Tin tức

Quy Trình Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Cuối Tháng Dành Cho Kế Toán Mới

4 Tháng 9, 2025

Kiểm kê hàng tồn kho là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác kế toán, đặc biệt đối với các kế toán mới vào nghề. Việc thực hiện kiểm kê đúng quy trình giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý hàng hóa, giảm chi phí và hạn chế rủi ro. Phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình ngay bài viết dưới đây.

quy-trinh-kiem-ke-hang-ton-kho-cuoi-thang-danh-cho-ke-toan-moi

Mục lục

1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
2. Tại sao cần kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng?
3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng
4. Một số lưu ý dành cho kế toán mới khi kiểm kê cuối tháng

1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra và xác định số lượng, chất lượng cũng như giá trị thực tế của hàng hóa đang lưu trữ trong kho tại một thời điểm nhất định. Đây là bước quan trọng để đối chiếu số liệu thực tế với số liệu ghi nhận trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho. Mục tiêu chính của kiểm kê bao gồm:

So sánh số liệu thực tế và sổ sách: Đảm bảo rằng số lượng hàng hóa trong kho khớp với dữ liệu kế toán.
Phát hiện chênh lệch: Xác định các trường hợp thừa, thiếu, hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa.
Đảm bảo báo cáo tài chính chính xác: Hàng tồn kho là một khoản mục tài sản lớn, việc kiểm kê đúng giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng tài sản doanh nghiệp.
Tăng cường hiệu quả quản lý hàng hóa: Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về sản xuất, kinh doanh và quản lý kho hiệu quả hơn.

2. Tại sao cần kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng?

Hàng tồn kho chiếm một phần quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp và được thể hiện rõ ràng trên bảng cân đối kế toán. Việc kiểm kê định kỳ cuối tháng mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Cung cấp dữ liệu tin cậy: Số liệu kiểm kê chính xác giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định sản xuất, kinh doanh kịp thời và phù hợp, từ đó đáp ứng tiến độ kinh doanh.
Tối ưu hóa vốn lưu động: Xác định lượng hàng tồn kho hợp lý giúp tiết kiệm vốn, tránh tình trạng tồn kho quá mức dẫn đến chi phí lưu kho cao hoặc hàng hóa hư hỏng, mất giá trị.
Hạn chế tổn thất hàng hóa: Kiểm kê thường xuyên giúp phát hiện sớm các vấn đề như hàng hư hỏng, hao mòn hoặc không còn khả năng sử dụng, từ đó giảm thiểu tổn thất.
Giảm chi phí lưu kho: Một quy trình kiểm kê hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian kho, giảm chi phí vận hành và quản lý.
Đảm bảo tính minh bạch: Kiểm kê hàng tồn kho giúp phát hiện và ngăn chặn các rủi ro như gian lận, thất thoát hàng hóa, từ đó đảm bảo tính minh bạch trong quản lý.

tai-sao-can-kiem-ke-hang-ton-kho-cuoi-thang

Xem ngay: Các Phương Pháp Xử Lý Hàng Tồn Kho

3. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho được thiết kế dựa trên quy mô và đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước chi tiết trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng, phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp:

3.1 Giai đoạn chuẩn bị trước khi kiểm kê

Chuẩn bị là bước quan trọng để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Các công việc cần thực hiện bao gồm:

Xác định yêu cầu kiểm kê: Yêu cầu kiểm kê có thể xuất phát từ bộ phận kế toán kho, ban lãnh đạo, hoặc theo lịch định kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm). Trong một số trường hợp, kiểm kê đột xuất được thực hiện khi phát sinh vấn đề như nghi ngờ thất thoát hàng hóa.
Thông báo và phân công nhiệm vụ: Người phụ trách kiểm kê cần thông báo kế hoạch kiểm kê đến các bộ phận liên quan thông qua email hoặc quyết định thành lập hội đồng kiểm kê. Hội đồng kiểm kê thường bao gồm thành viên ban giám đốc, kế toán trưởng, trưởng bộ phận kho, thủ kho và kế toán kho.
Lập kế hoạch kiểm kê chi tiết: Kế hoạch cần xác định rõ khu vực kiểm kê (khu vực nào kiểm trước, khu vực nào kiểm sau), loại hàng hóa ưu tiên kiểm tra, cách thức tổng hợp và đối chiếu kết quả. Đồng thời, cần xác định đặc tính của hàng tồn kho (ví dụ: hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh) để lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp, như kiểm đếm bằng mắt, sử dụng thước đo hoặc cân.
Chuẩn bị công cụ và tài liệu: Chuẩn bị các công cụ đo lường, phiếu kiểm kê, nhãn dán đánh dấu và các tài liệu tham khảo như mẫu phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC).

3.2 Giai đoạn tiến hành kiểm kê

Quá trình kiểm kê cần được thực hiện cẩn thận và tuân thủ các bước sau để đảm bảo tính chính xác:

Bước 1: Lập bảng kê hàng tồn kho

Dựa trên phần mềm quản lý kho hoặc sổ sách, lập bảng kê chi tiết hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê. Bảng kê cần được sắp xếp theo thứ tự hợp lý (theo khu vực kho hoặc loại hàng hóa) để thuận tiện cho việc ghi chép.

Bước 2: Tổ chức kiểm đếm thực tế

Chia nhân sự thành các nhóm kiểm kê, mỗi nhóm ít nhất 2 người để đảm bảo tính khách quan. Các nhóm sẽ kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa thực tế tại kho, ghi chú kết quả vào bảng kiểm kê. Để tránh nhầm lẫn, hàng hóa đã kiểm đếm cần được dán sticker đánh dấu.

Bước 3: Đối chiếu chéo số liệu

Hai thành viên trong nhóm kiểm kê sẽ đối chiếu số liệu ghi chép độc lập của nhau. Nếu có chênh lệch, tiến hành kiểm đếm lại để đảm bảo số liệu chính xác.

Bước 4: So sánh với số liệu sổ sách

Sau khi chốt số lượng hàng tồn kho thực tế, đối chiếu với số liệu trên báo cáo tồn kho. Nếu phát sinh chênh lệch, yêu cầu người quản lý kho giải trình nguyên nhân.

Bước 5: Ghi chú và điều chỉnh

Ghi chú các nguyên nhân gây chênh lệch (nếu có) và điều chỉnh số liệu trên sổ sách để phù hợp với thực tế.

Bước 6: Lập biên bản kiểm kê

Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho, nêu rõ kết quả, kết luận và đề xuất phương án xử lý cho các trường hợp hàng hóa chậm luân chuyển, kém phẩm chất hoặc gần hết hạn sử dụng. Biên bản cần có xác nhận của các bên liên quan.

3.3 Giai đoạn xử lý kết quả kiểm kê

Dựa trên biên bản kiểm kê, các cá nhân liên quan sẽ xử lý các vấn đề phát sinh theo các trường hợp sau:

Chênh lệch thừa: Số lượng thực tế nhiều hơn số liệu trên sổ sách. Nguyên nhân có thể do lỗi ghi chép, quên nhập dữ liệu nhập kho, hoặc nhầm lẫn trong quá trình xuất kho. Cần điều chỉnh số liệu và kiểm tra lại quy trình nhập xuất kho.
Chênh lệch thiếu: Số lượng thực tế ít hơn số liệu trên sổ sách. Đây là vấn đề nghiêm trọng, có thể do lỗi quét mã vạch, hao hụt trong vận chuyển, hoặc nguy cơ thất thoát, gian lận. Doanh nghiệp cần kiểm tra hệ thống an ninh kho (camera, chìa khóa, quyền truy cập) và quy trình nhập xuất kho để xác định lỗ hổng.
Hàng hóa kém phẩm chất hoặc chậm luân chuyển: Đối với hàng gần hết hạn sử dụng hoặc giảm giá trị, cần đánh giá lại giá trị hợp lý để ghi nhận dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đồng thời, doanh nghiệp nên điều chỉnh kế hoạch sản xuất, kinh doanh hoặc thanh lý hàng tồn kho để tối ưu hóa nguồn lực.

Xem thêm: Thủ Tục Xử Lý Hàng Tồn Kho Chậm Luân Chuyển

4. Một số lưu ý dành cho kế toán mới khi kiểm kê cuối tháng

luu-y-danh-cho-ke-toan-moi-khi-kiem-ke-cuoi-thang

Đối với kế toán mới, việc tham gia kiểm kê hàng tồn kho có thể là một thách thức. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra suôn sẻ:

Sắp xếp hàng hóa khoa học: Hàng tồn kho cần được sắp xếp trên pallet, theo hàng lối, dễ quan sát, và dán mã hàng tương ứng với báo cáo nhập xuất tồn để thuận tiện theo dõi.
Đối chiếu thường xuyên: Thủ kho và kế toán kho cần ghi chép độc lập và đối chiếu số liệu hàng ngày, cuối tháng, cuối năm để phát hiện sớm sai sót.
Lập kế hoạch chi tiết: Kế hoạch kiểm kê cần cụ thể, nêu rõ khu vực, loại hàng hóa, phương pháp kiểm kê, và phân công nhân sự. Đảm bảo nhân sự được đào tạo đầy đủ về quy trình và an toàn lao động.
Chuẩn bị công cụ đầy đủ: Sẵn sàng không gian kiểm kê, thước đo, sticker đánh dấu, và các phiếu kiểm kê cần thiết.
Thực hiện nghiêm túc: Quá trình kiểm kê cần được tiến hành độc lập, tuân thủ kế hoạch, và tránh sai sót do chủ quan.
Ứng dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm quản lý kho có tính năng hỗ trợ kiểm kê sẽ giúp gia tăng tốc độ và độ chính xác.

Kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng là một công việc quan trọng, đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ quy trình chặt chẽ. Đối với kế toán mới, việc nắm vững các bước từ chuẩn bị, thực hiện đến xử lý kết quả kiểm kê sẽ giúp đảm bảo số liệu chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

Xem thêm: Những Khoản Mục Hàng Tồn Kho Cần Rà Soát Khi Lập Báo Cáo Tài Chính

Quản lý hàng tồn kho chính xác, tránh thất thoát với Phần mềm kế toán kho EasyBooks – đăng ký dùng thử miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm tiện ích vượt trội.

Đăng ký dùng thử miễn phí!

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Quy Trình Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Cuối Tháng“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 0869 425 631. Đội ngũ nhân viên của EasyBooks luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.

———————————

EASYBOOKS – ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN

EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 88/2021/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.
Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.