Các bút toán hạch toán chi phí bán hàng mới nhất 2026

Hạch toán chi phí bán hàng được ghi nhận và theo dõi thông qua tài khoản 641, kế toán sẽ kết chuyển chi phí này vào Nợ Tài khoản 911 vào cuối kỳ để xác định lỗ lãi. Kế toán viên cần chủ động cập nhật các điểm mới của Thông tư 99/2025/TT-BTC, kiểm tra kỹ tính hợp lý, hợp pháp của từng cuốn hóa đơn, chứng từ. Tham khảo việc hạch toán qua bài viết tại phần mềm kế toán EasyBooks bên dưới bạn nhé. 

1. Chi phí bán hàng là gì?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp), chi phí bán hàng bao gồm các khoản phát sinh trực tiếp liên quan đến quá trình tiếp thị, phân phối và hỗ trợ bán hàng, không bao gồm chi phí sản xuất. Cụ thể theo mục 1, Tài khoản 641 của Thông tư này, chi phí bán hàng gồm: 

• Chi phí nhân sự: Lương, bảo hiểm nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng 
• Chi phí tiếp thị: Chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo 
• Chi phí vận chuyển: Đóng gói, vận chuyển hàng hóa đến khách 
• Chi phí bảo hành: Bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ 
• Chi phí bảo quản: Bảo quản, đóng gói hàng hóa 
• Chi phí TSCĐ: Sửa chữa tài sản cố định dùng cho bộ phận bán hàng 
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Dụng cụ, nguyên vật liệu bao bì, khấu hao 

2. Chi phí bán hàng được hạch toán vào tài khoản nào?

Theo mục 2, Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí bán hàng được ghi nhận và phản ánh theo dõi qua Tài khoản 641. Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để xác định lãi lỗ trong kỳ. Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 641

Tài khoản 641 hoạt động theo nguyên tắc chung của tài khoản chi phí (loại 6), cụ thể như sau:

• Bên Nợ: Tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ. 
• Bên Có:
  • Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ (nếu có).
  • Kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh tại thời điểm cuối kỳ kế toán để phục vụ việc xác định lãi, lỗ.
• Số dư cuối kỳ: Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.

Chi tiết các tài khoản cấp 2 của Tài khoản 641

Để phục vụ cho công tác quản trị và lập báo cáo tài chính, Tài khoản 641 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau đây:

Xem ngay: Quản Lý Chi Phí Nguyên Vật Liệu Nhà Hàng Bằng Phần Mềm Kế Toán

3. Nguyên tắc hạch toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là yếu tố then chốt tác động trực tiếp đến lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp. Nguyên tắc kế toán áp dụng cho tài khoản này được quy định chi tiết như sau: 

• Xử lý chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN: Đối với các khoản chi phí bán hàng có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và hạch toán đúng chế độ kế toán nhưng không hợp lệ để tính thuế TNDN, doanh nghiệp không ghi giảm chi phí trên sổ sách kế toán. Thay vào đó, kế toán sẽ thực hiện điều chỉnh tăng số thuế TNDN phải nộp khi quyết toán thuế.
• Hệ thống tài khoản chi tiết: Tài khoản 641 được theo dõi chi tiết theo các nội dung chi phí bao gồm: Chi phí nhân viên; Vật liệu; Bao bì; Dụng cụ, đồ dùng; Khấu hao TSCĐ; Dịch vụ mua ngoài và Các chi phí bằng tiền khác. 
• Khóa sổ cuối kỳ: Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ sẽ được kết chuyển vào bên Nợ tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.

4. Hướng dẫn hạch toán các khoản chi phí bán hàng phổ biến

Quy trình hạch toán kế toán đối với Tài khoản 641 được chia làm 3 nhóm nghiệp vụ chính như sau:

Nhóm 1: Nghiệp vụ phát sinh tăng chi phí bán hàng (Ghi Nợ TK 641)

Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến bộ phận bán hàng, kế toán ghi nhận vào bên Nợ TK 641 đối ứng với các tài khoản liên quan:

• Chi phí nhân viên:
  • Ghi: Nợ TK 641
  • Có TK 334, 338…
• Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ:
  • Ghi: Nợ TK 641
  • Có TK 152, 153, 242.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ):
  • Ghi: Nợ TK 641
  • Có TK 214.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, sửa chữa nhỏ…):
  • Ghi: Nợ TK 641, Nợ TK 133 (nếu có thuế GTGT)
  • Có TK 111, 112, 141, 331…
• Chi phí ủy thác và hoa hồng đại lý:
  • Phí ủy thác xuất khẩu và khoản chi hộ: Nợ TK 641, Nợ TK 133 / Có TK 3388.
  • Hoa hồng trả cho bên nhận đại lý: Nợ TK 641, Nợ TK 133 / Có TK 131.

Nhóm 2: Hạch toán các trường hợp đặc biệt

Sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ bán hàng:

• Nếu dùng phương pháp trích trước chi phí: Khi trích trước ghi Nợ TK 641 / Có TK 335, 352. Khi thực tế phát sinh ghi Nợ TK 335, 352, Nợ TK 133 / Có TK 331, 241, 111, 112, 152…
• Nếu chi phí phát sinh 1 lần có giá trị lớn (phân bổ dần): Ghi Nợ TK 641 / Có TK 242.

Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa:

• Khi trích lập dự phòng ban đầu: Nợ TK 641 / Có TK 352.
• Cuối kỳ sau, điều chỉnh số dự phòng: Nếu trích lập thêm ghi Nợ TK 641 (6415) / Có TK 352; nếu hoàn nhập ghi Nợ TK 352 / Có TK 641 (6415).

Hàng khuyến mại, quảng cáo:

• Xuất hàng của doanh nghiệp làm hàng khuyến mại miễn phí: Nợ TK 641 / Có TK 155, 156.
• Nhận hàng khuyến mại từ nhà sản xuất: Chỉ theo dõi số lượng trên hệ thống nội bộ. Khi kết thúc chương trình, nếu giữ lại số hàng thừa ghi Nợ TK 156 (theo giá trị hợp lý) / Có TK 711.

Tiêu dùng nội bộ và Biếu tặng:

• Tiêu dùng nội bộ cho bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 / Có TK 155, 156 (Nếu phải kê khai thuế GTGT: Nợ TK 133 / Có TK 3331).
• Biếu tặng khách hàng bên ngoài (tính vào chi phí): Nợ TK 641 (theo giá vốn), Nợ TK 133 (nếu có thuế GTGT) / Có TK 152, 153, 155, 156, Có TK 3331.
• Biếu tặng cán bộ công nhân viên (chi từ Quỹ khen thưởng, phúc lợi): Ghi nhận doanh thu Nợ TK 353 / Có TK 511, Có TK 3331; đồng thời ghi nhận giá vốn Nợ TK 632 / Có TK 152, 153, 155, 156.

Nhóm 3: Các nghiệp vụ ghi giảm và kết chuyển cuối kỳ

Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng:

• Ghi: Nợ các TK 111, 112… / Có TK 641.

Bút toán kết chuyển chi phí bán hàng cuối kỳ: Để xác định kết quả kinh doanh, toàn bộ số dư bên Nợ phát sinh trong kỳ của TK 641 sẽ được kết chuyển sạch sang bên Nợ của Tài khoản 911:

• Ghi: Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh / Có TK 641 – Chi phí bán hàng.

Xem thêm: Cách hạch toán chi phí cố định mới nhất cho doanh nghiệp

5. Kết chuyển chi phí bán hàng cuối kỳ

Kết chuyển chi phí bán hàng cuối kỳ là bút toán kế toán quan trọng để xác định kết quả kinh doanh, được quy định theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Cuối kỳ kế toán, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng vào bên Nợ Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh: 

• Nợ: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Có: TK 641 – Chi phí bán hàng

6. Phân biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai loại chi phí quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nhưng có điểm khác biệt rõ ràng về bản chất, mục đích sử dụng và cách thức hạch toán. 

Xem thêm: Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp

7. Những sai sót thường gặp khi hạch toán chi phí bán hàng

Do chi phí bán hàng thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí và có danh mục phát sinh cực kỳ đa dạng (hoa hồng, quảng cáo, khuyến mại…), đây là loại chi phí dễ xảy ra sai sót và bị cơ quan thuế kiểm tra kỹ lưỡng. 

• Hạch toán sai tài khoản: Lẫn lộn giữa TK 641 và TK 642, hoặc nhầm lẫn đưa chi phí bán hàng vào TK 627 (Chi phí sản xuất chung).
• Ghi nhận sai kỳ (Thiếu hoặc thừa chi phí): Ghi nhận chi phí phát sinh kỳ này vào kỳ khác (Ví dụ: Khoản chi năm trước bị bỏ sót rồi tự ý kê khai vào năm sau).
• Không phân bổ chi phí đúng cách: Phân bổ chi phí bán hàng không xây dựng tiêu thức cụ thể; không tách biệt rõ giữa chi phí sản xuất (được vốn hóa vào hàng tồn kho) và chi phí bán hàng (tính ngay trong kỳ).
• Chứng từ không hợp lệ, thiếu sót: Hóa đơn đầu vào không hợp pháp, thiếu biên bản nghiệm thu hợp đồng, biên bản bàn giao hàng hóa, thiếu chữ ký các bên hoặc không lập Bảng kê thu mua khi mua hàng không có hóa đơn.
• Ghi nhận chi phí khống, không hợp lý: Khai khống chi phí tiếp khách; hạch toán chi hoa hồng bán hàng, chi thưởng nhân viên nhưng thiếu quy chế, quyết định phê duyệt rõ ràng từ Ban Giám đốc.
• Đưa chi phí không liên quan vào doanh nghiệp: Hạch toán chi phí cá nhân (du lịch, giải trí riêng của lãnh đạo) vào TK 641 mà không chứng minh được mối liên hệ với việc tạo ra doanh thu.
• Hạch toán sai các khoản phạt: Đưa khoản phạt chậm nộp thuế hoặc truy thu thuế vào chi phí trong kỳ mà quên không loại trừ ra khi tính thuế TNDN.
• Quên kết chuyển số dư: Cuối kỳ không kết chuyển từ TK 641 sang TK 911, dẫn đến việc TK 641 vẫn còn số dư cuối kỳ (sai nguyên tắc kế toán).

Nắm vững cách hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính mà còn hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế. Do đó, việc sở hữu một công cụ hỗ trợ tự động kết chuyển và phân loại chi phí là vô cùng cần thiết. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: