6 sai lầm kế toán khiến doanh nghiệp nhỏ chịu rủi ro

Kế toán là một phần quan trọng đối với bất kì doanh nghiệp (DN) nào và nó không đơn giản như việc cộng hay trừ. Doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ về việc sẽ tự xử lý công việc kế toán của mình để tiết kiệm chi phí. Nhưng đây không phải ý tưởng tốt cho lắm.

Các sai lầm trong kế toán có thể ngốn của doanh nghiệp một khoản lớn. Các doanh nghiệp nhỏ thường mắc các sai lầm trong những năm đầu bởi vì sự thiếu hụt các thủ tục kế toán. Dưới đây là 6 sai lầm phổ biến mà mọi chủ DN nhỏ cần phải tránh mắc phải.

sai-lam-ke-toan

1. Cố gắng quản lý mọi thứ một mình

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường có khuynh hướng muốn tự làm hết mọi thứ. Khi mới bắt đầu, chủ doanh nghiệp nhỏ là người duy nhất phải xử lý mọi thứ. Và vấn đề xảy ra khi một mình quản lý công việc kế toán đó chính là chất lượng dịch vụ bị giảm xuống.

Duy trì công việc kế toán quan trọng đối với sự phát triển của DN nhưng công việc này đòi hỏi phải tốn kém thời gian. Và không thể xử lý mọi thứ một mình được. Vì thế hãy học cách giao vài việc của mình cho người có chuyên môn.

Lời khuyên: Là chủ của một doanh nghiệp, nên thời gian vô cùng quý giá và DN cần sự tập trung của bạn hơn để nó có thể lớn mạnh. Điều đó có nghĩa bạn cần thuê 1 nhân viên kế toán để xử lý tất cả các nghiệp vụ kế toán.

2. Sử dụng phương pháp truyền thống

Luôn tìm kiếm những phương pháp truyền thống, rẻ tiền nhất để tiết kiệm chi phí kinh doanh có thể khiến bạn tốn kém hơn trong dài hạn.

Ví dụ, bạn thuê 1 kế toán với mức lương thấp nhất thì lúc đầu có vẻ chỉ ít tốn kém và là lựa chọn tốt nhất. Nhưng sẽ thế nào nếu họ thường mắc lỗi về tính thuế thu nhập cá nhân của các nhân viên và bạn không thể ký báo cáo nộp thuế đúng hạn?

Lời khuyên: Tốn thêm 1 chút để công việc đạt đúng chất lượng. Nếu bạn chỉ luôn tìm kiếm những giải pháp rẻ tiền, bạn có thể chỉ nhận về những kết quả tệ hơn mà thôi.

3. Không nắm được sự khác nhau giữa dòng tiền và lợi nhuận

Hai vấn đề này hoàn toàn khác nhau. Dòng tiền là nguồn tiền ra và vào DN từ các hoạt động tài chính, đầu tư và các hoạt động khác. Còn lợi nhuận là khoản còn lại từ doanh thu sau khi trừ đi chi phí của DN.

Về lý thuyết, một DN tạo ra được lợi nhuận vẫn có thể phá sản.

Lời khuyên: Hãy theo dõi những thứ bạn chi tiêu so với những thứ bạn bán ra. Hãy xem xét tất cả các báo cáo tài chính hàng tháng để có cái nhìn rõ ràng về DN của bạn chính xác đang ở đâu.

4. Lẫn lộn việc kinh doanh với tài chính cá nhân

sai-lam-ke-toan

Bước đầu khi bạn khởi nghiệp là mở ngay 1 tài khoản ngân hàng. Đưa tất cả các khoản thu và chi thông qua tài khoản ngân hàng này để tránh những nhầm lẫn không đáng có.

Tuy nhiên có lẽ bạn vẫn phải chi tiền túi cho nhiều khoản chi phí. Vậy nên việc ghi chép những khoản này là cần thiết. Sẽ có những khoản được khấu trừ thuế. Nếu không có ghi chép, bạn không thể được khấu trừ. Điều này sẽ khiến bạn mất tiền vì mất các khoản khấu trừ thuế.

Lời khuyên: Tách bạch các khoản chi tiêu cá nhân và kinh doanh một cách rõ ràng và ghi chép lưu trữ để tránh đau khổ vì mất tiền.

5. Không sử dụng phần mềm hay công nghệ điện toán đám mây

Với việc sử dụng phần mềm, tất các các yêu cầu kế toán như tính lương và dự toán ngân sách được tự động thực hiện. Điều này sẽ giúp cho việc làm báo cáo nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian để làm các công việc khác.

Nhiều kế toán và những người có chứng chỉ kế toán chuyên nghiệp (CPA) cho rằng chỉ dùng Microsoft Excel là đảm bảo công việc hiệu quả. Tuy nhiên, Excel không tiên tiến và có tính tương tác cao như các phần mềm kế toán.

Ví dụ, Excel không thể kiểm tra được lỗi của người dùng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán đám mây thực hiện phương pháp bút toán kép để loại bỏ những lỗi đó. Báo cáo của công ty tư vấn Gartner cho biết vào năm 2016 công nghệ đám mây sẽ trở thành xu thế mới.

Lời khuyên: Hãy tận dụng công nghệ đám mây. Nếu bạn không dùng nó, bạn có thể bỏ lỡ công nghệ mà nó có thể giúp DN của bạn vận hành trơn tru hơn.

6. Không thường xuyên lưu trữ dữ liệu

Rất nhiều DN vừa và nhỏ và các kế toán không nhận thấy tầm quan trọng của việc lưu trữ dữ liệu thường xuyên. Lưu trữ bằng phương pháp thủ công sẽ rất tốn kém và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh như: thất thoát hoá đơn, khó tìm kiếm, lưu trữ cồng kềnh,… Vậy nên lựa chọn lưu trữ dữ liệu trên phần mềm và dưới dạng online cho phép bạn lưu dữ liệu dưới dạng mã hóa. Lưu trữ lâu năm, dễ dàng tìm kiếm, tiết kiệm chi phí.

Lời khuyên: Bạn nên lên lịch lưu trữ định kỳ cho các dữ liệu tài chính, thậm chí ở các địa điểm khác nhau nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu thậm chí cả trong các trường hợp thiên tai.

Kết luận

Là một người chủ doanh nghiệp, bạn sẽ phải xử lý khối công việc lớn. Vì vậy không nên ôm quá nhiều công việc vào người. Công việc nào có thể giao cho nhân viên xử lý thì nên giao. Công việc nào sử dụng được phần mềm, công nghệ thì nên thực hiện để tối ưu hoá quá trình làm việc nhằm mang đến hiệu quả cao. Và việc đầu tư thuê nhân viên kế toán cũng vậy. Người chuyên làm nghiệp vụ sẽ dễ dàng hơn với những người không chuyên. Nên hãy là người chủ kinh doanh giỏi với những lựa chọn sáng suất. Tránh những sai sót không nên gặp phải như bài đã nêu.

Nguồn: Renuka Rana – Editor at Ace Cloud Hosting

EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet.

Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé, đội ngũ chuyên môn của EasyIN cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

phần mềm kế toán EasyBooks