Cách xác định chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN

Dựa trên Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần kiểm tra chi phí dựa trên 3 tiêu chí cốt lõi: Liên quan SXKD, hóa đơn chứng từ, thanh toán. Xác định chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN không chỉ đơn thuần là kỹ năng kế toán, mà còn là nghệ thuật quản trị rủi ro tài chính. Xem chi tiết về cách xác định loại chi phí này qua bài viết tại phần mềm kế toán EasyBooks dưới đây. 

1. Chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN là gì?

Chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN là các khoản chi của doanh nghiệp được xem xét để trừ vào thu nhập chịu thuế. Miễn sao chi phí này đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Luật thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn hiện hành (như Nghị định 320/2025/NĐ‑CP, Thông tư 96/2015/TT‑BTC).

Đây là khoản chi thực tế phát sinh, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được ghi chép kế toán đúng quy định. Những khoản này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, trừ các trường hợp thuộc danh mục chi phí không được trừ.

2. Điều kiện để chi phí được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN

Để một khoản chi được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, khoản chi đó phải đồng thời thỏa mãn các điều kiện pháp lý quy định tại Luật thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn. Cụ thể:

• Khoản chi phải phát sinh thực tế trong kỳ tính thuế và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (bao gồm cả chi nghiên cứu, phát triển theo tỷ lệ quy định).
• Chi phí phải được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (hóa đơn GTGT, chứng từ thu mua nông sản, phiếu xuất kho, bảng kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu…).
• Khi mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị trên 20 triệu đồng (đã bao gồm VAT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ, ví điện tử,…).
• Một số hướng dẫn mới quy định mức 5 triệu đồng trở lên áp dụng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với nhiều loại khoản chi, nên DN cần kiểm tra quy định cụ thể thời điểm quyết toán (Thông tư 20/2026/TT‑BTC và các thông tư khác).
• Khoản chi phải được gắn vào tài khoản kế toán phù hợp, phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ và được ghi chép đầy đủ, chính xác theo chế độ kế toán Việt Nam.
• Nếu khoản chi về mặt kế toán được ghi nhận nhưng không thỏa mãn một trong các điều kiện trên thì khi quyết toán thuế TNDN vẫn phải loại trừ khỏi chi phí được trừ, dù đã hạch toán trên BCTC.

Xem thêm: Quy trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

3. Cách xác định chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN

Để xác định chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15. Các khoản chi phải đáp ứng đồng thời ba tiêu chí chính bao gồm:

• Liên quan SXKD: Chi phí phải phục vụ trực tiếp sản xuất kinh doanh, như nguyên liệu, lương nhân viên, khấu hao TSCĐ; ưu tiên chi R&D (tối đa 200% chi thực tế, không gây lỗ).
• Hóa đơn chứng từ: Đầy đủ hóa đơn GTGT/hợp pháp; mua từ cá nhân/hộ dưới ngưỡng GTGT cần bảng kê và thanh toán không tiền mặt nếu ≥5 triệu/ngày.
• Thanh toán: Không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng/lần; ủy quyền NLĐ thanh toán được nếu có quy chế nội bộ.

4. 13 khoản chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN 

13 khoản chi phí hợp lý được trừ khi quyết toán thuế TNDN năm 2026 được quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, hướng dẫn Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, bao gồm:

Xem ngay: Các Trường Hợp Không Phải Quyết Toán Thuế TNDN

5. Các khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN

Các khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN là những khoản không đáp ứng được các điều kiện đã đặt ra, cụ thể:

Việc nắm vững các quy định về chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ thuế mà còn là công cụ tài chính hiệu quả. Hãy luôn cập nhật các thông tư mới như Thông tư 20/2026/TT-BTC để điều chỉnh kịp thời các hoạt động chi tiêu trong doanh nghiệp.

Đăng ký dùng thử phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks ngay hôm nay để quản lý sổ sách, hóa đơn và thực hiện quyết toán thuế TNDN nhanh chóng, chính xác; đồng thời chuẩn hóa dữ liệu kế toán, sẵn sàng cho kiểm toán và đối chiếu theo quy định.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Cách xác định chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: