơn ngay tại thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền
- Doanh thu từ tất cả kênh (tại bàn, take-away, GrabFood, ShopeeFood, ví điện tử) đều phải ghi nhận đầy đủ và xuất hóa đơn, bỏ sót bất kỳ nguồn thu nào đều có nguy cơ bị truy thu khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu
- Phí dịch vụ, phụ thu ngày lễ bắt buộc phải cộng vào doanh thu tính thuế và xuất hóa đơn, không được tách riêng cho nhân viên
- Ghi rõ thuế suất VAT 8% trên hóa đơn theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP (áp dụng đến hết 31/12/2026); rượu, bia không được hưởng mức giảm này
Về lưu trữ và tuân thủ chung:
- Toàn bộ hóa đơn đầu vào – đầu ra phải lưu trữ ít nhất 10 năm, ưu tiên lưu trữ điện tử đảm bảo an toàn và dễ tra cứu
- Tách bạch tài khoản ngân hàng kinh doanh và tài khoản cá nhân, thông báo đầy đủ số tài khoản cho cơ quan thuế theo yêu cầu từ năm 2026
- Chủ động kiểm tra hóa đơn ngay khi phát hành; nếu phát sinh sai sót cần điều chỉnh hoặc thay thế kịp thời theo đúng quy định
- Cập nhật hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026, ban hành Quy chế hạch toán nội bộ nếu có điều chỉnh tài khoản so với chuẩn cũ
Trên đây là toàn bộ nội dung về cách hạch toán hóa đơn đầu vào/đầu ra kế toán nhà hàng mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng những thông tin từ EasyBooks sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh nhà hàng thực hiện công tác kế toán đúng chuẩn và tiết kiệm thời gian quản lý!
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
22 Tháng 5, 2026 
