Hướng dẫn hạch toán hóa đơn quà tặng [mới nhất 2026]
9 Tháng 5, 2026 Doanh nghiệp thường xuyên phát sinh hoạt động tặng quà cho khách hàng, đối tác hoặc nhân viên, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ cách xử lý kế toán và thuế đi kèm. Theo quy định hiện hành, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng vẫn phải lập hóa đơn và tính thuế GTGT đầu ra như giao dịch bán hàng. Vì vậy, việc nắm vững hạch toán hóa đơn quà tặng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật. Cùng Phần mềm kế toán EasyBooks tìm hiểu chi tiết trong bài viết này!
Mục lục
1. Hóa đơn quà tặng là gì?
Hóa đơn quà tặng là loại hóa đơn được doanh nghiệp lập khi xuất hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng mà không thu tiền. Theo quy định mới nhất, dù không phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa cho người nhận.
Trên hóa đơn cần ghi rõ nội dung “hàng cho, biếu, tặng không thu tiền”, đồng thời giá tính thuế được xác định theo giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh .
Ngoài ra, theo quy định về hóa đơn điện tử áp dụng từ năm 2026, mọi giao dịch kinh tế phát sinh (bao gồm cả biếu tặng) đều phải phản ánh đầy đủ, trung thực trên hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã lập. Điều này đồng nghĩa với việc hóa đơn quà tặng không chỉ mang tính chứng từ nội bộ mà còn là căn cứ kê khai thuế và hạch toán kế toán bắt buộc.
2. Các trường hợp xuất hóa đơn quà tặng phổ biến
Trong thực tế, doanh nghiệp phát sinh nhiều tình huống phải lập hóa đơn quà tặng. Một số trường hợp phổ biến mà kế toán cần nắm rõ:
Tặng quà cho khách hàng, đối tác
Đây là trường hợp phổ biến, thường phát sinh trong các dịp lễ, Tết hoặc chương trình chăm sóc khách hàng. Theo quy định, dù là quà tặng không thu tiền, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra như hoạt động bán hàng thông thường. Giá trị trên hóa đơn được xác định theo giá thị trường của hàng hóa tại thời điểm tặng.
Tặng quà cho nhân viên (phúc lợi nội bộ)
Doanh nghiệp khi tặng quà cho người lao động (như quà Tết, sinh nhật, thưởng hiện vật…) cũng phải xuất hóa đơn. Trường hợp này được xem là tiêu dùng nội bộ nhưng vẫn thuộc diện phải lập hóa đơn và tính thuế theo quy định hiện hành. Đồng thời, khoản chi này còn liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện.
Hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo
Nếu doanh nghiệp tặng hàng trong chương trình khuyến mại hoặc quảng cáo (đúng quy định pháp luật thương mại), vẫn phải lập hóa đơn cho hàng hóa xuất tặng. Đây là một trong các trường hợp bắt buộc lập hóa đơn dù không phát sinh thu tiền. Tuy nhiên, cách kê khai thuế có thể khác tùy từng hình thức khuyến mại hợp lệ.
Hàng mẫu, hàng dùng thử
Doanh nghiệp gửi hàng mẫu cho khách hàng trải nghiệm cũng thuộc trường hợp phải lập hóa đơn. Việc này nhằm đảm bảo quản lý hàng hóa và kê khai thuế đầy đủ, kể cả khi giá trị hàng mẫu không lớn.
Biếu tặng trong nội bộ hoặc trao đổi hàng hóa
Ngoài các trường hợp trên, việc xuất hàng để biếu tặng giữa các bộ phận, hoặc dùng để trao đổi, trả thay lương cho người lao động cũng thuộc diện phải lập hóa đơn theo quy định. Đây là điểm dễ bị bỏ sót nhưng lại tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt nếu không thực hiện đúng.
3. Cách lập hóa đơn quà tặng
Từ ngày 01/06/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), việc lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hoặc khuyến mại đã có một số điểm mới quan trọng. Doanh nghiệp cần nắm rõ để lập hóa đơn đúng quy định, tránh rủi ro về thuế và xử phạt hành chính.
3.1. Lập hóa đơn tổng cho hàng biếu tặng kèm bảng kê
Doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn tổng cho toàn bộ hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng trong ngày hoặc theo từng chương trình. Đi kèm hóa đơn này phải có bảng kê chi tiết các hàng hóa, dịch vụ đã tặng. Quy định này giúp giảm số lượng hóa đơn phải lập, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều giao dịch tặng quà nhỏ lẻ.
3.2. Trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn riêng
Nếu người nhận quà (khách hàng, đối tác, nhân viên) có nhu cầu lấy hóa đơn riêng cho từng lần nhận, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn riêng lẻ và giao cho từng đối tượng theo đúng quy định. Đây là điểm cần lưu ý để tránh sai sót khi xử lý thực tế.
3.3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn quà tặng
Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần đảm bảo các nội dung sau:
- Ghi rõ bản chất giao dịch, ví dụ: “hàng cho, biếu, tặng không thu tiền” hoặc “hàng khuyến mại”.
- Trên hóa đơn tổng phải ghi chú: “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm…”.
- Tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn phải khớp đúng với tổng giá trị trên bảng kê.
3.4. Yêu cầu đối với bảng kê đi kèm hóa đơn
Bảng kê là chứng từ bắt buộc khi lập hóa đơn tổng cho hàng biếu tặng, cần đảm bảo đầy đủ các thông tin:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên hàng hóa, dịch vụ
- Số lượng, đơn giá, thành tiền
- Ngày lập bảng kê, chữ ký người lập
Đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê cần bổ sung thêm:
- Thuế suất thuế GTGT
- Tiền thuế GTGT tương ứng
Ngoài ra, bảng kê phải ghi rõ:
- “Kèm theo hóa đơn số…, ngày… tháng… năm…”
- Các hàng hóa được sắp xếp theo thứ tự phát sinh trong ngày
3.5. Lưu trữ hồ sơ và trách nhiệm giải trình
Doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến chương trình biếu tặng hoặc khuyến mại (quy chế, danh sách khách hàng, chứng từ nội bộ…). Khi cơ quan thuế yêu cầu, cần cung cấp:
- Bảng kê chi tiết
- Hồ sơ chương trình
- Tài liệu chứng minh tính hợp pháp của việc tặng quà
Đồng thời, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn và bảng kê.
4. Hướng dẫn hạch toán hóa đơn quà tặng
4.1. Trường hợp 1: Mua quà nhập kho rồi mới xuất tặng
+ Khi mua quà:
Căn cứ vào hóa đơn và chứng từ mua hàng, kế toán ghi nhận:
- Nợ 156: Giá trị hàng hóa mua về dùng để biếu tặng
- Nợ 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu đủ điều kiện)
- Có 111/112/331: Tổng số tiền thanh toán cho nhà cung cấp
+ Khi xuất tặng:
Khi lập hóa đơn cho hàng biếu tặng, thực hiện hạch toán:
- Nợ 641/642/622/623/627: Chi phí quà tặng thuộc từng bộ phận
- Có 156: Giá trị hàng hóa xuất tặng
- Có 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
4.2. Trường hợp 2: Mua quà và tặng ngay, không qua kho
+ Bút toán 1: Ghi nhận chi phí mua quà
Dựa trên hóa đơn mua hàng, kế toán ghi:
- Nợ 641/642/622/623/627: Chi phí quà tặng theo bộ phận
- Nợ 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
- Có 111/112/331: Số tiền thanh toán cho người bán
+ Bút toán 2: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra khi tặng
- Nợ 641/642/622/623/627: Chi phí phần thuế GTGT đầu ra
- Có 3331: Thuế GTGT phải nộp khi xuất hóa đơn tặng
4.3. Lưu ý khi hạch toán trên phần mềm kế toán
Trong thực tế, kế toán có thể gộp hai bút toán trên thành một bút toán tổng hợp như sau:
- Nợ 641/642/622/623/627: Tổng chi phí quà tặng (bao gồm cả thuế GTGT đầu ra)
- Nợ 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
- Có 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp
- Có 111/112/331: Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp
Lưu ý quan trọng: Cần phân biệt rõ giữa hàng biếu tặng và hàng khuyến mại không thu tiền, vì mỗi loại có quy định riêng về hóa đơn và cách kê khai thuế.
Xem ngay: Tính năng xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán EasyBooks
5. Câu hỏi thường gặp
– Hàng biếu tặng có ghi nhận doanh thu không?
Không. Theo quy định, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng không phải ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN, vì không phát sinh hoạt động bán hàng thu tiền. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn và ghi nhận chi phí tương ứng để phục vụ hoạt động kinh doanh. Đồng thời, vẫn phải kê khai thuế GTGT đầu ra như giao dịch bán hàng thông thường.
– Quà tặng có chịu thuế GTGT không?
Có. Hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu tặng vẫn phải tính và kê khai thuế GTGT đầu ra như hàng bán, với giá tính thuế là giá của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng. Thuế suất áp dụng theo đúng loại hàng hóa (ví dụ 8% hoặc 10%). Đây là điểm quan trọng mà nhiều doanh nghiệp dễ nhầm lẫn khi hạch toán.
– Nếu không xuất hóa đơn quà tặng có bị phạt không?
Có. Theo quy định về hóa đơn, khi cho, biếu, tặng hàng hóa mà không lập hóa đơn là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt hành chính (mức phạt từ 1.000.000 – 50.000.000 đồng tùy số hoá đơn vi phạm). Ngoài ra, doanh nghiệp còn có nguy cơ bị truy thu thuế và điều chỉnh chi phí nếu cơ quan thuế kiểm tra.
Trên đây là những nội dung quan trọng về hạch toán hóa đơn quà tặng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Việc hiểu và thực hiện đúng sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công tác kế toán và thuế. Hy vọng bài viết từ EasyBooks là tài liệu tham khảo hữu ích cho công việc của bạn!
Đăng ký dùng thử ngay phần mềm kế toán EasyBooks để quản lý sổ sách, hóa đơn và thuế dễ dàng, chính xác chỉ trong vài bước!
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
8 Tháng 5, 2026 
