Quy định pháp lý và mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất 2026
9 Tháng 6, 2026 Mẫu hóa đơn bán lẻ hoàn toàn có thể được các chủ cửa hàng tự thiết kế riêng, miễn đáp ứng đủ các tiêu chí về nội dung theo quy định. Đối với dân kế toán, việc xử lý hóa đơn bán lẻ luôn đòi hỏi sự cẩn trọng để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN. Kế toán có thể tìm hiểu kỹ hơn về loại hóa đơn này ngay trong bài viết bên dưới của phần mềm kế toán EasyBooks.
Mục lục
1. Hóa đơn bán lẻ là gì?
Pháp luật về thuế và hóa đơn không có định nghĩa chính thức giải thích về cụm từ “hóa đơn bán lẻ”. Tuy nhiên, căn cứ tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn không có giá trị khấu trừ thuế, thường được dùng trong:
- Giao dịch hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ: Dùng tại các cửa hàng, quán ăn, tiệm tạp hóa, nhà sách, đơn vị cung ứng dịch vụ nhỏ lẻ… khi không có nhu cầu xuất hóa đơn GTGT.
- Khách hàng không yêu cầu hóa đơn GTGT: Được sử dụng linh hoạt khi người mua là tiêu dùng cuối cùng, không cần hóa đơn GTGT để kê khai, hoàn thuế.
2. Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ
Mặc dù hóa đơn bán lẻ không chịu sự quản lý trực tiếp từ cơ quan thuế và không có phom mẫu bắt buộc từ pháp luật, nhưng để đảm bảo tính minh bạch và giá trị đối chiếu giữa hai bên, hóa đơn cần tuân thủ các tiêu chí sau (theo tinh thần Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Nội dung chính xác: Ghi đúng tên và loại hàng hóa/dịch vụ mà nhà cung cấp thực tế kinh doanh.
- Không tẩy xóa: Tuyệt đối không sửa chữa, tẩy xóa thông tin trên hóa đơn.
- Đồng nhất màu mực: Chỉ sử dụng một màu mực duy nhất khi viết. Ưu tiên loại mực không phai để thuận tiện cho việc lưu trữ lâu dài.
- Đúng thời điểm: Hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa/dịch vụ cho người mua (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
- Đầy đủ thông tin: Phải cung cấp đầy đủ các tiêu thức nội dung cơ bản.
Một mẫu hóa đơn bán lẻ chuẩn cần chứa đựng các thông tin cốt lõi sau:
- Thông tin người bán: Tên cửa hàng/doanh nghiệp, địa chỉ rõ ràng.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ (nếu có yêu cầu; nếu không cần thiết có thể để trống).
- Thời gian lập: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Số hóa đơn: Cần có số thứ tự riêng biệt để dễ dàng quản lý nội bộ.
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Thành tiền: Tổng số tiền của từng danh mục và tổng kinh phí khách hàng phải thanh toán.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn thay thế
3. Mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất 2026
Vì cơ quan thuế không quản lý trực tiếp mẫu hóa đơn bán lẻ, doanh nghiệp hoặc các chủ hộ kinh doanh hoàn toàn có thể tự thiết kế phom dáng riêng (dạng giấy in sẵn hoặc file điện tử tự động) miễn là đáp ứng đầy đủ các tiêu chí minh bạch về nội dung theo quy định.
4. Cách viết hóa đơn bán lẻ
Để tránh sai sót, người lập hóa đơn cần thực hiện theo các bước chi tiết sau:
- Bước 1: Điền thông tin người bán: Ghi chính xác tên cửa hàng, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Ví dụ: Cửa hàng ABC, 123 Đường XYZ, Hà Nội.
- Bước 2: Điền thông tin người mua: Ghi rõ họ tên, địa chỉ người mua (nếu họ yêu cầu) hoặc để trống nếu khách hàng lẻ không muốn cung cấp.
- Bước 3: Ghi thông tin hóa đơn: Điền số thứ tự hóa đơn, ngày/tháng/năm lập (Ví dụ: 09/05/2025).
- Bước 4: Chi tiết danh mục hàng hóa/dịch vụ:
- Tên hàng hóa: Ghi cụ thể (VD: “Bánh mì pate”).
- Đơn vị tính: Cái, chiếc, bộ, kg…
- Số lượng & Đơn giá: Ghi số lượng thực tế giao và giá bán (lưu ý giá này không bao gồm thuế GTGT).
- Thành tiền: Bằng Số lượng x Đơn giá.
- Bước 5: Tổng cộng thanh toán: Cộng tổng số tiền các dòng bên trên, ghi nhận cả phần giảm giá, chiết khấu (nếu có).
- Bước 6: Ký xác nhận: Người mua và người bán ký tên vào các vị trí tương ứng để xác thực giao dịch.
Tìm hiểu them: Quy định về hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể mới 2026
5. Hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí không?
Đây là thắc mắc kinh điển của rất nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp. Câu trả lời ngắn gọn là: Hóa đơn bán lẻ KHÔNG ĐƯỢC tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, trừ một số trường hợp đặc biệt đi kèm bảng kê.
Cụ thể, căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi từ Thông tư 78/2014/TT-BTC), để một khoản chi được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp bắt buộc phải đáp ứng 3 điều kiện “vàng” sau:
- Tính thực tế: Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tính pháp lý: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định (hóa đơn bán lẻ thông thường không được coi là hóa đơn hợp pháp để khấu trừ thuế).
- Chứng từ thanh toán: Với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý cho kế toán: Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của hộ/cá nhân kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế không có hóa đơn, kế toán phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào kèm theo chứng từ thanh toán để được tính vào chi phí hợp lý.
6. Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán lẻ
Để tránh rủi ro pháp lý và quản lý dòng tiền hiệu quả, cả người bán lẫn người mua cần lưu ý:
- Không dùng khấu trừ thuế: Hóa đơn bán lẻ không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nó chỉ có vai trò ghi nhận doanh thu (đối với người bán) và theo dõi nội bộ.
- Lập đúng thời điểm: Phải xuất ngay khi hoàn thành giao dịch giao hàng, không được lập trước hoặc lùi ngày.
- Xử lý khi viết sai: Tuyệt đối không tẩy xóa. Nếu viết sai, phải hủy bỏ dòng/tờ đó và lập một hóa đơn mới.
- Gạch chéo phần trống: Nếu danh mục hàng hóa không lấp đầy các dòng trên hóa đơn, người lập phải gạch chéo phần trống còn lại để tránh việc chèn thêm thông tin giả mạo sau đó.
- Chuyển đổi số: Theo xu hướng quản lý mới, doanh nghiệp cần chủ động nắm rõ quy trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để tối ưu hóa vận hành và tránh các mức phạt hành chính.
Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân
7. Câu hỏi thường gặp về mẫu hóa đơn bán lẻ
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến mẫu hóa đơn bán lẻ mà các kế toán có thể tham khảo:
Hóa đơn bán lẻ có đóng dấu không?
Không cần. Hóa đơn bán lẻ chỉ thể hiện các tiêu thức cơ bản (ngày tháng, thông tin hai bên, tên hàng, thành tiền). Do không chịu sự quản lý trực tiếp của Chi cục Thuế và không có giá trị kê khai thuế chính thức nên loại hóa đơn này không bắt buộc phải có con dấu pháp nhân.
Sự khác biệt giữa hóa đơn bán lẻ và hóa đơn điện tử (GTGT)
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết sự khác biệt giữa hóa đơn bán lẻ và hóa đơn điện tử GTGT (VAT) theo quy định mới nhất 2025-2026:
| Tiêu chí | Hóa đơn bán lẻ | Hóa đơn GTGT điện tử |
| Đối tượng sử dụng | Người bán lẻ (siêu thị, shop, tạp hóa, nhà hàng) bán cho người tiêu dùng cuối | Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ |
| Mục đích chính | Ghi nhận doanh thu, quản lý bán hàng, theo dõi dòng tiền | Kê khai thuế, khấu trừ thuế GTGT đầu vào |
| Khấu trừ VAT | Không được khấu trừ thuế GTGT | Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào |
| Giá trị pháp lý | Hạn chế, không dùng kê khai thuế chính thức | Cao, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, được cơ quan thuế quản lý chặt |
| Dòng thuế GTGT | Không có dòng thuế suất VAT | Có đầy đủ: thuế suất, tiền thuế GTGT |
| Kê khai thuế | Không dùng kê khai thuế GTGT | Dùng kê khai thuế TNDN, GTGT, đối chiếu thuế đầu ra/đầu vào |
| Hình thức phát hành | Có thể là giấy hoặc điện tử | Điện tử (bắt buộc theo quy định mới) |
| Mã cơ quan thuế | Không cần mã thuế | Có thể có mã hoặc không có mã |
| Chữ ký số | Không bắt buộc | Nhà bán ký số, người mua có thể không cần ký |
| Yêu cầu thanh toán | Không bắt buộc chuyển khoản (dưới 5 triệu) | Từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt |
| Tính vào chi phí | Được nếu đủ điều kiện (thực tế phát sinh, chứng từ hợp lệ) | Được tính chi phí, có đầy đủ chứng từ khấu trừ |
| Máy tính tiền | Thường dùng cho máy tính tiền bán lẻ | Không cần máy tính tiền, xuất từ phần mềm kế toán |
Hóa đơn bán lẻ có thay thế hóa đơn điện tử được không?
Không. Hóa đơn bán lẻ và hóa đơn điện tử hoàn toàn khác nhau về bản chất pháp lý lẫn mục đích sử dụng. Hóa đơn bán lẻ không thể thay thế cho hóa đơn điện tử trong các trường hợp bắt buộc phải kê khai thuế theo quy định của Nhà nước.
Hóa đơn bán lẻ tuy nhỏ nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch hóa giao dịch giữa người mua và người bán. Điểm mấu chốt bạn cần nhớ là loại hóa đơn này không có giá trị khấu trừ VAT và cần đi kèm các chứng từ hợp pháp khác nếu muốn được tính vào chi phí hợp lý.
Trên đây là những thông tin quan trọng về hóa đơn bán lẻ năm 2026. Hy vọng bài viết của phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp nắm rõ quy định, từ đó hạch toán chi phí chính xác, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
8 Tháng 6, 2026 
