Chứng từ kế toán và những điều quan trọng cần biết

Hằng ngày, kế toán viên phải tiếp xúc với không ít chứng từ kế toán. Tuy nhiên, nhiều kế toán viên vẫn đang lơ mơ, chưa thực sự hiểu rõ về bản chất của chứng từ kế toán. Vậy thì cùng theo dõi bài viết dưới đây của EasyBooks để hiểu rõ hơn về nội dung và các vấn đề xung quanh chứng từ kế toán nhé.

1. Chứng từ kế toán là gì?

chung-tu-ke-toan

Theo Luật kế toán năm 2015, chứng từ kế toán (chứng từ KT) là những giấy tờ mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán.

Một số loại chứng từ KT thông dụng có thể kể như: bảng chấm công, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên lai thu tiền, giấy đề nghị thanh toán, biên bản giao nhận tài sản cố định, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng,…

>>> Quy định về hoá đơn điện tử kế toán cần biết 2021 <<<

2. Chứng từ kế toán gồm những gì?

Nội dung của chứng từ kế toán bao gồm:

Tên, số hiệu của chứng từ KT.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ KT.
Tên, địa chỉ của đơn vị hay cá nhân lập chứng từ kế toán.
Tên, địa chỉ của đơn vị lập chứng từ kế toán.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Số lượng, đơn giá, tiền của chứng từ KT dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và chữ.
Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và người có liên quan.

3. Chứng từ kế toán lưu kho bao nhiêu năm?

chung-tu-ke-toan

Theo điều 40 của Luật kế toán: Chứng từ kế toán được lưu trữ phải là bản chính (bản gốc) và phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

a. Lưu trữ tối thiểu 5 năm:

Những tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán không được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu là 5 năm tính từ thời điểm kết thúc kỳ kế toán năm như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho không lưu trữ ở tập chứng từ của phòng kế toán.

b. Lưu trữ 10 năm:

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, bảng kê tổng hợp chi tiết các số liệu, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán và biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi số và lập báo cáo tài chính.
Tài liệu báo cáo liên quan đến thanh lý tài sản cố định, báo cáo quyết toán vốn và đầu tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án, liên quan đến thành lập, chia, tách, sát nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán nhà nước.

c. Lưu trữ vĩnh viễn:

Loại chứng từ được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm:

Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được quốc hội phê chuẩn
Hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A.
Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh quốc phòng.

4. Ý nghĩa của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, doanh nghiệp. Nếu như thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán. Vậy nên chứng từ kế toán rất quan trọng.

Ghi lại những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và đã hoàn thành, nhằm đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của bộ phận công tác kế toán.
Tạo ra căn cứ giúp kế toán ghi lại sổ nghiệp vụ phát sinh.
Ghi lại đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh Tính chất pháp lý.
Đây là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán được thể hiện trên các tài liệu.
Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là căn cứ cho cơ quan pháp lý giải quyết các vấn đề về tranh chấp, khiếu nại, hay tố cáo. Là căn cứ để xác định trách nhiệm về nghiệp vị phát sinh của các cá nhân, đơn vị tổ chức.

Trên đây là những thông tin liên quan đến chứng từ kế toán mà Easybooks muốn chia sẻ với anh/chị. Hy vọng sẽ giúp cho anh/chị phần nào hiểu rõ về nó và giúp ích cho nghiệp vụ kế toán của anh/chị.

EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet.

Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé, đội ngũ chuyên môn của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

phần mềm kế toán EasyBooks