Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm
24 Tháng 4, 2026 Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm đang trở thành chủ đề được nhiều kế toán quan tâm khi quy định mới về hóa đơn điện tử liên tục được cập nhật. Trong thực tế, việc điều chỉnh giảm doanh thu, thuế GTGT có thể phát sinh từ sai sót hoặc chính sách chiết khấu, và nếu hạch toán sai sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính. Bài viết này sẽ Phần mềm kế toán EasyBooks sẽ cung cấp hướng dẫn đầy đủ, chính xác theo quy định mới nhất năm 2026.
Mục lục
1. Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khái niệm về hóa đơn được nêu rõ như sau:
“Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.…”
Từ căn cứ trên có thể hiểu rằng, hóa đơn điều chỉnh giảm là loại hóa đơn được lập để điều chỉnh cho hóa đơn đã phát hành trước đó khi phát sinh sai sót. Nội dung điều chỉnh thường theo hướng giảm, như giảm số lượng hàng hóa, giảm chất lượng hoặc giảm giá trị của hàng hóa, dịch vụ đã ghi nhận ban đầu.
Xem thêm:
2. Các trường hợp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Căn cứ Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), các trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm gồm:
2.1. Áp dụng chiết khấu thương mại
Đối với chính sách chiết khấu dựa trên sản lượng hoặc doanh số, khoản chiết khấu có thể được điều chỉnh trực tiếp trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ kế tiếp. Việc điều chỉnh phải đảm bảo không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi nhận trên hóa đơn tương ứng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn liên quan, số tiền và thuế cần điều chỉnh.
2.2. Thay đổi giá trị hoặc khối lượng khi thanh toán, quyết toán
Khi phát sinh chênh lệch giảm về giá trị hoặc khối lượng sau khi thanh toán hoặc quyết toán, người bán lập hóa đơn điện tử mới phản ánh phần chênh lệch đó. Nội dung điều chỉnh được thể hiện theo đúng bản chất nghiệp vụ, thường ghi âm (-) dựa trên kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
2.3. Phát sinh trả lại hàng hóa
Trường hợp bên mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng (kể cả việc đổi hàng làm thay đổi giá trị), người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Tuy nhiên, nếu hai bên có thỏa thuận để bên mua xuất hóa đơn khi trả hàng thì bên mua sẽ lập hóa đơn điện tử giao lại cho bên bán, đồng thời các bên thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.
2.4. Hoàn, giảm phí hoặc các khoản thu khác
Khi phát sinh việc hoàn hoặc giảm phí (như phí bảo hiểm, hoa hồng môi giới…), căn cứ vào hóa đơn đã phát hành cùng biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản, người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Nội dung cần thể hiện rõ số tiền được hoàn/giảm (không bao gồm thuế GTGT), số thuế tương ứng, thông tin hóa đơn gốc và lý do điều chỉnh, bất kể việc đã chi trả hay chưa.
2.5. Hóa đơn đã lập có sai sót
Nếu hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai thông tin như mã số thuế, thuế suất, số tiền, quy cách hoặc chất lượng hàng hóa…, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Xem thêm: Quy định về xuất hóa đơn mới nhất 2026
3. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh giảm
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định sai sót cần điều chỉnh
Trước tiên, cần rà soát và xác định chính xác nội dung sai như: tên, địa chỉ, mã số thuế, giá trị tiền, thuế suất, thông tin hàng hóa hoặc dịch vụ… Đồng thời đánh giá nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của sai sót để có hướng xử lý phù hợp.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh và nêu rõ lý do
Căn cứ vào hóa đơn đã lập trước đó, người bán tiến hành tạo hóa đơn điều chỉnh giảm, trong đó phải ghi rõ lý do điều chỉnh và nội dung cần điều chỉnh.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn
Sau khi lập xong, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn và gửi cho người mua. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, hóa đơn được gửi trực tiếp cho người mua; nếu là hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì phải gửi lên cơ quan thuế để cấp mã trước khi chuyển cho người mua.
Bước 4: Kê khai điều chỉnh
Cả bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu, chi phí và thuế (đầu ra, đầu vào) tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Đồng thời, cần đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được truyền đúng chuẩn định dạng đến cơ quan thuế theo quy định hiện hành.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hoá đơn về trước hàng về sau chi tiết nhất 2026
4. Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm
Khi phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán cần ghi nhận lại các nghiệp vụ liên quan theo từng bên như sau:
4.1. Hạch toán tại bên bán
Đối với các trường hợp điều chỉnh giảm doanh thu như lập sai hóa đơn hoặc điều chỉnh lại giá trị công trình sau quyết toán, kế toán ghi nhận:
- Nợ TK 511
- Nợ TK 33311
- Có TK 111, 112, 131
4.2. Hạch toán tại bên mua
Tùy vào tình trạng sử dụng hàng hóa, việc hạch toán được thực hiện khác nhau:
– Trường hợp hàng vẫn còn trong kho (giảm giá trị hàng tồn):
- Nợ TK 111, 112, 331
- Có TK 156
- Có TK 1331
– Trường hợp hàng đã bán (giảm giá vốn):
- Nợ TK 111, 112, 331
- Có TK 632
- Có TK 1331
– Trường hợp hàng đã đưa vào sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý (giảm chi phí tương ứng):
- Nợ TK 111, 112, 331
- Có TK 154, 642,…
- Có TK 1331
Lưu ý: Với các trường hợp điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán, doanh nghiệp sẽ áp dụng phương pháp hạch toán riêng, không thực hiện theo các bút toán nêu trên.
Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh mới nhất 2026
5. Những sai sót thường gặp
Việc ghi nhận kế toán đối với hóa đơn điều chỉnh giảm yêu cầu độ chính xác cao nhằm hạn chế rủi ro về thuế và tài chính, nhất là khi áp dụng các quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Sai thời điểm hạch toán và kê khai
- Hạch toán sai kỳ: Một lỗi thường gặp là ghi nhận hóa đơn điều chỉnh giảm về kỳ của hóa đơn gốc. Tuy nhiên, theo quy định, nghiệp vụ này phải được ghi nhận tại thời điểm phát sinh điều chỉnh.
- Kê khai chậm: Theo hướng dẫn, hóa đơn điều chỉnh nên được lập trong vòng khoảng 7 ngày kể từ khi phát hiện sai sót để kịp kê khai kỳ gần nhất. Việc lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị phạt dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm, với mức phạt cao nhất lên đến 70 triệu đồng.
Nhầm lẫn giữa các hình thức xử lý hóa đơn
- Không phân biệt “điều chỉnh” và “thay thế”: Nhiều trường hợp lập sai loại hóa đơn. Nếu đã chọn phương án điều chỉnh mà vẫn còn sai sót thì phải tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh bổ sung, không được chuyển sang hóa đơn thay thế.
- Ghi sai dấu giá trị: Với hóa đơn điều chỉnh giảm, các chỉ tiêu phải thể hiện số âm (-) đúng bản chất giảm. Việc ghi số dương là không đúng quy định.
Thiếu hồ sơ, chứng từ đi kèm
- Thiếu biên bản thỏa thuận: Khi giao dịch với doanh nghiệp/tổ chức, bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận nêu rõ nội dung sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu thiếu, hóa đơn dễ bị đánh giá không hợp lệ khi quyết toán thuế.
- Không lập bảng kê điều chỉnh: Trường hợp điều chỉnh nhiều hóa đơn trong cùng kỳ, kế toán thường quên đính kèm Mẫu số 01/BK-ĐCTT theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Sai định khoản kế toán
- Đối với bên bán: Có thể bỏ sót việc điều chỉnh thuế liên quan hoặc hạch toán sai tài khoản (ví dụ ghi nhầm vào TK 632 thay vì giảm TK 511 hoặc TK 521).
- Đối với bên mua: Không điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào (TK 133) tương ứng với phần giá trị được giảm, dẫn đến kê khai khấu trừ sai.
Lưu ý về thuế suất GTGT
Trong năm 2026, chính sách giảm thuế GTGT theo Nghị quyết 204/2025/QH15 vẫn có thể tiếp tục áp dụng. Sai sót thường gặp là không cập nhật đúng thuế suất tại thời điểm điều chỉnh, đặc biệt khi hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh thuộc hai giai đoạn áp dụng mức thuế khác nhau.
Hy vọng bài viết từ EasyBooks đã giúp bạn nắm rõ hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định mới nhất. Việc thực hiện đúng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế mà còn đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
Đăng ký dùng thử ngay phần mềm kế toán EasyBooks để quản lý sổ sách, hóa đơn và thuế dễ dàng, chính xác chỉ trong vài bước!
Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
23 Tháng 4, 2026 
