Kế Toán thanh toán là gì? Vai trò, công việc và kỹ năng cần có
17 Tháng 6, 2021 Kế toán thanh toán là một trong những vị trí không thể thiếu trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, trực tiếp gắn với dòng tiền ra – vào hằng ngày. Bài viết dưới đây, phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, công việc cụ thể, cách hạch toán một số nghiệp vụ thu – chi cơ bản và những kỹ năng cần có để làm tốt vị trí này.
Mục lục
1. Kế toán thanh toán là gì?
Kế toán thanh toán là vị trí phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi và thanh toán của doanh nghiệp. Công việc chính bao gồm kiểm tra, lập và lưu trữ chứng từ; theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và ghi nhận các nghiệp vụ thanh toán phát sinh.
2. Vai trò của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp
Kế toán thanh toán có vai trò quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp. Thông qua việc theo dõi các khoản thu, chi và thanh toán, vị trí này góp phần đảm bảo dòng tiền được sử dụng đúng mục đích và số liệu kế toán luôn chính xác.
Một số vai trò chính của kế toán thanh toán gồm:
- Kiểm soát các khoản thu, chi: Đảm bảo nghiệp vụ thanh toán có đầy đủ chứng từ, được kiểm tra và ghi nhận đúng quy định.
- Cung cấp thông tin về dòng tiền: Cập nhật kịp thời tình hình thu, chi, số dư tiền mặt và tiền gửi ngân hàng để doanh nghiệp chủ động trong việc sử dụng vốn.
- Phối hợp xử lý thanh toán: Kết nối với các bộ phận như bán hàng, mua hàng, thủ quỹ và kế toán tổng hợp để các khoản thu, chi được xử lý đúng quy trình.
- Hạn chế sai sót và thất thoát: Thường xuyên đối chiếu chứng từ, sổ kế toán và số liệu ngân hàng, qua đó phát hiện sớm những chênh lệch hoặc bất thường trong quá trình thanh toán.
3. Công việc của kế toán thanh toán
Công việc của kế toán thanh toán xoay quanh việc theo dõi các khoản thu, chi và kiểm soát dòng tiền của doanh nghiệp. Tùy quy mô và cách tổ chức bộ máy kế toán, phạm vi công việc có thể khác nhau. Nhìn chung, vị trí này thường đảm nhận các nhiệm vụ sau:
Quản lý các khoản thu
Kế toán thanh toán theo dõi và ghi nhận các khoản tiền doanh nghiệp thu được từ khách hàng và các nguồn khác, cụ thể:
- Tiếp nhận và hạch toán các khoản thu như thu hồi công nợ khách hàng, thu hồi tạm ứng, tiền ký cược, ký quỹ, tiền bồi thường hoặc vốn góp của cổ đông.
- Theo dõi số dư tiền gửi tại từng tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
- Theo dõi công nợ phải thu, phối hợp với bộ phận kinh doanh để đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
- Kiểm tra các khoản thanh toán của khách hàng qua thẻ, ví điện tử và các phương thức thanh toán khác.
- Sắp xếp, lưu trữ chứng từ thu đầy đủ để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và quyết toán.
Quản lý các khoản chi
Bên cạnh các khoản thu, kế toán thanh toán còn kiểm soát những khoản tiền doanh nghiệp phải chi trả. Công việc thường gồm:
- Theo dõi công nợ và lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp theo hợp đồng, thời hạn đã thỏa thuận.
- Kiểm tra hồ sơ, chứng từ trước khi thực hiện thanh toán.
- Theo dõi tình trạng thanh toán, phối hợp với nhà cung cấp khi có thay đổi hoặc phát sinh vấn đề liên quan đến thời hạn và điều kiện thanh toán.
- Đối chiếu công nợ phải trả với nhà cung cấp và cập nhật số liệu kế toán.
- Thực hiện các khoản chi như thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ, tiền lương, tạm ứng và các khoản chi khác theo quy định.
Kiểm soát hoạt động thu ngân
Đối với doanh nghiệp có bộ phận thu ngân, kế toán thanh toán cần kiểm tra và đối chiếu số liệu thu tiền hằng ngày để đảm bảo doanh thu thực tế khớp với chứng từ. Một số công việc chính gồm:
- Kiểm tra chứng từ và số tiền do thu ngân bàn giao.
- Đối chiếu số tiền thực thu với báo cáo bán hàng, doanh thu trong ngày.
- Xác định nguyên nhân và phối hợp xử lý khi số liệu thực tế có chênh lệch.
Quản lý quỹ tiền mặt
Kế toán thanh toán cũng tham gia kiểm soát tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. Công việc bao gồm:
- Kiểm tra, ghi nhận các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt dựa trên chứng từ hợp lệ.
- Theo dõi số dư quỹ và lập báo cáo tồn quỹ theo ngày, tuần hoặc tháng tùy yêu cầu quản lý.
- Định kỳ đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với số tiền thực tế tại quỹ cùng thủ quỹ.
- Kiểm tra và xử lý kịp thời các trường hợp chênh lệch giữa sổ sách và tồn quỹ thực tế.
Xem thêm: Kế Toán Bán Hàng Là Gì? Công Việc Hàng Ngày Của Kế Toán Bán Hàng?
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ thanh toán cơ bản
Trong quá trình làm việc, kế toán thanh toán thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thu, chi bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Việc định khoản cần căn cứ vào nội dung giao dịch và hồ sơ, chứng từ thực tế. Dưới đây là một số nghiệp vụ thường gặp:
Hạch toán các khoản thu bằng tiền mặt
| Nghiệp vụ phát sinh | Định khoản | Chứng từ thường sử dụng |
| Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ | Nợ TK 111
Có TK 112 |
Séc/giấy lĩnh tiền, giấy báo Nợ, phiếu thu, bảng kê giao dịch |
| Thu hồi tiền tạm ứng của nhân viên | Nợ TK 111
Có TK 141 |
Phiếu hoàn ứng, phiếu thu |
| Nhận tiền khách hàng ứng trước | Nợ TK 111
Có TK 131 |
Hợp đồng/đơn hàng, phiếu thu |
| Bán hàng hóa, thành phẩm thu tiền mặt | Nợ TK 111
Có TK 511 Có TK 3331 |
Hợp đồng/đơn hàng, hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu |
| Thu hồi công nợ khách hàng | Nợ TK 111
Có TK 131 |
Phiếu thu, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có) |
Hạch toán các khoản chi bằng tiền mặt
| Nghiệp vụ phát sinh | Định khoản | Chứng từ thường sử dụng |
| Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng | Nợ TK 112
Có TK 111 |
Phiếu chi, giấy nộp tiền, giấy báo Có, bảng kê giao dịch |
| Tạm ứng tiền mặt cho nhân viên | Nợ TK 141
Có TK 111 |
Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi |
| Đặt cọc hoặc trả trước cho nhà cung cấp | Nợ TK 331
Có TK 111 |
Hợp đồng/đơn hàng, phiếu chi |
| Mua vật tư, CCDC, hàng hóa nhập kho và thanh toán ngay | Nợ TK 152, 153, 1561
Nợ TK 1331 Có TK 111 |
Hợp đồng/đơn hàng, phiếu giao hàng, phiếu chi |
| Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp | Nợ TK 331
Có TK 111 |
Phiếu chi, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có) |
| Thanh toán chi phí dịch vụ mua ngoài | Nợ TK 627, 641, 642
Nợ TK 1331 Có TK 111 |
Hóa đơn, phiếu chi |
Hạch toán các khoản thu qua ngân hàng
| Nghiệp vụ phát sinh | Định khoản | Chứng từ thường sử dụng |
| Nhân viên hoàn ứng bằng hình thức chuyển khoản | Nợ TK 112
Có TK 141 |
Phiếu hoàn ứng, giấy báo Có |
| Nhận tiền khách hàng ứng trước qua ngân hàng | Nợ TK 112
Có TK 131 |
Hợp đồng/đơn hàng, giấy báo Có |
| Bán hàng, khách hàng chuyển khoản thanh toán ngay | Nợ TK 112
Có TK 511 Có TK 3331 |
Hợp đồng/đơn hàng, hóa đơn, phiếu xuất kho, giấy báo Có |
| Thu hồi công nợ khách hàng qua ngân hàng | Nợ TK 112
Có TK 131 |
Giấy báo Có, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có) |
Hạch toán các khoản chi qua ngân hàng
| Nghiệp vụ phát sinh | Định khoản | Chứng từ thường sử dụng |
| Chuyển tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt | Nợ TK 111
Có TK 112 |
Séc/giấy lĩnh tiền, giấy báo Nợ, phiếu thu |
| Chuyển khoản tạm ứng cho nhân viên | Nợ TK 141
Có TK 112 |
Giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo Nợ |
| Chuyển khoản đặt cọc hoặc trả trước cho nhà cung cấp | Nợ TK 331
Có TK 112 |
Hợp đồng/đơn hàng, giấy báo Nợ |
| Mua vật tư, CCDC, hàng hóa và thanh toán qua ngân hàng | Nợ TK 152, 153, 1561
Nợ TK 1331 Có TK 112 |
Hợp đồng/đơn hàng, phiếu giao hàng, giấy báo Nợ |
| Thanh toán công nợ cho nhà cung cấp | Nợ TK 331
Có TK 112 |
Giấy báo Nợ, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có) |
| Thanh toán dịch vụ mua ngoài qua ngân hàng | Nợ TK 627, 641, 642
Nợ TK 1331 Có TK 112 |
Hóa đơn, giấy báo Nợ |
| Chuyển khoản trả lương cho nhân viên | Nợ TK 334
Có TK 112 |
Bảng lương được phê duyệt, giấy báo Nợ |
5. Phân biệt kế toán thanh toán và kế toán công nợ
Kế toán thanh toán và kế toán công nợ đều liên quan đến các khoản thu, chi và thanh toán của doanh nghiệp nên rất dễ bị nhầm lẫn, đặc biệt với những người mới làm kế toán. Tuy nhiên, phạm vi công việc và đối tượng theo dõi của hai vị trí này có sự khác nhau.
| Tiêu chí | Kế toán thanh toán | Kế toán công nợ |
| Phạm vi công việc | Theo dõi, xử lý các nghiệp vụ thu – chi bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng | Theo dõi các khoản phải thu, phải trả theo từng khách hàng, nhà cung cấp và đối tượng liên quan |
| Trọng tâm công việc | Kiểm soát dòng tiền thực tế vào và ra khỏi doanh nghiệp | Quản lý số dư công nợ, thời hạn thanh toán và tình trạng thu hồi, thanh toán công nợ |
| Chứng từ thường gặp | Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Có, giấy báo Nợ và chứng từ ngân hàng | Hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ và các chứng từ liên quan |
| Mục tiêu | Đảm bảo các khoản thu, chi được thực hiện và ghi nhận chính xác | Đảm bảo công nợ được theo dõi đầy đủ, đối chiếu chính xác và thanh toán đúng hạn |
Có thể hiểu đơn giản, kế toán thanh toán tập trung vào dòng tiền thực tế, trong khi kế toán công nợ tập trung vào các khoản doanh nghiệp còn phải thu hoặc phải trả.
Tuy nhiên, tại các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, hai mảng công việc này thường không được tách riêng. Một kế toán có thể đồng thời phụ trách kế toán thanh toán và kế toán công nợ, tùy theo cách tổ chức bộ máy kế toán của từng doanh nghiệp.
6. Kỹ năng cần có của kế toán thanh toán
Do thường xuyên làm việc với tiền, chứng từ và các nghiệp vụ thu – chi, kế toán thanh toán cần có kiến thức chuyên môn tốt cùng sự cẩn thận trong quá trình xử lý công việc. Một số kỹ năng quan trọng gồm:
- Nắm vững nghiệp vụ kế toán: Hiểu rõ cách xử lý, định khoản các nghiệp vụ thu – chi, thanh toán và những nghiệp vụ liên quan.
- Am hiểu quy định về hóa đơn, chứng từ: Nắm được các yêu cầu về lập, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán theo quy định hiện hành.
- Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán: Biết khai thác các công cụ kế toán giúp nhập liệu, theo dõi dòng tiền, đối chiếu số liệu nhanh chóng và hạn chế sai sót.
- Cẩn thận và chính xác: Thường xuyên kiểm tra số tiền, nội dung giao dịch và chứng từ trước khi ghi nhận, đặc biệt với những nghiệp vụ có giá trị lớn.
- Kỹ năng phối hợp: Có khả năng trao đổi và làm việc với các bộ phận như bán hàng, mua hàng, thủ quỹ, ngân hàng để xử lý nghiệp vụ thanh toán kịp thời.
- Ngoại ngữ: Nếu làm việc tại doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc thường xuyên giao dịch với đối tác nước ngoài, khả năng sử dụng ngoại ngữ sẽ là một lợi thế.
7. Câu hỏi thường gặp
Kế toán thanh toán trong tiếng Anh là gì?
Vị trí kế toán thanh toán trong tiếng Anh là “Payment Accountant”.
Mức lương của kế toán thanh toán
Mức lương của kế toán thanh toán phụ thuộc vào kinh nghiệm, năng lực chuyên môn, quy mô doanh nghiệp và phạm vi công việc. Vị trí này hiện có mức lương phổ biến khoảng 10 – 13 triệu đồng/tháng, trong đó mức trung bình khoảng 11,5 triệu đồng/tháng.
Có thể tham khảo mức lương theo kinh nghiệm như sau:
- Dưới 1 năm kinh nghiệm: Khoảng 8 – 10 triệu đồng/tháng.
- Từ 1 – 3 năm kinh nghiệm: Khoảng 10 – 13 triệu đồng/tháng.
- Từ 3 – 5 năm kinh nghiệm: Khoảng 12 – 15 triệu đồng/tháng.
Mức lương thực tế có thể cao hơn tùy thuộc vào yêu cầu công việc, quy mô doanh nghiệp, địa điểm làm việc và năng lực của ứng viên. Một số vị trí kế toán thanh toán có yêu cầu kinh nghiệm và chuyên môn cao có thể đạt mức 13 – 18 triệu đồng/tháng.
Lưu ý: Các mức trên chỉ mang tính chất tham khảo và có thể thay đổi theo từng thời điểm, doanh nghiệp và thị trường lao động.
Phần mềm kế toán có hỗ trợ được nghiệp vụ thanh toán không?
Có. Các phần mềm kế toán như EasyBooks hỗ trợ tự động hạch toán khi có phát sinh thu – chi, đồng bộ với ngân hàng điện tử, giúp kế toán thanh toán tiết kiệm thời gian đối chiếu và giảm sai sót thủ công.
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của EasyBooks về kế toán thanh toán: khái niệm, công việc, cách hạch toán và kỹ năng cần có. Hy vọng bài viết giúp anh chị nắm rõ hơn về vị trí này để làm việc hiệu quả hơn.
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
31 Tháng 8, 2026 
