Kế Toán Tiền Mặt Là Gì? Nhiệm Vụ Và Quy Trình Thực Hiện
Trong bộ phận kế toán có rất nhiều vị trí kế toán khác nhau, trong đó vị trí kế toán tiền mặt đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Vậy Kế toán tiền mặt là gì? Nhiệm vụ và quy trình thực hiện? Tất cả sẽ được Phần mềm kế toán Online EasyBooks chia sẻ ngay sau đây nhé!
1. Kế toán tiền mặt là gì?
Kế toán tiền mặt là người chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các hoạt động thu chi tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp để từ đó có thể điều phối dòng tiền hợp lý khi chi trả những hoạt động sản xuất, kinh doanh nội bộ.
Đây cũng là một phân hệ trong kế toán vốn bằng tiền, bao gồm nhiều công việc khác nhau như thu chi tiền mặt, chuyển và nhận tiền qua ngân hàng. Cuối kỳ kế toán theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi và các tài khoản đối ứng phản ánh vào các sổ sách liên quan, tập hợp dữ liệu làm thông tin cho các phân hệ khác.
Kế toán quỹ tiền mặt đóng một vai trò vô cùng quan trọng và mang tính chiến lược trong hoạt động kinh doanh của các tổ chức hiện nay. Dưới đây là vai trò cụ thể mà vị trí này mang lại:
Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy: Kế toán quỹ tiền mặt có vai trò cung cấp thông tin kế toán thông qua hệ thống kế toán, đảm bảo rằng dữ liệu được nhập và xử lý chính xác, đáng tin cậy.
Hỗ trợ tổ chức hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh và lợi nhuận: Bằng cách phân tích số liệu kế toán và tài chính, kế toán tiền mặt cung cấp thông tin chi tiết và đáng tin cậy để tổ chức có thể đưa ra quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả.
Thực hiện các nghiệp vụ kế toán đầy đủ và chính xác: Kế toán quỹ tiền mặt đảm bảo rằng các nghiệp vụ kế toán được thực hiện đầy đủ và chính xác. Điều này đảm bảo rằng chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được các khoản nợ của tổ chức, hiểu rõ về dòng tiền và đánh giá tình hình kinh doanh cũng như lợi nhuận một cách toàn diện.
Giúp tổ chức theo dõi lợi nhuận và chi phí: Kế toán tiền mặt hỗ trợ tổ chức theo dõi lợi nhuận và chi phí. Bằng cách phân tích các số liệu tài chính và kế toán, nó cung cấp thông tin quan trọng để tổ chức có thể cân nhắc và điều chỉnh chi phí một cách hợp lý, đảm bảo cân đối tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận.
Cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc kêu gọi đầu tư và mở rộng hoạt động: Kế toán tiền mặt cung cấp thông tin chi tiết và chính xác để hỗ trợ tổ chức trong việc kêu gọi đầu tư và mở rộng hoạt động sản xuất và kinh doanh. Bằng cách phân tích và trình bày dữ liệu tài chính giúp tổ chức truyền đạt thông tin hấp dẫn, thuyết phục các nhà đầu tư và đối tác tiềm năng.
2.2 Nhiệm vụ của kế toán quỹ tiền mặt
Hiểu rõ và áp dụng đầy đủ các quy định pháp luật về lưu thông tiền tệ của Nhà nước. Đồng thời thực hiện một hệ thống quản lý chặt chẽ nhằm đảm bảo tuân thủ quy chế quản lý kho tiền quỹ và thực hiện các quy trình liên quan đến xuất – nhập quỹ.
Chú trọng theo dõi và kiểm soát các mã quỹ, mã tài khoản kế toán và mã kho bạc Nhà nước, nhằm đảm bảo rằng việc kế toán vốn bằng tiền được thực hiện một cách chính xác và minh bạch.
Liên tục giám sát tình hình thu chi của Kho bạc Nhà nước để cập nhật kịp thời số tồn quỹ tiền mặt trong sổ kế toán, đảm bảo khớp với thực tế chi tiêu tại kho bạc cũng như số tiền dư mà kho bạc đang giữ tại ngân hàng.
Theo quy định tại điều 11, Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định nguyên tắc kế toán tiền như sau:
Kế toán doanh nghiệp thực hiện mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và các khoản ở ngân hàng tại mọi thời điểm thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu
Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký quỹ, ký cược tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp
Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:
+ Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;
+ Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền.
Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.
4. Quy trình của kế toán tiền mặt
4.1 Kế toán thu tiền mặt
Trong quá trình kế toán thu tiền mặt, các nghiệp vụ phát sinh liên quan được thực hiện theo các bước chi tiết sau đây:
Bước 1: Người nộp tiền tạo yêu cầu nộp tiền và chuyển đến Bộ phận Kế toán thanh toán.
Bước 2: Bộ phận Kế toán thanh toán tạo phiếu thu (bao gồm 3 bản sao), điền thông tin cần thiết và chuyển đến Trưởng Kế toán.
Bước 3: Trưởng Kế toán ký duyệt phiếu thu và trả lại cho Bộ phận Kế toán thanh toán.
Bước 4: Người nộp tiền gửi phiếu thu cho Thủ quỹ, đồng thời nộp tiền và ký vào phiếu thu.
Bước 5: Thủ quỹ tiếp nhận phiếu thu, thu tiền và ghi vào Sổ quỹ. Sau đó, Thủ quỹ giữ một bản sao phiếu thu (liên 2), trả lại liên 3 cho người nộp tiền và liên 1 cho Bộ phận Kế toán thanh toán.
Bước 6: Bộ phận Kế toán thanh toán tiến hành lưu trữ chứng từ và ghi vào Sổ tiền mặt (tài khoản 111).
Với 3 bản sao của phiếu thu, một bản được lưu trữ tại văn phòng, một bản được giữ bởi người nộp tiền. Trong trường hợp người nộp tiền không thuộc công ty, bản sao này được coi là bằng chứng đã nộp tiền. Trong trường hợp nhân viên công ty là người nộp tiền, bản sao này được giao cho Bộ phận Kế toán của công ty để làm bằng chứng về việc đã nộp tiền theo đúng phiếu thu.
Bản sao còn lại được Thủ quỹ giữ để ghi vào Sổ quỹ và cuối ngày, tất cả các phiếu thu cùng với chứng từ gốc được tổng hợp và giao cho Bộ phận Kế toán để ghi vào Sổ kế toán. Sau đó, các phiếu thu này được lưu trữ trong suốt năm và cuối năm sẽ được chuyển sang lưu trữ dài hạn.
Trong quá trình quản lý kế toán chi tiền mặt, phiếu chi đóng vai trò quan trọng để xác định số tiền mặt thực tế phải chi và là căn cứ để thủ quỹ thực hiện việc chi tiền, ghi vào sổ quỹ đồng thời chuyển thông tin tới bộ phận kế toán để ghi vào sổ kế toán. Tất cả các khoản chi đều phải được tạo phiếu chi để rõ ràng và minh bạch.
Dưới đây là quy trình kế toán chi tiền mặt chi tiết:
Bước 1: Người yêu cầu chi tiền sẽ lập Giấy đề nghị thanh toán hoặc Giấy đề nghị tạm ứng và chuyển gửi cho bộ phận Kế toán thanh toán.
Bước 2: Bộ phận Kế toán thanh toán sẽ tạo Phiếu chi dựa trên thông tin từ giấy đề nghị và gửi Phiếu chi lên Kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng nhận Phiếu chi và kiểm tra tính hợp lý của các thông tin. Nếu có bất kỳ sai sót hoặc không hợp lý nào, Phiếu chi sẽ được trả lại cho bộ phận Kế toán thanh toán để điều chỉnh và sửa chữa. Trong trường hợp thông tin hợp lý, Kế toán trưởng sẽ chuyển Phiếu chi lên cho Giám đốc hoặc Người được ủy quyền để tiến hành ký duyệt.
Bước 4: Giám đốc sẽ xem xét và ký duyệt Phiếu chi sau đó trả lại cho bộ phận Kế toán thanh toán.
Bước 5: Bộ phận Kế toán thanh toán nhận Phiếu chi đã được duyệt và chuyển giao cho Thủ quỹ.
Bước 6: Thủ quỹ sẽ thực hiện việc ký và chi tiền cho Người yêu cầu, đồng thời yêu cầu Người nhận tiền ký xác nhận trên Phiếu chi để chứng thực việc nhận tiền.
Bước 7: Sau khi thực hiện chi tiền, Thủ quỹ ghi thông tin vào sổ quỹ (giữ lại bản sao liên 2) và chuyển Phiếu chi gốc (liên 1) cho bộ phận Kế toán thanh toán để ghi vào sổ tiền mặt (tài khoản 111).
Lưu ý: Nếu có bất kỳ bộ phận nào (Kế toán trưởng hoặc Giám đốc) từ chối duyệt việc chi tiền, bộ phận Kế toán thanh toán sẽ thông báo lại cho Người yêu cầu biết để xử lý tiếp.
>>>>> Quý Anh/ Chị quan tâm có thể đăng ký nhận tư vấn & trải nghiệm MIỄN PHÍ Phần mềm Kế toán EasyBooks ngay tại đây nhé: http://dangkydemo.easybooks.vn/
Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Kế Toán Tiền Mặt Là Gì? Nhiệm Vụ Và Quy Trình Thực Hiện“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 1900 57 57 54. Đội ngũ nhân viên của SoftDreams luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.
