Cách viết hóa đơn VAT hợp lệ theo quy định mới nhất 2026

Hóa đơn VAT là chứng từ đặc biệt quan trọng, tác động trực tiếp đến chi phí được trừ và số thuế được khấu trừ của doanh nghiệp. Một sai sót nhỏ trong thời điểm lập, mức thuế suất hay quy trình điều chỉnh đều có thể dẫn đến những rủi ro xử phạt hành chính không đáng có. Xem thông tin chi tiết về hóa đơn VAT qua bài viết tại phần mềm kế toán EasyBooks dưới đây. 

1. Hóa đơn VAT là gì?

Hóa đơn VAT (thường gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn đỏ) là chứng từ kế toán do bên bán lập và giao cho bên mua khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Loại hóa đơn này ghi nhận giá trị giao dịch nhằm phục vụ công tác kê khai và khấu trừ thuế GTGT. 

Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ, hóa đơn đỏ VAT là căn cứ pháp lý duy nhất để xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

2. Đối tượng phải xuất hóa đơn VAT

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng được áp dụng cho các đối tượng khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trong các hoạt động:

…Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;

– Hoạt động vận tải quốc tế;

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Tìm hiểu thêm: Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí

3. Phân biệt hóa đơn đỏ VAT và hóa đơn bán hàng

Kế toán có thể phân biệt hóa đơn đỏ VAT và hóa đơn bán hàng dưới đây: 

4. Quy định liên quan đến xuất hóa đơn đỏ VAT

Liên quan đến xuất hóa đơn đỏ VAT, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định như sau: 

Thời điểm xuất hóa đơn

• Bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa (không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa).
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành dịch vụ (không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa).
• Giao hàng/bàn giao nhiều lần (theo hạng mục, công đoạn): Xuất hóa đơn theo từng lần giao hàng hoặc bàn giao.

Nguyên tắc xuất hóa đơn hợp lệ

• Phản ánh chính xác bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Chỉ sử dụng mẫu hóa đơn do cơ quan thuế ban hành hoặc đã được cấp phép.
• Ghi đúng mức thuế suất quy định (kể cả trường hợp được giảm thuế).
• Thông tin trên hóa đơn điện tử phải rõ ràng, khớp với hợp đồng và biên bản nghiệm thu/bàn giao.

Xem thêm: Quy định pháp lý và mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất 2026

5. Mẫu hóa đơn VAT mới nhất 2026

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 31/5/2025 (hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP), mẫu hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế đã được giới thiệu tại mẫu tham khảo số 1, Phụ lục III kèm theo Thông tư này. 

6. Cách viết hóa đơn VAT hợp lệ

Khi khởi tạo hóa đơn, kế toán cần kiểm tra và ghi nhận chính xác 4 nhóm thông tin cốt lõi sau đây:

Thời điểm lập hóa đơn (Ngày, tháng, năm)

Ngày trên hóa đơn phải trùng hoặc sau ngày ký kết hợp đồng, cụ thể theo từng hoạt động:

• Bán hàng hóa trong nước: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa).
• Xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá 1 ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa hoàn thành thông quan.
• Cung ứng dịch vụ:
  • Thông thường là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
  • Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền (Ngoại trừ khoản đặt cọc/tạm ứng để bảo đảm thực hiện các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế/tài chính, thẩm định giá, khảo sát/thiết kế kỹ thuật, giám sát tư vấn, lập dự án đầu tư).
• Xây dựng, lắp đặt: Là ngày nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng hoàn thành (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).

Thông tin đơn vị bán hàng

Nếu thông tin chưa được tích hợp sẵn trên phôi hóa đơn, kế toán cần điền chính xác theo Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh (ĐKKD):

• Tên đơn vị & Địa chỉ: Ghi đúng tên công ty và địa chỉ trụ sở chính.
• Mã số thuế (MST): Mã số thuế của doanh nghiệp bán hàng.
• Số điện thoại/Fax & Số tài khoản ngân hàng: Ghi thông tin giao dịch chính thức của doanh nghiệp (Số tài khoản đã thông báo với cơ quan thuế).

Thông tin đơn vị mua hàng

Các thông tin về đơn vị mua hàng kế toán sẽ cần cung cấp các thông tin như: 

• Họ tên người mua: Ghi tên người trực tiếp giao dịch (có thể bỏ trống nếu không có).
• Tên đơn vị & Địa chỉ: Ghi chính xác theo ĐKKD của bên mua.
  Lưu ý viết tắt: Trường hợp tên/địa chỉ quá dài, được phép viết tắt các từ thông dụng (như: TNHH, CP, KCN, SX, CN, P., Q., TP., VN…) nhưng phải bảo đảm chính xác số nhà, tên đường, địa giới hành chính để xác định đúng đối tượng.
• Mã số thuế: Ghi đúng MST của bên mua.
• Hình thức thanh toán: Ghi rõ TM (Tiền mặt), CK (Chuyển khoản) hoặc TM/CK nếu chưa xác định cụ thể.

Cách ghi danh mục hàng hóa, dịch vụ và tính toán giá trị

Kế toán thực hiện ghi nhận các chỉ tiêu trên bảng kê chi tiết theo nguyên tắc sau:

• Số thứ tự, Tên hàng hóa/dịch vụ, Đơn vị tính: Ghi rõ ràng, chi tiết từng danh mục mặt hàng theo hợp đồng hoặc thực tế xuất kho.
• Số lượng & Đơn giá: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc giá bán quy định.
• Thành tiền: Được tính bằng công thức Thành tiền = Số lượng x Đơn giá.
• Thuế suất thuế GTGT:
  • Ghi rõ mức thuế suất áp dụng cho mặt hàng đó (0%, 5%, 8%, 10%).
  • Lưu ý: Nếu một hợp đồng gồm nhiều mặt hàng có mức thuế suất khác nhau (ví dụ có cả hàng 5% và 10%), kế toán bắt buộc phải tách ra làm các hóa đơn riêng biệt theo từng loại thuế suất.
• Cộng tiền hàng: Tổng số tiền của cột “Thành tiền” (đây là giá trị chưa bao gồm thuế GTGT).
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế tính trên tổng tiền hàng theo mức thuế suất tương ứng.
• Tổng cộng tiền thanh toán: Sẽ được tính bằng công thức Tổng tiền thanh toán = Cộng tiền hàng + Tiền thuế GTGT.
• Số tiền bằng chữ: Dịch chính xác số tiền tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” thành văn bản. Ký tự đầu tiên phải viết hoa và kết thúc dòng bằng ký tự .

Xem ngay: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn thay thế

7. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn VAT

Hóa đơn VAT phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc, việc thiếu hoặc ghi sai nội dung có thể sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ, ảnh hưởng đến việc kê khai và khấu trừ thuế. 

Các thông tin bắt buộc phải có:

• Thông tin (Tên, địa chỉ, MST) chính xác của cả người bán và người mua.
• Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thuế suất, tiền thuế GTGT và Tổng tiền thanh toán sau thuế.
• Ngày lập hóa đơn, ký hiệu và mẫu số hóa đơn.
• Chữ ký số của bên bán và Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).

Quy định về Mẫu số và Ký hiệu hóa đơn:

Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc viết hóa đơn cũng cần tuân thủ quy định về mẫu số và ký hiệu sau: 

• Mẫu số: Thể hiện bằng 1 chữ số (từ 1 đến 9) tùy theo loại hóa đơn.
• Ký hiệu hóa đơn (06 ký tự):
  • Ký tự 1: C (Hóa đơn có mã) hoặc K (Hóa đơn không có mã).
  • Ký tự 2 & 3: Hai số cuối của năm lập hóa đơn (Ví dụ: 25 cho năm 2025, 26 cho năm 2026).
  • 3 ký tự cuối: Phân loại hóa đơn và mục đích sử dụng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí không có hóa đơn 2026

8. Các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn VAT

Dưới đây là tổng hợp các lỗi phổ biến khi xử lý hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP mà kế toán thường mắc phải:

• Sai sót thông tin cơ bản: Sai tên, địa chỉ hoặc mã số thuế của người mua.
• Thiếu dữ liệu kết nối: Thiếu email của khách hàng dẫn đến việc không thể gửi thông báo hóa đơn tự động.
• Sai lệch về giá trị và thuế: Áp sai thuế suất (ví dụ: áp thuế 10% thay vì mức được giảm còn 8% hoặc 5%); sai số tiền, mã số thuế hoặc thông tin hàng hóa.
• Thiếu dòng hàng hóa: Không liệt kê đầy đủ danh mục hàng hóa đi kèm trên hóa đơn.
• Sai lệch thời điểm: Xuất hóa đơn trước hoặc sau thời điểm chuyển giao hàng hóa/dịch vụ (lỗi xuất sai thời điểm).
• Lỗi kỹ thuật hệ thống: Hóa đơn không hiển thị hỗ trợ ký số, không tìm thấy dữ liệu MST người mua trên hệ thống Tổng cục Thuế, hoặc ngày xuất hóa đơn không hợp lệ do lệch múi giờ hệ thống.
• Thiếu văn bản thỏa thuận trước khi sửa đổi: Từ ngày 01/06/2025, khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót giữa hai bên trước khi tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
• Bỏ sót hóa đơn đầu vào: Không thực hiện kiểm tra và lưu trữ đầy đủ hóa đơn mua vào, ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế được khấu trừ cuối kỳ.

Việc cập nhật và tuân thủ các quy định mới về hóa đơn VAT không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý tài chính mà còn hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý về thuế. Kế toán cần thường xuyên kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn dựa trên các tiêu chí theo đúng tinh thần của Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Trên đây là những thông tin quan trọng về hóa đơn VAT năm 2026. Hy vọng bài viết của phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp nắm rõ quy định, từ đó kê khai điều chỉnh thuế chính xác, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: