Chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC

Nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ đang quan tâm đến những thay đổi trong chế độ kế toán khi Thông tư 58/2026/TT-BTC được ban hành. Một trong những nội dung quan trọng nhất là quy định về hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vậy chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC gồm những loại nào và được lập ra sao? Cùng phần mềm kế toán EasyBooks tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Quy định về chứng từ kế toán đối với doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC

– Văn bản pháp lý và hiệu lực thi hành

Thông tư 58/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 25/5/2026, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Thông tư 132/2018/TT-BTC trước đây. Thông tư này điều chỉnh toàn diện ba nội dung cốt lõi: chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính – trong đó chứng từ kế toán là nền tảng quan trọng.

– Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng bao gồm các doanh nghiệp siêu nhỏ được xác định theo pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Ngoài ra, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nếu có nhu cầu cũng được lựa chọn áp dụng Thông tư này.

Lưu ý: nếu trong năm tài chính doanh nghiệp có sự thay đổi các tiêu chí dẫn đến không còn thuộc đối tượng áp dụng, doanh nghiệp vẫn được tiếp tục áp dụng Thông tư này cho đến hết năm tài chính hiện tại, và chuyển sang chế độ kế toán phù hợp từ năm tài chính tiếp theo.

– Nguyên tắc sử dụng chứng từ kế toán

Doanh nghiệp siêu nhỏ sử dụng hóa đơn, Bảng kê mua hàng hóa/dịch vụ không có hóa đơn và các chứng từ kế toán khác theo quy định của pháp luật kế toán và pháp luật thuế, làm căn cứ xác định doanh thu, chi phí, số thuế GTGT và thuế TNDN phải nộp trong kỳ.

Đặc biệt, trường hợp doanh nghiệp phát sinh chứng từ kế toán thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật khác thì phải thực hiện theo quy định của pháp luật đó.

– Tính linh hoạt trong biểu mẫu chứng từ

Thông tư 58 không áp dụng cứng nhắc một bộ mẫu duy nhất. Doanh nghiệp siêu nhỏ được phép thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ kế toán để phù hợp với đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản trị nội bộ, nhưng phải đảm bảo tuân thủ Luật Kế toán – đặc biệt là nguyên tắc phản ánh đầy đủ, trung thực, minh bạch và có thể kiểm tra, đối chiếu.

– Tổ chức nhân sự kế toán và ký chứng từ

Doanh nghiệp siêu nhỏ không bắt buộc phải bố trí kế toán trưởng. Trường hợp bố trí người phụ trách kế toán thay thế, người này được ký thay kế toán trưởng trên toàn bộ chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cũng có thể thuê dịch vụ bên ngoài hoặc bố trí người thân của người đại diện theo pháp luật đảm nhiệm công tác kế toán trong phạm vi luật cho phép.

– Ứng dụng hóa đơn điện tử trong quản lý chứng từ

Trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ sử dụng hóa đơn điện tử và được hệ thống thông tin quản lý thuế của cơ quan thuế hỗ trợ xác định, thông báo số thuế GTGT, thuế TNDN phải nộp, doanh nghiệp sử dụng các mẫu sổ kế toán theo Thông tư này để theo dõi và đối chiếu với số thuế phải nộp theo thông báo của CQT.

Xem thêm: Mẫu sổ sách kế toán theo Thông tư 58/2026/TT-BTC cho doanh nghiệp siêu nhỏ

2. Danh mục chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ

Danh mục chứng từ kế toán dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ được quy định tại Điều 9 Thông tư 58/2026/TT-BTC. Hệ thống chứng từ được chia thành hai nhóm: 

• Chứng từ bắt buộc theo pháp luật thuế (hóa đơn, bảng kê)
• Chứng từ nội bộ bổ sung (phiếu thu, phiếu chi, phiếu kho)

2.1. Hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ cốt lõi, được sử dụng làm căn cứ để xác định doanh thu, thu nhập, các khoản chi phí và số thuế GTGT, thuế TNDN phải nộp trong kỳ. 

Doanh nghiệp siêu nhỏ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống thông tin quản lý thuế của cơ quan thuế sẽ hỗ trợ xác định và thông báo số thuế phải nộp, giảm đáng kể công việc tính toán thủ công.

2.2. Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn

Áp dụng trong trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ lẻ không xuất được hóa đơn. Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn được sử dụng cùng hóa đơn làm căn cứ xác định doanh thu, chi phí và số thuế phải nộp theo quy định pháp luật thuế và kế toán. 

Đây là chứng từ thay thế hóa đơn trong phạm vi pháp luật cho phép, giúp doanh nghiệp hợp lệ hóa chi phí mà không bị loại trừ khi quyết toán thuế.

2.3. Phiếu thu (Mẫu số 01-TT)

Phiếu thu được lập để phản ánh số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để ghi sổ chi tiết tiền. Mọi khoản tiền mặt nhập quỹ đều phải có Phiếu thu. Phiếu thu phải ghi rõ tên, địa chỉ doanh nghiệp và họ tên, địa chỉ người nộp tiền. Chứng từ này phục vụ việc theo dõi dòng tiền thu vào, đối chiếu với sổ chi tiết tiền.

2.4. Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)

Là chứng từ đối xứng với phiếu thu, lập cho mọi khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ. Phiếu chi là căn cứ ghi nhận chi phí hợp lệ và theo dõi dòng tiền ra của doanh nghiệp, đồng thời là tài liệu quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ của các khoản chi.

2.5. Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)

Lập khi hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực tế nhập kho. Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng tồn kho trên sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2c-DNSN), đảm bảo số liệu tồn kho khớp với thực tế kiểm đếm.

2.6. Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)

Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT) là một trong các mẫu chứng từ bổ sung được quy định tại Điều 9 Thông tư 58/2026/TT-BTC, giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho và chứng minh tính hợp lệ của chi phí khi quyết toán thuế. Mỗi lần xuất kho hàng hóa, thành phẩm hoặc nguyên vật liệu đưa vào sản xuất đều cần lập phiếu này.

Xem thêm: Mẫu báo cáo tài chính theo Thông tư 58/2026/TT-BTC cho doanh nghiệp siêu nhỏ

3. Doanh nghiệp siêu nhỏ có bắt buộc sử dụng đúng các mẫu chứng từ trong Thông tư 58 không?

Không hoàn toàn. Thông tư 58/2026/TT-BTC áp dụng nguyên tắc linh hoạt trong việc sử dụng chứng từ kế toán, đồng thời phân biệt rõ giữa các loại chứng từ bắt buộc phải tuân thủ và các biểu mẫu doanh nghiệp được phép tự điều chỉnh cho phù hợp với thực tế hoạt động.

Cụ thể:

• Đối với chứng từ bắt buộc, doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy định của pháp luật chuyên ngành. Ví dụ, hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan đến thuế phải tuân thủ quy định của pháp luật thuế, không được tự ý thay thế hoặc bỏ qua. Trường hợp phát sinh các loại chứng từ thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật khác thì doanh nghiệp cũng phải thực hiện theo các quy định tương ứng.
• Đối với các chứng từ kế toán nội bộ, doanh nghiệp siêu nhỏ được quyền thiết kế mới hoặc sửa đổi, bổ sung các biểu mẫu như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và sổ kế toán so với mẫu hướng dẫn tại Thông tư 58/2026/TT-BTC. Tuy nhiên, các biểu mẫu này phải bảo đảm phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đáp ứng yêu cầu kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, doanh nghiệp siêu nhỏ cũng cần lưu ý rằng việc áp dụng Thông tư 58/2026/TT-BTC không mang tính bắt buộc. Doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 99/2025/TT-BTC nếu phù hợp. 

Tuy nhiên, chế độ kế toán đã lựa chọn phải được áp dụng nhất quán trong suốt năm tài chính và chỉ được thay đổi từ đầu năm tài chính tiếp theo.

4. Quy trình quản lý chứng từ kế toán tại doanh nghiệp siêu nhỏ

Theo Thông tư 58/2026/TT-BTC, quy trình quản lý chứng từ tại doanh nghiệp siêu nhỏ bao gồm 4 bước:

– Bước 1: Lập và tiếp nhận chứng từ

Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ gốc tương ứng ngay tại thời điểm đó. Với hóa đơn bán hàng, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC. Doanh nghiệp có thể lựa chọn ghi sổ bằng tay hoặc sử dụng phần mềm kế toán tùy theo điều kiện thực tế. Với giao dịch mua hàng không có hóa đơn, phải lập Bảng kê ngay khi nhận hàng/dịch vụ.

– Bước 2: Kiểm soát và phê duyệt chứng từ

Trước khi ghi sổ, chứng từ cần được người có thẩm quyền kiểm tra tính hợp lệ (đủ thông tin, chữ ký, số tiền khớp thực tế) và ký duyệt. Dù Thông tư 58/2026/TT-BTC tạo điều kiện linh hoạt hơn về nhân sự kế toán, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm việc kiểm soát chứng từ chặt chẽ, minh bạch. 

Người được giao phụ trách kế toán hoặc ký thay kế toán trưởng vẫn phải chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ. 

– Bước 3: Ghi sổ kế toán

Sau khi chứng từ được phê duyệt, kế toán ghi vào sổ tương ứng theo phương pháp nộp thuế của doanh nghiệp. Mục đích của các sổ kế toán là để theo dõi và đối chiếu xem số liệu thực tế của doanh nghiệp có khớp với thông báo thu thuế của cơ quan thuế hay không. Doanh nghiệp có thể ghi doanh thu theo từng hóa đơn riêng lẻ hoặc ghi theo tổng cộng kèm bảng dữ liệu chi tiết.

– Bước 4: Lưu trữ và cung cấp khi có yêu cầu

Theo Luật Kế toán, doanh nghiệp phải lưu trữ báo cáo tài chính và các tài liệu kế toán liên quan trong thời gian tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Hồ sơ phải được bảo quản an toàn, đầy đủ tại trụ sở chính để cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

Đối với doanh nghiệp nộp thuế TNDN theo thu nhập tính thuế, thời hạn nộp báo cáo tài chính là trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp nộp thuế TNDN theo tỷ lệ % trên doanh thu không bắt buộc nộp báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, nhưng phải lưu trữ đầy đủ và xuất trình khi được yêu cầu.

Xem thêm: Quy định về chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ

5. Một số sai sót thường gặp khi sử dụng chứng từ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ

Những sai sót phổ biến mà doanh nghiệp cần chú ý:

• Tiếp tục sử dụng mẫu chứng từ, sổ sách theo Thông tư 132/2018/TT-BTC sau ngày 01/07/2026, dẫn đến áp dụng sai chế độ kế toán hiện hành.
• Phân loại sai doanh thu theo ngành nghề, làm áp dụng không đúng tỷ lệ tính thuế GTGT và thuế TNDN, có thể dẫn đến khai thiếu thuế và bị truy thu.
• Thiếu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn đối với các giao dịch mua từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh nhỏ lẻ, khiến chi phí không đủ điều kiện được chấp nhận khi quyết toán thuế.
• Chứng từ nội bộ lập không đầy đủ thông tin hoặc thiếu chữ ký, làm giảm giá trị pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu.
• Lập chứng từ và ghi sổ không kịp thời, dồn xử lý vào cuối kỳ, dễ phát sinh sai sót và gây khó khăn khi lập báo cáo.
• Hiểu sai về nghĩa vụ lưu trữ chứng từ. Dù không phải nộp báo cáo tài chính, doanh nghiệp vẫn phải lưu giữ đầy đủ chứng từ kế toán theo thời hạn luật định để phục vụ thanh tra, kiểm tra khi cần.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC. Để quản lý chứng từ, sổ sách và dữ liệu một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán EasyBooks – giải pháp hỗ trợ tối ưu cho doanh nghiệp siêu nhỏ trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: