Tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất 2026
13 Tháng 4, 2026 Tờ khai quyết toán thuế TNCN là một trong những thủ tục quan trọng mỗi dịp đầu năm, đặc biệt với người lao động có nhiều nguồn thu nhập hoặc doanh nghiệp chi trả thu nhập. Trong năm 2026, bên cạnh việc sử dụng các mẫu tờ khai quen thuộc, người nộp thuế cần chú ý đến mốc thời gian nộp hồ sơ và các quy định mới liên quan để tránh vi phạm. Cùng theo dõi bài viết của Phần mềm kế toán EasyBooks để nắm rõ toàn bộ thông tin cần thiết.
Mục lục
1. Các mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN
Để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân đúng quy định, người nộp thuế cần sử dụng đúng mẫu tờ khai tương ứng với từng đối tượng. Hiện nay, theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi các Thông tư năm 2025), có 2 mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN quan trọng và được sử dụng phổ biến nhất là Mẫu 02/QTT-TNCN và Mẫu 05/QTT-TNCN.
1.1. Mẫu số 02/QTT-TNCN
Mẫu 02/QTT-TNCN là tờ khai quyết toán thuế TNCN dành cho cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế. Đây là mẫu thường áp dụng trong các trường hợp người lao động không đủ điều kiện ủy quyền cho doanh nghiệp hoặc có nhiều nguồn thu nhập.
Cụ thể, cá nhân sẽ sử dụng Mẫu 02/QTT-TNCN khi thuộc một trong các trường hợp:
- Có thu nhập từ 2 nơi trở lên trong năm nhưng không đủ điều kiện ủy quyền
- Có số thuế nộp thừa và muốn hoàn thuế
- Có số thuế phải nộp thêm
- Cá nhân nước ngoài kết thúc hợp đồng tại Việt Nam cần quyết toán trước khi xuất cảnh
Nội dung chính của tờ khai
Mẫu 02/QTT-TNCN bao gồm các nhóm chỉ tiêu quan trọng:
- Thông tin người nộp thuế (MST, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý)
- Tổng thu nhập chịu thuế trong năm
- Các khoản giảm trừ (giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm, từ thiện…)
- Số thuế đã tạm nộp/khấu trừ
- Số thuế còn phải nộp hoặc được hoàn
Điểm cần lưu ý là cá nhân phải tự tổng hợp toàn bộ thu nhập trong năm từ nhiều nguồn, đồng thời đối chiếu chứng từ khấu trừ để đảm bảo số liệu chính xác.
1.2. Mẫu số 05/QTT-TNCN
Khác với mẫu 02, Mẫu 05/QTT-TNCN là tờ khai quyết toán thuế dành cho tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho người lao động.
Mẫu này áp dụng cho:
- Doanh nghiệp trả lương, tiền công cho người lao động
- Tổ chức có thực hiện khấu trừ thuế TNCN
- Trường hợp cá nhân ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay
Cấu trúc hồ sơ đi kèm
Khi lập Mẫu 05/QTT-TNCN, doanh nghiệp không chỉ nộp tờ khai mà còn phải đính kèm các phụ lục:
- 05-1/BK-QTT-TNCN: Danh sách cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến
- 05-2/BK-QTT-TNCN: Cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần
- 05-3/BK-QTT-TNCN: Danh sách người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
2. Hướng dẫn lập tờ khai quyết toán thuế TNCN
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo quy trình kê khai điện tử đang được áp dụng phổ biến trong năm 2026.
2.1. Chuẩn bị hồ sơ và dữ liệu trước khi lập tờ khai
Trước khi bắt đầu kê khai, người nộp thuế cần chủ động rà soát và chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, chứng từ liên quan. Cụ thể, bạn cần chuẩn bị:
- Toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế TNCN do các đơn vị chi trả cung cấp
- Bảng tổng hợp thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm
- Hồ sơ đăng ký và thông tin người phụ thuộc (nếu có)
- Mã số thuế cá nhân và mã số thuế của người phụ thuộc
- Tài khoản đăng nhập hệ thống thuế điện tử (eTax hoặc Cổng Dịch vụ công)
2.2. Các bước lập tờ khai quyết toán thuế TNCN
Bước 1: Đăng nhập hệ thống kê khai thuế điện tử
Người nộp thuế truy cập vào Hệ thống Thuế điện tử (eTax), hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia
Sau khi đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã đăng ký, bạn lựa chọn thủ tục “Khai quyết toán thuế TNCN”.
Bước 2: Lựa chọn đúng mẫu tờ khai
Tại giao diện kê khai, hệ thống sẽ cung cấp nhiều mẫu biểu khác nhau. Người nộp thuế cần xác định chính xác mẫu cần sử dụng:
- Cá nhân trực tiếp quyết toán → chọn Mẫu 02/QTT-TNCN
- Doanh nghiệp/tổ chức chi trả thu nhập → chọn Mẫu 05/QTT-TNCN
Bước 3: Nhập thông tin tờ khai theo từng chỉ tiêu
Đối với cá nhân (Mẫu 02/QTT-TNCN)
Người nộp thuế cần lần lượt:
- Tổng hợp và nhập toàn bộ thu nhập chịu thuế trong năm (từ một hoặc nhiều nguồn)
- Khai báo các khoản giảm trừ hợp lệ như giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, từ thiện…
- Nhập số thuế đã được khấu trừ tại nguồn theo chứng từ
- Kiểm tra kết quả hệ thống tự động tính toán (thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn)
Điểm cần đặc biệt lưu ý là phải cộng gộp đầy đủ thu nhập từ tất cả các nơi làm việc trong năm, tránh tình trạng khai thiếu dẫn đến sai lệch nghĩa vụ thuế.
Đối với doanh nghiệp (Mẫu 05/QTT-TNCN)
Doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai ở mức tổng hợp và chi tiết hơn:
- Nhập tổng số tiền lương, tiền công đã chi trả cho người lao động
- Lập các phụ lục danh sách cá nhân đi kèm theo từng nhóm đối tượng
- Tổng hợp số thuế đã khấu trừ và đã nộp
- Kiểm tra số liệu giữa tờ khai chính và các phụ lục để đảm bảo khớp đúng
Bước 4: Kiểm tra và đối chiếu toàn bộ số liệu
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu, người nộp thuế không nên vội vàng nộp ngay mà cần dành thời gian kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã kê khai.
Một số nội dung cần đặc biệt chú ý:
- Đối chiếu tổng thu nhập với bảng lương thực tế
- Kiểm tra mã số thuế của cá nhân và người phụ thuộc
- So sánh số thuế phải nộp với số đã khấu trừ
- Rà soát các chỉ tiêu giảm trừ đã khai báo
Bước 5: Nộp tờ khai và hoàn tất thủ tục
Khi đã chắc chắn số liệu chính xác, người nộp thuế tiến hành:
- Ký điện tử (đối với doanh nghiệp sử dụng chữ ký số) hoặc xác thực OTP (đối với cá nhân)
- Gửi tờ khai lên hệ thống
Khi hồ sơ được tiếp nhận thành công, hệ thống sẽ trả về thông báo xác nhận. Lúc này, bạn cần lưu lại thông tin hoặc tải file tờ khai để phục vụ việc tra cứu khi cần thiết.
Xem ngay: Hướng Dẫn Sử Dụng Tờ Khai Quyết Toán Thuế TNCN Trên EasyBooks
3. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn hiện hành, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được phân chia rõ ràng theo từng đối tượng như sau:
Đối với tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập
Đối với doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế TNCN (bao gồm cả trường hợp quyết toán thay cho người lao động đã ủy quyền), thời hạn nộp hồ sơ được xác định:
- Chậm nhất là ngày 31/03/2026
Đây là mốc thời gian cố định, được tính là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch
Do đó, các doanh nghiệp cần chủ động tổng hợp dữ liệu tiền lương, thu nhập và hoàn thiện hồ sơ sớm, tránh tình trạng dồn vào những ngày cuối khiến hệ thống quá tải hoặc phát sinh sai sót.
Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế
Đối với cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế, thời hạn nộp hồ sơ sẽ muộn hơn so với doanh nghiệp:
- Hạn gốc: ngày 30/04/2026
- Tuy nhiên, do trùng với kỳ nghỉ lễ 30/4 – 1/5, thời hạn thực tế được gia hạn đến ngày 04/05/2026
Một số lưu ý quan trọng về thời hạn nộp
- Có thể nộp hồ sơ trực tuyến 24/7, kể cả ngày nghỉ lễ
- Không nên chờ đến sát hạn mới nộp vì hệ thống dễ bị quá tải
- Cá nhân nên thực hiện quyết toán sau khi doanh nghiệp đã nộp xong tờ khai để đảm bảo dữ liệu thu nhập được cập nhật đầy đủ trên hệ thống
4. Cách tra cứu tờ khai quyết toán thuế TNCN
4.1. Các bước tra cứu trên hệ thống eTax
Để tra cứu tờ khai quyết toán thuế TNCN trên hệ thống eTax, bạn thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Truy cập hệ thống Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu (hoặc tài khoản VNEID mức 2)
Bước 3: Chọn mục “Tra cứu” → “Tờ khai”
Bước 4: Lọc thông tin theo:
- Kỳ tính thuế (ví dụ: năm 2025)
- Loại tờ khai (02/QTT-TNCN hoặc 05/QTT-TNCN)
Bước 5: Xem kết quả hiển thị: Hệ thống sẽ trả về đầy đủ thông tin về tờ khai đã nộp, bao gồm cả file XML hoặc PDF để tải về khi cần.
4.2. Cách tra cứu trên eTax Mobile
Đối với người dùng điện thoại, thao tác tra cứu được tối giản hơn:
- Mở ứng dụng eTax Mobile
- Đăng nhập tài khoản cá nhân
- Chọn mục “Tra cứu nghĩa vụ thuế” hoặc “Tra cứu thông tin quyết toán”
- Lọc theo năm quyết toán và loại tờ khai
Sau khi thực hiện, bạn có thể xem ngay tình trạng hồ sơ, số thuế phải nộp hoặc hoàn, và thông tin chi tiết đã kê khai
4.3. Những lưu ý khi tra cứu tờ khai
Để quá trình tra cứu diễn ra chính xác và không gặp lỗi, người nộp thuế nên lưu ý:
- Chỉ tra cứu được khi hệ thống đã tiếp nhận hồ sơ thành công
- Dữ liệu thu nhập có thể hiển thị chậm nếu doanh nghiệp chưa nộp tờ khai
- Cần chọn đúng năm quyết toán và loại tờ khai để tránh nhầm lẫn
- Nên lưu lại file tờ khai sau khi tra cứu để phục vụ đối chiếu sau này
Nhìn chung, việc tra cứu tờ khai quyết toán thuế TNCN hiện nay đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều nhờ các nền tảng điện tử. Tuy nhiên, để đảm bảo thông tin chính xác, người nộp thuế vẫn cần thực hiện đúng quy trình và kiểm tra kỹ dữ liệu trước và sau khi nộp hồ sơ.
Qua những nội dung EasyBooks đã chia sẻ, có thể thấy việc lập tờ khai quyết toán thuế TNCN không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Hy vọng bài viết sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích giúp bạn thực hiện quyết toán thuế một cách thuận lợi và chính xác.
Doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp phần mềm kế toán giúp tối ưu chi phí và quản lý sổ sách và dữ liệu tiền lương chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp số liệu phục vụ quyết toán thuế TNCN nhanh chóng, hạn chế sai sót.
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
12 Tháng 4, 2026 
