Lợi ích của phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí

Đối với doanh nghiệp nhỏ, chi phí kế toán luôn là khoản cần cân nhắc, từ nhân sự, hồ sơ đến rủi ro sai sót, phạt thuế. Việc sử dụng phần mềm kế toán không chỉ tăng độ chính xác dữ liệu mà còn giúp tối ưu chi phí và vận hành hiệu quả hơn. Bài viết này EasyBooks sẽ phân tích lợi ích của phần mềm kế toán, so sánh với phương pháp thủ công và gợi ý tiêu chí lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ.

1. Kế toán doanh nghiệp nhỏ thường tốn chi phí vào những yếu tố nào?

Mặc dù quy mô hoạt động không lớn, doanh nghiệp nhỏ vẫn phải tuân thủ đầy đủ các quy định về kế toán và thuế. Trong quá trình vận hành, nếu không được tổ chức hợp lý, các khoản chi phí sau đây thường phát sinh và gia tăng đáng kể:

• Chi phí nhân sự kế toán: bao gồm tiền lương, thưởng, bảo hiểm bắt buộc; chi phí tuyển dụng và đào tạo khi có biến động nhân sự; hoặc chi phí thuê đơn vị dịch vụ kế toán trong trường hợp doanh nghiệp không bố trí được nhân sự chuyên trách. Đây là khoản chi có thể tạo áp lực đáng kể đối với doanh nghiệp có doanh thu chưa ổn định.
• Chi phí giấy tờ và lưu trữ chứng từ: chi phí in ấn sổ sách, hóa đơn, chứng từ; mua vật dụng lưu trữ như bìa hồ sơ, kệ, tủ; cùng với đó là chi phí sử dụng diện tích văn phòng để lưu giữ hồ sơ. Việc lưu trữ thủ công kéo dài dễ gây cồng kềnh, khó tra cứu, tiềm ẩn nguy cơ thất lạc.
• Chi phí thời gian xử lý nghiệp vụ: bao gồm thời gian nhập liệu thủ công, tổng hợp báo cáo, lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế, cũng như thời gian rà soát chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc quyết toán. Chi phí thời gian thường không được nhìn thấy trực tiếp nhưng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động.
• Chi phí rủi ro và xử phạt thuế: sai sót trong nhập liệu, hạch toán hoặc kê khai thuế; nộp hồ sơ chậm hạn hoặc kê khai sai số liệu có thể dẫn đến các khoản phạt vi phạm hành chính, truy thu và tiền chậm nộp. Đây là loại chi phí khó dự đoán và tác động trực tiếp đến dòng tiền doanh nghiệp.
• Chi phí phát sinh do chậm cập nhật thông tin: khi dữ liệu kế toán không được cập nhật kịp thời, lãnh đạo doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc theo dõi doanh thu – chi phí, quản lý công nợ, kiểm soát tồn kho và điều tiết dòng tiền. Việc chậm ra quyết định có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, làm tăng chi phí gián tiếp.

Tìm hiểu thêm: Phần Mềm Kế Toán Cho Hộ Kinh Doanh: Có Thực Sự Cần Thiết?

2. Lợi ích của phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí

Việc ứng dụng phần mềm kế toán mang lại nhiều lợi ích rõ ràng cho doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt ở khía cạnh tiết kiệm chi phí.

Giảm chi phí nhân sự, tối ưu bộ máy kế toán

Khi sử dụng phần mềm kế toán:

• Một nhân sự kế toán có thể xử lý khối lượng công việc lớn hơn nhờ tự động hóa nhập liệu, hạch toán theo mẫu sẵn.
• Doanh nghiệp có thể không cần tuyển quá nhiều kế toán, hoặc giảm phụ thuộc vào dịch vụ kế toán thuê ngoài.

Bộ máy kế toán tinh gọn hơn, nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu về báo cáo và tuân thủ pháp luật.

Tiết kiệm chi phí giấy tờ, lưu trữ

Phần mềm kế toán cho phép:

• Lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán trên nền tảng điện tử
• Kết nối với hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, hạn chế in ấn
• Tra cứu dữ liệu, số chứng từ, chỉ trong vài giây

Doanh nghiệp giảm được chi phí in ấn, vật tư lưu trữ, diện tích kho – tủ tài liệu.

Giảm sai sót, hạn chế chi phí phạt thuế

Phần mềm kế toán hỗ trợ:

• Hạch toán theo đúng hệ thống tài khoản và chuẩn mực/chế độ kế toán hiện hành
• Cảnh báo sai lệch, nhầm lẫn định khoản, thiếu thông tin trước khi ghi sổ
• Tự tổng hợp các báo cáo thuế, báo cáo tài chính, hạn chế lỗi tính toán thủ công

Chi phí rủi ro từ sai sót, truy thu, phạt thuế được giảm đáng kể.

Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất làm việc

Khi dùng phần mềm:

• Hóa đơn, chứng từ có thể import từ file Excel, hóa đơn điện tử, ngân hàng… không cần nhập tay từng dòng
• Báo cáo doanh thu, chi phí, công nợ, tồn kho… được phần mềm tự tổng hợp
• Kế toán chỉ cần kiểm tra và phân tích số liệu, thay vì mất thời gian cho các thao tác lặp lại

Thời gian rút ngắn đồng nghĩa với chi phí nhân sự giảm, đồng thời tạo dư địa để kế toán tham gia tư vấn tài chính – quản trị cho chủ doanh nghiệp.

Hỗ trợ lãnh đạo kiểm soát chi phí chủ động hơn

Phần mềm kế toán cung cấp hệ thống báo cáo quản trị:

• Báo cáo lãi – lỗ theo tháng, quý, năm
• Báo cáo chi phí theo bộ phận, theo dự án
• Báo cáo công nợ, dòng tiền…

Nhờ đó, chủ doanh nghiệp:

• Nhanh chóng nhận ra khoản chi nào đang tăng bất thường
• Cắt giảm chi phí không cần thiết
• Điều chỉnh kế hoạch kinh doanh kịp thời để bảo toàn lợi nhuận

Xem thêm: Quy Trình Quyết Toán Thuế Cuối Năm Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

3. So sánh chi phí khi kế toán thủ công với dùng phần mềm

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vẫn nghĩ dùng Excel và sổ sách tay sẽ “rẻ hơn”. Thực tế, khi tính đủ mọi khoản chi phí trực tiếp + gián tiếp trong 2–3 năm, kết quả thường khiến họ bất ngờ.

Kết luận thực tế từ hàng nghìn doanh nghiệp nhỏ:

• 6 tháng đầu (doanh thu còn thấp): Excel vẫn tạm chấp nhận được.
• Từ tháng thứ 7–8 trở đi: hầu hết doanh nghiệp chuyển sang phần mềm đều tiết kiệm được tiền, giảm sai sót và bớt đau đầu rõ rệt.

Đầu tư một phần mềm kế toán phù hợp không phải là “chi phí thêm” mà chính là cách nhanh nhất để cắt giảm hàng chục đến hàng trăm triệu chi phí ẩn mỗi năm, đồng thời giúp chủ doanh nghiệp luôn có số liệu chính xác, kịp thời để ra quyết định đúng.

Xem thêm: 6+ Sai Lầm Kế Toán Khiến Doanh Nghiệp Nhỏ Chịu Rủi Ro

4. Những tiêu chí chọn phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ thường có nguồn lực hạn chế, đội ngũ kế toán ít người và không có phòng IT riêng. Vì vậy, việc chọn phần mềm kế toán không nên chạy theo những giải pháp “cao cấp, đắt đỏ” mà cần tập trung vào sự phù hợp thực tế để vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo hiệu quả vận hành và tuân thủ pháp luật.

Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng nhất mà các chủ doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc:

• Phù hợp với quy mô và đặc thù ngành nghề: Phần mềm cần có các phân hệ thiết yếu như mua hàng – bán hàng – kho – công nợ – tài sản cố định – tiền lương – thuế, đồng thời dễ tùy biến theo lĩnh vực thương mại, dịch vụ, sản xuất hay xây lắp. Tránh chọn phần mềm quá “nặng” dành cho doanh nghiệp lớn sẽ gây lãng phí và khó sử dụng.
• Dễ sử dụng, giao diện thân thiện, thao tác nhanh: Doanh nghiệp nhỏ thường không có thời gian và chi phí để đào tạo dài ngày. Phần mềm lý tưởng là giao diện trực quan, bố cục theo đúng quy trình nghiệp vụ quen thuộc của kế toán Việt Nam, có hướng dẫn chi tiết và mẫu hạch toán sẵn. Nhân viên chỉ cần 1–2 ngày là có thể làm việc thành thạo, giảm tối đa sai sót.
• Chi phí hợp lý và linh hoạt theo từng giai đoạn phát triển: Ưu tiên các giải pháp có nhiều gói dịch vụ theo số người dùng, số chứng từ hoặc doanh thu; chính sách giá minh bạch, không phát sinh phí ẩn. Đặc biệt, phần mềm phải cho phép nâng cấp gói dễ dàng khi doanh nghiệp lớn lên mà không phải chuyển đổi sang hệ thống mới – tránh “mất dữ liệu” và tốn thêm chi phí.
• Khả năng kết nối, đồng bộ dữ liệu với các hệ thống khác: Phần mềm kế toán hiện đại cần kết nối trực tiếp với hóa đơn điện tử, chữ ký số, ngân hàng điện tử, phần mềm bán hàng (POS)… để hạn chế nhập liệu thủ công nhiều lần. Dữ liệu chỉ nhập một nơi nhưng tự động đồng bộ khắp các phân hệ, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác.
• Hỗ trợ nhanh chóng và luôn cập nhật theo quy định mới: Đội ngũ hỗ trợ phải am hiểu cả kỹ thuật lẫn nghiệp vụ kế toán – thuế, phản hồi nhanh trong ngày. Phần mềm cần được cập nhật miễn phí mỗi khi có thông tư, nghị định mới từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, tránh tình trạng doanh nghiệp bị phạt vì sử dụng phần mềm lỗi thời.

Khi đáp ứng tốt 5 tiêu chí trên, phần mềm kế toán EasyBooks hiện đang là lựa chọn tối ưu dành cho hàng triệu doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam:

• Gói dịch vụ linh hoạt từ chỉ vài trăm nghìn/tháng, phù hợp doanh nghiệp mới khởi nghiệp đến quy mô hàng trăm nhân viên.
• Giao diện thân thiện, bố cục rõ ràng theo đúng nghiệp vụ quen thuộc, người mới chưa biết kế toán cũng làm được sau 1–2 buổi hướng dẫn.
• Tự động hóa hầu hết các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN… giúp hạn chế tối đa sai sót.
• Kết nối liền mạch với EasyInvoice (hóa đơn điện tử), EasyCA (chữ ký số), EasyPos (quản lý bán hàng) giúp dữ liệu liên thông 100%.
• Đội ngũ hỗ trợ 24/7 qua hotline, ultraview, zalo và thường xuyên cập nhật miễn phí theo chính sách mới nhất.

Chọn đúng phần mềm kế toán ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi năm về chi phí nhân sự, đào tạo và rủi ro pháp lý, đồng thời có thêm thời gian tập trung phát triển kinh doanh.

Xem thêm: 10 Tiêu Chí Chọn Phần Mềm Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

Đăng ký dùng thử phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks ngay hôm nay để trải nghiệm cách quản lý sổ sách, thuế và hóa đơn dễ dàng – đúng chuẩn thông tư 99/2025/TT-BTC

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Lợi ích của phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 88/2021/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: