Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng hóa đều phảì thực hiện quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Mỗi tháng kế toán cần kiểm kê kho định kỳ để kiểm tra số liệu có khớp với sổ sách không? Bài viết dưới đây, Phần mềm kế toán Online EasyBooks sẽ chia sẻ và phổ cập thông tin về Thủ Tục Xử Lý Hàng Tồn Kho Chậm Luân Chuyển cho doanh nghiệp!

1. Thực trạng trong việc xử lý hàng tồn kho

Hàng hóa tồn kho dù là do không bán được hay với mục đích lưu trữ nếu như số lượng quá nhiều đều gây nên những áp lực rất lớn đến công việc kinh doanh chung. Bởi đối với nhiều doanh nghiệp, hàng hóa tồn kho có thể chiếm đến 40% – 50% tổng tài sản. Chưa kể số lượng quá nhiều mà còn tồn kho trong suốt một khoản thời gian dài còn gây lãng phí rất nhiều khoản chi phí, mất nhiều thời gian và nguồn lực trong khâu quản lý.

Vậy vì sao hàng hóa bị tồn kho quá nhiều? Theo đó, nếu kho hàng của bạn đang “báo động” với tình trạng hàng tồn quá nhiều thì rất có thể xuất phát từ những nguyên nhân như sau:

• Sản xuất dư thừa, vượt ngoài nhu cầu tiêu dùng của thị trường: Đây có lẽ là nguyên nhân rất phổ biến mà nhiều doanh nghiệp đang rơi vào, việc đánh gía sai nhu cầu thị trường dẫn đến việc sản xuất quá nhiều không bán được hết và tồn kho.
• Dự trữ quá nhiều hàng hóa, nguyên liệu: Nhiều doanh nghiệp vẫn thường có xu hướng dự trữ nhiều hàng hóa, nguyên liệu để phòng trừ các trường hợp khan hiếm. Nhưng điều này cũng vô tình khiến “lấn chiếm” quá nhiều diện tích của kho hàng.
• Thiếu sự chuyên nghiệp trong quy trình sản xuất: Điều này có thể hiểu đơn giản rằng các quy trình không đồng nhất với nhau, dẫn đến sản phẩm dư thừa hoặc bán thành phẩm quá nhiều mãi không được hoàn tất do thiếu nguyên liệu hoặc các lý do khác.
• Nguyên, vật liệu bị hết, lỗi: Sản phẩm đang sản xuất dở nhưng nguyên, vật liệu lại hết hoặc bị lỗi phải ngưng trệ lại và đợi. Tuy nhiên, không phải nguyên, vật liệu lúc nào cũng có ngay để quy trình sản xuất tiếp tục.
• Nhà quản lý đánh giá sai: Có thể nhiều bạn sẽ không ngờ đến nguyên nhân này, nhưng thực tế có rất nhiều nhà quản lý đã đánh giá sai về tính nghiêm trọng về tình trạng tồn kho hàng quá nhiều và coi đây là điều hiển nhiên, không có gì đáng lo ngại.

Ngoài ra, còn một số nguyên nhân khác như bố trí thiết bị không hợp lý, sản xuất theo hệ thống đẩy, quá nhiều hàng bị lỗi,… Do tình trạng sản xuất, mô hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp luôn có sự khác nhau.

>>>>>Tìm hiểu thêm: Những Khoản Mục Hàng Tồn Kho Cần Rà Soát Khi Lập Báo Cáo Tài Chính

2. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả

Giai đoạn trước khi kiểm kê: Kế toán kho, Ban lãnh đạo yêu cầu kiểm tra kho theo định kỳ quy định hoặc kiểm tra đột xuất nếu có vấn đề phát sinh.

Trước hết, cá nhân chịu trách nhiệm tổng thể kiểm kê cần thông báo và phân công nhiệm vụ cho các bộ phận, nhân sự liên quan tham gia kiểm kê. Kế hoạch kiểm tra hàng tồn kho cần được gửi qua email hoặc được quyết định qua Hội đồng kiểm kê để gửi đến các phòng ban. Hội đồng kiểm kê kho: thành viên Ban Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng kho, Kế toán kho, Thủ kho.

Kế hoạch kiểm kê cần chứa các nội dung: Kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho theo thứ tự khu vực, thứ tự các loại hàng hóa ưu tiên kiểm tra, tổng hợp và đối chiếu kết quả kiểm kê. Tùy theo đặc tính hàng tồn kho, đơn vị tính của hàng hóa để chọn phương pháp kiểm kê phù hợp và đem lại hiệu quả nhất.

2.1 Giai đoạn thực hiện kiểm kê

• Bước 1: Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để lập bảng kê khai hàng tồn kho theo danh sách được sắp xếp theo thứ tự và khu vực rõ ràng.
• Bước 2: Tổ chức các nhóm để kiểm tra, mỗi nhóm ít nhất cần 2 thành viên để đảm bảo quy trình và chất lượng kiểm tra hàng thực tế tại kho. 2 người cùng nhóm có thể cùng kiểm tra nhưng phải ghi số liệu độc lập với nhau sau đó đối chiếu để đảm bảo tính chính xác khi kiểm tra. Số lượng hàng tồn kho đã được kiểm tra sẽ được dán nhãn đánh dấu để tránh nhầm lẫn.
• Bước 3: Tiến hành đối chiếu chéo giữa 2 người về số lượng hàng tồn kho xem có chênh lệch không. Nếu có chênh lệch, 2 nhân viên cần kiểm kê một lần nữa để đưa ra số liệu chính xác và khớp sổ sách nhất.
• Bước 4: Khi đã chốt số lượng hàng tồn kho thực tế xong, nhân viên cần đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho trên sổ sách cùng thời điểm. Nếu có sự chênh lệch thì cần tìm ra nguyên nhân hoặc trao đổi thông tin với người chịu trách nhiệm quản lý kho – thủ kho.
• Bước 5: Tìm được nguyên nhân hoặc vấn đề thì cần ghi chú lại làm căn cứ điều chỉnh số lượng hàng hóa cho phù hợp với số liệu đã kiểm tra.
• Bước 6: Lập biên bản về quy trình kiểm tra hàng tồn kho, rút ra kết luận và đề xuất phương án xử lý nếu gặp trường hợp hàng kém phẩm chất, chậm luân chuyển, gần đến hạn sử dụng… cùng với yêu cầu xác nhận của các bên có liên quan.

2.2 Giai đoạn xử lý kết quả kiểm kê

Dựa vào đề xuất và kết luận được đưa ra trong Biên bản kiểm kê thực hiện ở giai đoạn trên, tất cả cá nhân có liên quan sẽ thực hiện xử lý theo hướng dẫn. Các trường hợp phổ biến:

Chênh lệch số lượng thực tế kiểm kho nhiều hơn so với số lượng được ghi chép trên sổ sách ghi nhận. Thông thường, sự nhầm lẫn này là do giai đoạn ghi số liệu làm báo cáo hoặc quên nhập số liệu khi hàng mới nhập kho. Bên cạnh đó, quá trình xuất kho cũng dễ xảy ra nhầm lẫn.

Chênh lệch thiếu số lượng thực tế kiểm kho ít hơn so với số lượng được ghi chép trên sổ sách ghi nhận. Khi xảy ra trường hợp này, mọi người cần tìm giải pháp khắc phục kịp thời. Có thể do nhân viên quét mã vạch sót, có thể do hao hụt khi vận chuyển, bảo quản không tốt dẫn đến hư hỏng, hoặc trường hợp gian lận, mất cắp,….

Để xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần có quy trình kiểm cho chuẩn chỉnh, định kỳ và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, kho nên nâng cấp hệ thống an ninh và phân chia công việc, nhiệm vụ theo quyền hạn. Ví dụ chìa khóa kho chỉ có thủ kho được giữ để tránh trường hợp ra vào khi không có phận sự, nghĩa vụ. Camera chỉ được trích xuất và giám sát bởi kế toán trưởng, nhân viên anh ninh,… Quan trọng nhất là quy trình nhập hàng hóa/ xuất hàng hóa khỏi kho được vận hành đảm bảo minh bạch, chính xác. Nếu hạn chế tối đa được lỗ hổng trong hệ thống kiểm kho để không bị mất cắp, thất thoát.

Trường hợp hàng tồn kho chất lượng kém, chậm luân chuyển, gần hết hạn sử dụng,… làm giảm giá trị hàng hóa thì cần hướng giải quyết và biện pháp đánh giá lại giá trị. Việc đánh giá dựa trên tình hình thực tế giúp điều chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp, đảm bảo vận hành không bị thiếu hụt hàng hóa hay hư hỏng, cần thiết có thể thanh lý kịp thời.

>>>>>>Tìm hiểu thêm: Các Phương Pháp Xử Lý Hàng Tồn Kho. Mới Nhất 2023