Cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

Quản lý và hạch toán hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định là mắt xích quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành và minh bạch hóa dòng tiền. Để hạn chế tối đa sai sót, kế toán nên kết hợp sử dụng các công cụ phần mềm kế toán hiện đại. Tham khảo thông tin qua bài viết tại phần mềm kế toán EasyBooks dưới đây. 

1. Chi phí sửa chữa tài sản cố định là gì?

Chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) là các khoản chi phát sinh trong quá trình duy tu, bảo dưỡng, thay thế hoặc khắc phục hư hỏng, nhằm đưa tài sản trở về trạng thái hoạt động bình thường theo thiết kế ban đầu.

Theo quy định tại Điều 7, Thông tư 45/2013/TT-BTC, việc hạch toán và xử lý chi phí sửa chữa tài sản cố định được chia thành các trường hợp cụ thể sau:

Chi phí nâng cấp tài sản cố định (Làm tăng nguyên giá)

• Đối với TSCĐ hữu hình: Các khoản chi ra để cải tạo, nâng cấp làm tăng lợi ích kinh tế so với ban đầu phải được ghi tăng nguyên giá TSCĐ, không hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
• Đối với TSCĐ vô hình: Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu nếu chứng minh được làm tăng chắc chắn lợi ích kinh tế của tài sản thì mới được ghi tăng nguyên giá. Các chi phí phát sinh khác hạch toán thẳng vào chi phí trong kỳ.

Chi phí sửa chữa, duy tu thông thường

• Các khoản chi phí sửa chữa thông thường không được tính tăng nguyên giá.
• Kế toán thực hiện hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ (thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm).

Đối với tài sản sửa chữa theo chu kỳ (Trích trước chi phí)

Doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Khi phát sinh thực tế, kế toán xử lý chênh lệch như sau:

• Chi phí thực tế > Số trích trước: Phần chênh lệch được tính thêm vào chi phí hợp lý trong kỳ.
• Chi phí thực tế < Số trích trước: Phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.

Tìm hiểu thêm: Tài sản cố định là gì? Các loại tài sản cố định doanh nghiệp

2. Phân loại chi phí sửa chữa tài sản cố định

Chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) được phân loại theo 2 cách chính: 

Sửa chữa thường xuyên (Sửa chữa nhỏ) TSCĐ

Đây là các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa mang tính định kỳ, phát sinh đều đặn với giá trị thấp và không làm thay đổi kết cấu cơ bản của tài sản. Vì chi phí thấp và chỉ có tác dụng duy trì năng suất tạm thời, khoản chi này được tính thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh ngay trong kỳ phát sinh.

Sửa chữa lớn TSCĐ

Việc sửa chữa lớn là hoạt động cải tạo, phục hồi có quy mô lớn, chi phí cao và ít khi diễn ra. Hoạt động này thường giúp kéo dài tuổi thọ hoặc nâng cao hiệu suất của tài sản, từ đó tạo ra lợi ích kinh tế cho nhiều kỳ kinh doanh sau đó. Do giá trị lớn và liên quan đến nhiều kỳ, chi phí này sẽ được doanh nghiệp phân bổ dần vào các kỳ kế toán tiếp theo (hoặc sử dụng quỹ trích trước) để đảm bảo nguyên tắc phù hợp.

3. Nguyên tắc hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2026), nguyên tắc hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) được phân thành hai trường hợp chính tùy thuộc vào bản chất công việc:

Sửa chữa thường xuyên (bảo dưỡng, duy trì)

Chi phí này không được vốn hóa mà ghi nhận trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.

• Nguyên tắc hạch toán: Ghi trực tiếp vào chi phí SXKD trong kỳ của bộ phận sử dụng, không qua TK 242 
• Nợ: TK 627 (chi phí sản xuất), TK 641 (bán hàng), TK 642 (quản lý doanh nghiệp) 
• Nợ: TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ) 
• Có: TK 111, 112, 334, 154… (tiền, lương, vật tư…) 

Sửa chữa lớn, nâng cấp, cải tạo

Chi phí này phải vốn hóa vào nguyên giá TSCĐ nếu đáp ứng điều kiện:

• Điều kiện vốn hóa: Làm tăng năng suất, kéo dài thời gian sử dụng, hoặc nâng cao chất lượng tài sản 
• Tài khoản tập hợp: TK 2413 (Sửa chữa lớn TSCĐ) hoặc TK 2414 (Nâng cấp, cải tạo TSCĐ) 
• Nợ khi phát sinh: TK 2413/2414 (chi phí chưa bao gồm VAT), TK 1331 (VAT) 
• Có khi phát sinh: TK 111, 112, 152, 331… 
• Sau nghiệm thu: Nợ TK 211 (ghi tăng nguyên giá TSCĐ) / Có TK 2413 hoặc 2414 

Tìm hiểu thêm: Hạch toán tài sản cố định theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

4. Cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026), cách hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ được chia thành 2 trường hợp:

Sửa chữa thường xuyên (bảo dưỡng, duy tu)

• Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung)
• Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng)
• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
• Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
• Có TK 111, 112, 334, 152, 331…

Sửa chữa lớn, nâng cấp, cải tạo

Xem ngay: Hạch Toán Góp Vốn Kinh Doanh Bằng Tài Sản Cố Định

5. Hồ sơ, chứng từ cần có khi hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

Để chi phí sửa chữa được tính là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ tương ứng với từng trường hợp:

Đối với sửa chữa thường xuyên (Tính thẳng vào chi phí) 

Đối với sửa chữa lớn, nâng cấp, cải tạo (Ghi tăng nguyên giá hoặc phân bổ)

Nắm vững cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định không chỉ giúp báo cáo tài chính của doanh nghiệp minh bạch, đúng chuẩn mực kế toán mà còn tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN. Kế toán cần lưu ý kiểm tra kỹ tính chất của đợt sửa chữa (thường xuyên hay nâng cấp) kết hợp đối chiếu bộ chứng từ đi kèm để lựa chọn tài khoản hạch toán chính xác nhất. 

Trên đây là những thông tin quan trọng về Cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định. Hy vọng bài viết của phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp nắm rõ quy định, từ đó kê khai điều chỉnh thuế chính xác, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: