Tin tức

Thời Gian Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán

11 Tháng mười một, 2022

Chứng từ kế toán là một trong những tài liệu vô cùng quan trọng. Vậy Chứng từ kế toán là gì? Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán bao lâu? Hãy cùng Phần mềm kế toán EasyBooks tìm hiểu bài viết ngay sau đây nhé

Thoi-gian-luu-tru-chung-tu-ke-toan

Mục lục

1. Chứng từ kế toán là gì?
2. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán
Phần mềm kế toán EasyBooks – NÂNG TẦM DOANH NGHIỆP

1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là giấy tờ, tài liệu ghi nhận lại các nội dung liên quan đến sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ kế toán đã được hạch toán và thể hiện ở trong sổ kế toán của doanh nghiệp. Các thông tin trong chứng từ kế toán có thể bao gồm các khoản khấu trừ thuế, biên lai thuế, phí, lệ phí,…

Theo luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Như vậy có thể hiểu đơn giản, chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán.

Có nhiều loại chứng từ kế toán, trong đó ta có thể phân loại chứng từ kế toán thành các nhóm sau:

Thứ nhất: Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt, bao gồm: Phiếu thu (mẫu 01-TT); Phiếu chi (mẫu 02-TT); Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 03-TT); Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt tạm ứng (04-TT); Giấy đề nghị thanh toán (05-TT); Biên lai thu tiền (mẫu 06-TT); Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (mẫu 07-TT); Bảng kê quỹ tiền VNĐ (mẫu 08a-TT); Bảng kê quỹ ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý (mẫu 08b-TT); Bảng kê chi tiền (09-TT).

Thứ hai: Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng: Giấy báo nợ, giấy báo có, Séc rút tiền mặt, giấy ủy nhiệm chi,…

Thứ ba: Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương: Bảng chấm công; Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội; Bảng thanh toán tiền lương, thường,…

Thứ tư: Chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT); Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra; Biên bản bàn giao hàng hóa; Biên bản kiểm kê hàng hóa,…

Thứ năm: Chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí cho hoạt động kinh doanh: Phiếu thu, phiếu chi; Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng thông thường,…

>>>>Xem thêm: Cách lập tờ khai thuế GTGT theo quý

2. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

2.1 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

Thoi-gian-luu-tru-chung-tu-ke-toan

Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tại Điều 12 của hướng dẫn Luật kế toán quy định các loại tài liệu phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm:

Những tài liệu kế toán dùng cho điều hành, quản lý của đơn vị kế toán không trực tiếp lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán như: Phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu chi không lưu trong tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

2.2 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Sau đây là những tài liệu có thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm:

Tài liệu kế toán liên quan đến nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, đánh giá tài sản và báo cáo kết quả kiểm kê.
Các tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, thành lập, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, phá sản, giải thể, kết thúc dự án, chấm dứt hoạt động.
Những tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư gồm tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán và tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm.
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán; các sổ kế toán chi tiết; các bảng kê, báo cáo tự kiểm tra kế toán; các sổ kế toán tổng hợp; bảng tổng hợp chi tiết; báo cáo tài chính tháng, quý, năm; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ cùng tài liệu khác sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán.
Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ thanh tra, hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
Các tài liệu khác không được quy định của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tại Điều 12 và Điều 14.

>>>>Tìm hiểu ngay: Mất chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ

2.3 Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

Thoi-gian-luu-tru-chung-tu-ke-toan

Các tài liệu có thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán có thời hạn vĩnh viễn sẽ tùy thuộc vào mỗi lĩnh vực khác nhau.

Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:
Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã nhận được phê chuẩn của Hội đồng nhân dân các cấp.
Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được phê chuẩn bởi Quốc hội.
Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A và dự án quan trọng quốc gia.
Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về an ninh, kinh tế và quốc phòng.

Các tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn sẽ do người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu của đơn vị kế toán quyết định. Họ sẽ căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cụ thể cho từng trường hợp và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Đối với trường hợp có thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn, bạn sẽ phải lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Trên đây EasyBooks đã hướng dẫn các bạn nội dung “Thời Gian Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán”, hy vọng những kiến thức chia sẻ trong bài viết sẽ giúp ích cho quý độc giả.

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán EasyBooks qua số hotline: 1900 57 57 54. Đội ngũ nhân viên của SoftDreams luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.

———————————

Phần mềm kế toán EasyBooks – NÂNG TẦM DOANH NGHIỆP

EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC.
Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

—————–