Hiện nay, các doanh nghiệp được khuyến khích tăng cường chuyển đổi hoá đơn giấy sang hóa đơn điện tử để tối giản hóa nghiệp vụ hoá đơn. Vậy, doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị những giấy tờ gì để hoàn tất thủ tục đăng ký phát hành hoá đơn điện tử? Mời anh chị kế toán tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 

Điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử

Các doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau để có thể sử dụng hóa đơn điện tử:

  • Có chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm đăng ký hồ sơ sử dụng hóa đơn điện tử
  • Có các thiết bị đầu cuối đủ khả năng thực hiện nghiệp vụ hóa đơn trên môi trường mạng trực tuyến
  • Có hệ thống cơ sở dữ liệu đủ lớn, mạnh mẽ để lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn 10 năm.
  • Có đội ngũ nhân sự được đào tạo và hướng dẫn về phần mềm hóa đơn điện tử
  • Có hệ thống phần mềm kế toán và phần mềm bán hàng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử.

Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử phía trên có thể chuẩn bị một số loại giấy tờ sau để bắt đầu thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

  • Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (tải xuống mẫu)
  • Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo mẫu (Tạo trên phần mềm HTKK)
  • Hóa đơn mẫu do doanh nghiệp khởi tạo

Khi đã chuẩn bị đủ bộ hồ sơ, doanh nghiệp gửi trực tiếp tới Cơ quan thuế hoặc gửi hồ sơ online tại địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/

Sau 02 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ có gửi thông tin về việc chấp thuận (hoặc không) tới doanh nghiệp. Nếu kết quả là được chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu bị từ chối, doanh nghiệp cần tiến hành các bước chỉnh sửa và gửi lại cơ quan thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chủ động tra cứu phản hồi từ cơ quan thuế tại mục Tra cứu ngay trên trang Thuế điện tử phía trên.

Đăng ký dùng thử hoá đơn điện tử EasyInvoice và phần mềm kế toán EasyBooks ngay

Như vậy, có thể thấy khi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử, cần kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng để đảm bảo dữ liệu hoá đơn được chuyển tiếp thông suốt. Ngoài ra, trong quá trình sử dụng hoá đơn, doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ 24/7 để tránh những trục trặc trong quá trình sử dụng.

Hiện nay, anh chị kế toán và chủ doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử bộ phần mềm kế toán EasyBooks, hoá đơn điện tử EasyInvoice do Softdreams phát triển và phát hành. Bộ phần mềm sẽ giúp anh chị kế toán 

  • Giảm tới 50% thời gian giải quyết một số nghiệp vụ kế toán – hoá đơn
  • Tiết kiệm chi phí lưu trữ giấy tờ, văn thư, chi phí vận chuyển chứng từ, tài liệu
  • Dễ dàng quản lý dòng tiền doanh nghiệp

 

Liên hệ ngay để được tư vấn trọn bộ phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử 

Điện thoại: 0981 772 388 – 0919 510 089

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: https://www.facebook.com/www.easybooks.vn

Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội