Chứng từ kế toán là một trong những tài liệu vô cùng quan trọng. Tuy nhiên vẫn có nhiều trường hợp doanh nghiệp làm mất chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ. Vậy Chứng từ kế toán là gì? Cách xử lý mất chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ ra sao, hãy cùng Phần mềm kế toán EasyBooks tìm hiểu bài viết ngay sau đây nhé

1. Chứng từ kế toán là gì? 

Chứng từ kế toán là giấy tờ, tài liệu ghi nhận lại các nội dung liên quan đến sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ kế toán đã được hạch toán và thể hiện ở trong sổ kế toán của doanh nghiệp. Các thông tin trong chứng từ kế toán có thể bao gồm các khoản khấu trừ thuế, biên lai thuế, phí, lệ phí,…

Theo luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Như vậy có thể hiểu đơn giản, chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán.

>>>>Xem thêm: Vay vốn hộ kinh doanh cá thể

Có nhiều loại chứng từ kế toán, trong đó ta có thể phân loại chứng từ kế toán thành các nhóm sau:

• Thứ nhất: Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt, bao gồm: Phiếu thu (mẫu 01-TT); Phiếu chi (mẫu 02-TT); Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 03-TT); Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt tạm ứng (04-TT); Giấy đề nghị thanh toán (05-TT); Biên lai thu tiền (mẫu 06-TT); Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (mẫu 07-TT); Bảng kê quỹ tiền VNĐ (mẫu 08a-TT); Bảng kê quỹ ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý (mẫu 08b-TT); Bảng kê chi tiền (09-TT).
• Thứ hai: Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng: Giấy báo nợ, giấy báo có, Séc rút tiền mặt, giấy ủy nhiệm chi,…
• Thứ ba: Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương: Bảng chấm công; Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội; Bảng thanh toán tiền lương, thường,…
• Thứ tư: Chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT); Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra; Biên bản bàn giao hàng hóa; Biên bản kiểm kê hàng hóa,…
• Thứ năm: Chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí cho hoạt động kinh doanh: Phiếu thu, phiếu chi; Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng thông thường,…

>>>>Xem ngay: Công thức tính lợi nhuận

2. Cách xử lý mất chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ

Doanh nghiệp nên căn cứ theo số lượng, giá trị chứng từ bị mất và từng tình huống cụ thể để áp dụng. Tuy nhiên, khi làm mất chứng từ kế toán, kế toán cần thực hiện các công việc sau:

Bước 1: Lập biên bản về việc mất tài liệu (Theo mẫu PL01 ban hành kèm theo thông tư 96/2010/TT-BTC.)

Bước 2: In lại và xin lại các chứng từ đã mất (nếu có thể: Phiếu thu,chi; Chứng từ ngân hàng…)

• Đối với các chứng từ không thể xin lại: cần sao chụp lại các chứng từ đó và in ra kẹp cùng chứng từ kế toán khác.
• Đối với các chứng từ đã mất liên quan tới việc hình thành tài sản: cần lập biên bản kiểm kê tài sản để lập lại chứng từ đã bị mất.

Bước 3: Lập biên bản mất hóa đơn kèm theo báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014-TT/BTC34 hay BC21/AC có thể nộp qua mạng).

Bước 4: Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

>>>>Tìm hiểu thêm: Cách lập tờ khai quyết toán thuế hộ kinh doanh

3. Trách nhiệm của đơn vị kế toán khi mất chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ

Trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán khi mất chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ: 

• Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại
• Phải thu thập phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán
• Sưu tập, sao chép lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất
• Phải thành lập ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý có liên quan
• Phải kiểm tra xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

>>>>Có thể bạn quan tâm: Kiểm toán hoạt động là gì?

Kết luận: Là 1 kế toán trong bất kỳ đơn vị hay doanh nghiệp, chúng ta cần có trách nhiệm, sử dụng, bảo quản là lưu trữ tài liệu kế toán, có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho tổ chức cá nhân theo quy định của pháp luật, như vậy người chịu trách nhiệm trước pháp luật là đơn vị kế toán chính là pháp nhân, thông qua người đại diện pháp luật.

Trên đây EasyBooks đã hướng dẫn các bạn nội dung “Mất chứng từ kế toán trong thời gian lưu trữ”, hy vọng những kiến thức chia sẻ trong bài viết sẽ giúp ích cho quý độc giả.

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán EasyBooks qua số hotline: 1900 57 57 54. Đội ngũ nhân viên của SoftDreams luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.

———————————

Phần mềm kế toán EasyBooks – NÂNG TẦM DOANH NGHIỆP

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC.
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

—————–

Hướng dẫn: Đánh lại số chứng từ cho hộ kinh doanh theo Thông tư 88

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline: 1900 57 57 54.

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.