Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định

Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không thể tiếp tục lưu trữ theo cách thủ công thông thường. Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp nên làm gì để có thể lưu trữ hoá đơn điện tử khoa học và an toàn nhất?

Vì sao phải lưu trữ hoá đơn điện tử?

Theo các quy định về kế toán và giao dịch điện tử hiện nay, bên bán cần lưu trữ hoá đơn điện tử trong 10 năm. Việc này sẽ giúp bên mua giảm phụ thuộc vào website/ nhà cung cấp hoá đơn điện tử trong trường hợp có lỗi kỹ thuật từ hệ thống.

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ ở cả dạng XML và PDF. Trong đó, định dạng XML có giá trị pháp lý và là dữ liệu của hoá đơn còn bản PDF không có giá trị pháp lý và chỉ là bản thể hiện của hoá đơn điện tử.

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bị phạt lỗi không lưu trữ hoá đơn điện tử, cụ thể trong các trường hợp mất, cháy hỏng,…

Quy định về lưu trữ hoá đơn điện tử

Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định cụ thể về việc lưu trữ hoá đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

Hoá đơn phải đảm bảo tính toàn vẹn về thông tin, thông tin được tạo ra một cách đầy đủ và chưa bị thay đổi bên cạnh những thay đổi về hình thức phát sinh trong suốt quá trình lưu trữ, hiển thị hoá đơn.
Thông tin được mã hoá trong hoá đơn có thể được truy cập và sử dụng được nếu cần thiết
Hoá đơn tuân thủ các quy định về bán hàng, nội dung đáp ứng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
Hình thức hoá đơn lưu trữ phải giống với các mẫu được ban hành, nội dung phải giống với hoá đơn đã được gửi đi
Thông tin trên hóa đơn lưu trữ đảm bảo có đủ ngày, giờ, người khởi tạo và được thiết lập đúng quy định.

Cách lưu trữ hoá đơn điện tử theo quy định pháp luật

Như vậy, có thể thấy việc lưu trữ hoá đơn điện tử là cần thiết. Tuy nhiên, lưu trữ hoá đơn cũng cần đảm bảo tính khoa học và an toàn để tránh thất thoát dữ liệu không đáng có. Quá trình lưu trữ hoá đơn có thể được tiến hành như sau:

Người bán, người mua ghi hoá đơn điện tử vào sổ ghi kế toán. Khi lập BCTC phải lưu trữ hoá đơn theo thời hạn quy định trong pháp luật hiện hành.
Nếu hoá đơn do hệ thống của tổ chức cung cấp hoá đơn khởi tạo thì tổ chức cung cấp cũng cần lưu trữ hoá đơn theo thời hạn như pháp luật hiện hành quy định.
Nếu người bán, người mua là đơn vị kế toán, tổ chức cung cấp hoá đơn điện tử thì cần có trách nhiệm lưu trữ hoá đơn ra các thiết bị điện tử như bút nhớ, đĩa CD, DVD, đĩa cứng,… hoặc lưu trữ trực tuyến.

Mẹo lưu trữ hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp

Đối với người làm kế toán và chủ doanh nghiệp, việc tiếp nhận lượng lớn hoá đơn đầu ra có thể khiến doanh nghiệp bị rối khi lưu trữ hoá đơn. Theo kinh nghiệm của những kế toán có thâm niên, doanh nghiệp nên phân biệt quá trình lưu trữ hoá đơn riêng biệt với hoá đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra.

Lưu trữ hoá đơn đầu vào

Tạo email riêng để lưu trữ
Email nên được cài đặt để tự động chuyển tiếp toàn bộ thư về email của giám đốc/ kế toán trưởng
Tạo thư mục lưu trữ trên Google Drive
Lưu trữ tại một thư mục riêng trên máy tính, tạo từng folder con với tên là MST của người bán
Cài đặt tự động đồng bộ thư mục trên máy tính với thư mục trên Google Drive

Lưu trữ hoá đơn đầu ra

Kiểm tra thật kỹ thông tin hoá đơn trước khi ký điện tử
Lưu trữ hoá đơn vào một thư mục riêng trên máy tính
Gửi hoá đơn đã xuất vào một email chuyên biệt chỉ để lưu hoá đơn
Nên sao lưu sang thiết bị lưu trữ điện tử như USB, ổ cứng và sao lưu lên Google Drive mỗi tháng một lần

Trên đây EasyBooks đã cùng anh/chị kế toán và chủ doanh nghiệp tìm hiểu cách thức lưu trữ, bảo quản hoá đơn điện tử khoa học, an toàn giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình lưu trữ hoá đơn. Tuy nhiên, trong thực tế, làm việc với nhiều chứng từ có thể khiến công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Anh/chị kế toán và chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm hiểu phần mềm hoá đơn điện tử EasyInvoice với khả năng tích hợp tốt cùng hệ thống phần mềm kế toán và miễn phí lưu trữ 10 năm trên hệ thống sever bảo mật tối ưu.

EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet.

Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé, đội ngũ chuyên môn của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

phần mềm kế toán EasyBooks