Quy định về thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú từ 01/07/2026

Kể từ ngày 01/07/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú được quy định theo 3 nguyên tắc cốt lõi: Xuất khi hoàn thành dịch vụ; xuất ngay khi nhận tiền và ngoại lệ khoản cọc hợp pháp. Nắm vững thông tin sẽ giúp cơ sở lưu trú vận hành trơn tru, tránh sai phạm không đáng có. Hãy cùng tham khảo chi tiết thông tin trong bài viết tại phần mềm kế toán EasyBooks dưới đây. 

1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú từ 01/07/2026

Quy định liên quan đến thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú được dựa theo Điều 9 thuộc Nghị định 254/2026/NĐ-CP (quy định về thời điểm xuất hóa đơn) như sau: 

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

…

2.Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).

Do đó, nếu cơ sở lưu trú thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Riêng khoản đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn ngay khi nhận tiền. 

2. Thời điểm xuất hóa đơn khách sạn, nhà nghỉ trong từng trường hợp

Dưới đây là thời điểm xuất hóa đơn mà khách sạn, nhà nghỉ cần thực hiện trong từng trường hợp: 

2.1 Khách thanh toán tiền phòng khi trả phòng

Xuất hóa đơn ngay khi khách check-out/trả phòng, tổng hợp tiền phòng và các dịch vụ phát sinh trong kỳ lưu trú như ăn uống, minibar, giặt ủi, vận chuyển. Ví dụ: Khách lưu trú từ 10–13/7 và thanh toán toàn bộ khi trả phòng ngày 13/7 thì lập hóa đơn ngày 13/7 cho toàn bộ giá trị dịch vụ.

2.2 Khách đặt phòng và thanh toán trước trực tiếp cho khách sạn

• Trường hợp tiền trả trước là tiền dịch vụ/tạm ứng: Khách sạn phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền.
• Xử lý thay đổi booking: Nếu sau đó khách thay đổi số đêm ở, thay đổi hạng phòng hoặc hủy một phần dịch vụ, khách sạn thực hiện xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định; không được chờ đến khi khách check-out mới lập hóa đơn lần đầu.

2.3 Khách đặt phòng qua nền tảng trực tuyến

Đối với các đơn đặt phòng qua kênh OTA, thời điểm xuất hóa đơn phụ thuộc vào hình thức dòng tiền và thỏa thuận giữa các bên: 

Hóa đơn phải lập đúng cho bên mua dịch vụ thực tế. Nếu OTA là bên mua dịch vụ để bán lại, thông tin người mua cần khớp với hợp đồng, ủy nhiệm và chứng từ thanh toán giữa khách sạn với OTA. 

2.4 Khách sạn nhận tiền đặt cọc giữ phòng

• Nếu là khoản đặt cọc hợp pháp: Được giao kết bằng hợp đồng/thỏa thuận văn bản thể hiện rõ bản chất đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Bộ luật Dân sự, khách sạn chưa phải xuất hóa đơn khi nhận tiền (chỉ lập phiếu thu cọc).
• Khi hoàn thành dịch vụ: Khi khách checkout, khách sạn sẽ xuất 01 hóa đơn tổng cho toàn bộ giá trị dịch vụ cung cấp (bao gồm cả phần tiền cọc đã nhận).

2.5 Khách hủy phòng hoặc không đến nhận phòng

• Khách hủy phòng và bị mất cọc/phạt hủy: Khi xác định khách hủy phòng và khách sạn có quyền giữ lại tiền cọc/tiền phạt theo thỏa thuận, khoản này được tính là doanh thu phát sinh. Do đó cần xuất hóa đơn cho khoản tiền cọc/tiền phạt hủy được giữ.
• Khách hủy phòng và được hoàn trả toàn bộ cọc: Vì không phát sinh doanh thu nên không xuất hóa đơn doanh thu. Khách sạn lưu giữ hợp đồng, xác nhận hủy phòng và chứng từ hoàn tiền cọc.
• Khách không đến nhận phòng (No-show) nhưng đã trả trước và không được hoàn tiền: Xuất hóa đơn cho khoản tiền được giữ lại nếu đã phát sinh nghĩa vụ cung ứng phòng theo điều khoản đặt phòng.
• Khách đã tạm ứng tiền (đã xuất hóa đơn) sau đó hủy phòng và hoàn tiền: Khách sạn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn tạm ứng đã xuất ban đầu.

Xem thêm: Quy định về xuất hóa đơn mới nhất 2026

3. Bảng tổng hợp thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú từ 01/07/2026

Các các cơ sở lưu trú có thể tham khảo bảng tổng hợp thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú từ 01/07/2026 như sau:

Xem ngay: Hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân

4. Lưu ý khi xuất hóa đơn tiền phòng khách sạn, nhà nghỉ?

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa vận hành, khách sạn và nhà nghỉ nên chú ý đến một số lưu ý như sau: 

• Thiết lập quy trình tự động hóa giữa phần mềm quản lý khách sạn (PMS), máy tính tiền và phần mềm hóa đơn điện tử.
• Đảm bảo phát hành hóa đơn kịp thời ngay cả trong các trường hợp trả phòng ban đêm, ngày nghỉ, ngày lễ theo đúng Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Chỉ được tạm hoãn xuất hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc có hợp đồng/thỏa thuận văn bản đúng bản chất bảo đảm thực hiện hợp đồng.
• Nếu không đáp ứng điều kiện pháp lý của hợp đồng đặt cọc, khoản tiền nhận trước sẽ bị tính là tiền tạm ứng và bắt buộc phải xuất hóa đơn ngay khi nhận tiền.
• Thường xuyên đối chiếu báo cáo đặt phòng, chứng từ thanh toán, số tiền thực nhận và thông tin người mua thực tế trước khi phát hành hóa đơn.
• Tránh tình trạng xuất trùng hóa đơn hoặc xuất sai đối tượng/chủ thể mua dịch vụ.
• Khi khách thay đổi số đêm, đổi giá phòng, thay đổi tên công ty nhận hóa đơn hoặc hủy một phần phòng, cần lập phụ lục/thỏa thuận kèm chứng từ xác nhận.
• Sử dụng nghiệp vụ hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tuyệt đối không tự ý xóa bỏ hóa đơn đã phát hành.
• Lưu trữ cẩn thận: Xác nhận đặt phòng (Booking confirmation), hợp đồng đặt cọc, phiếu thu cọc, biên lai dịch vụ, báo cáo đối soát OTA, chứng từ hoàn tiền/hủy phòng… làm căn cứ giải trình thời điểm lập hóa đơn và doanh thu khi cơ quan Thuế kiểm tra.

Nắm vững và áp dụng chính xác quy định về thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ lưu trú từ 01/07/2026 rất quan trọng cho các cơ sở lưu trú. Việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa hệ thống phần mềm kế toán, máy tính tiền và hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro vi phạm bị xử phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: