Biên bản thay thế hóa đơn là gì? Cập nhật 2026
8 Tháng 5, 2026 Từ khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, quy trình xử lý hóa đơn sai sót đã có nhiều thay đổi, trong đó biên bản thay thế hóa đơn trở thành bước không thể thiếu trước khi xuất hóa đơn mới. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp/hộ kinh doanh đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ trong kê khai thuế. Vậy cần lập biên bản này khi nào và cách lập ra sao? Phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây!
Mục lục
1. Biên bản thay thế hóa đơn là gì?
Biên bản thay thế hóa đơn là văn bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua nhằm ghi nhận việc hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và thống nhất phương án xử lý bằng cách lập hóa đơn mới thay thế. Đây là chứng từ mang tính pháp lý quan trọng, làm căn cứ để doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình thay thế hóa đơn và phục vụ việc giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
Theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), trước khi lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh, các bên phải có văn bản thỏa thuận hoặc thông báo về việc xử lý sai sót.
Như vậy, có thể hiểu biên bản thay thế hóa đơn chính là bằng chứng thể hiện sự thống nhất giữa hai bên về việc hủy hiệu lực hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới thay thế, đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ trong kê khai thuế.
2. Khi nào cần lập biên bản thay thế hóa đơn?
Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần lập biên bản thay thế hóa đơn khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót và thuộc trường hợp phải lập hóa đơn thay thế theo quy định pháp luật. Các sai sót phổ biến bao gồm:
- Sai mã số thuế của người mua
- Sai số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế
- Sai thông tin hàng hóa, dịch vụ (tên, quy cách, chất lượng…)
Theo quy định hiện hành, trước khi lập hóa đơn thay thế, bắt buộc phải có bước lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo với bên mua để xác nhận nội dung sai sót và phương án xử lý.
Ngoài ra, quy định cũng nêu rõ: việc thay thế hóa đơn chỉ áp dụng với các sai sót trọng yếu; còn một số trường hợp sai thông tin không ảnh hưởng (ví dụ sai địa chỉ nhưng đúng mã số thuế) thì có thể không cần lập lại hóa đơn mà chỉ cần thông báo với cơ quan thuế.
Xem thêm: Quy định về xuất hóa đơn mới nhất 2026
3. Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử
Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử hiện nay được xây dựng dựa trên quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, với các nội dung cơ bản gồm:
- Thông tin bên bán và bên mua (tên, địa chỉ, mã số thuế)
- Thông tin hóa đơn sai sót (số, ký hiệu, ngày lập)
- Nội dung sai sót cụ thể
- Cam kết lập hóa đơn thay thế
- Chữ ký xác nhận của hai bên
Mẫu biên bản này đóng vai trò như “cầu nối” pháp lý giữa hóa đơn cũ và hóa đơn thay thế, giúp đảm bảo việc xử lý sai sót diễn ra đúng quy trình và có căn cứ khi quyết toán thuế.
Tải ngay: mẫu biên bản thay thế hóa đơn mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP!
4. Hướng dẫn lập biên bản thay thế hóa đơn
Để lập biên bản thay thế hóa đơn đúng quy định, bạn cần thực hiện theo trình tự rõ ràng, đảm bảo đầy đủ nội dung và tính pháp lý. Trước hết, người bán phải xác định chính xác sai sót trên hóa đơn đã lập (ví dụ: sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất…). Sau đó, hai bên (bên bán và bên mua) tiến hành lập biên bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ thông tin hóa đơn sai, nội dung sai sót và phương án xử lý là lập hóa đơn thay thế.
Theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), việc lập biên bản (hoặc văn bản thỏa thuận) là bước bắt buộc trước khi thực hiện thay thế hóa đơn.
Tóm lại, khi lập biên bản thay thế hóa đơn, doanh nghiệp cần đảm bảo: nội dung rõ ràng, có đầy đủ chữ ký (hoặc ký số) của các bên và lưu trữ để phục vụ kiểm tra thuế sau này.
5. Hướng dẫn thay thế hóa đơn
Căn cứ quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), việc thay thế hóa đơn điện tử được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo về việc thay thế hóa đơn
Trước khi tiến hành thay thế hóa đơn đã lập sai, người bán cần thực hiện lập biên bản thỏa thuận với người mua hoặc gửi thông báo về sai sót.
- Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: hai bên bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó nêu rõ nội dung sai sót của hóa đơn.
- Nếu người mua là cá nhân: người bán chỉ cần thông báo trực tiếp cho người mua hoặc công khai thông tin trên website (nếu có).
Văn bản thỏa thuận này phải được lưu trữ tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế
Sau khi hoàn tất việc thỏa thuận, người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn đã sai. Trên hóa đơn thay thế cần ghi rõ nội dung: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” nhằm đảm bảo tính liên kết và minh bạch.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn thay thế
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới và gửi cho người mua theo từng trường hợp cụ thể:
- Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: sau khi ký số, người bán gửi trực tiếp hóa đơn thay thế cho người mua.
- Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã, sau đó mới chuyển hóa đơn đã được cấp mã cho người mua.
Xem thêm: Tính năng xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán EasyBooks
6. Lưu ý khi thay thế hóa đơn
Để việc thay thế hóa đơn diễn ra đúng quy định và tránh các rủi ro về thuế, người bán cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng dưới đây:
- Phân biệt đúng giữa thay thế và điều chỉnh hóa đơn: Không phải mọi sai sót đều cần lập hóa đơn thay thế. Bạn cần xác định đúng tính chất sai sót để áp dụng hình thức xử lý phù hợp theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Bắt buộc lập biên bản trước khi thay thế: Trước khi xuất hóa đơn mới, phải có biên bản thỏa thuận (hoặc văn bản thông báo) ghi nhận sai sót và phương án xử lý, theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Không được hủy hóa đơn điện tử đã lập: Theo quy định mới, người bán không được xóa bỏ hay hủy hóa đơn sai mà chỉ được xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, nhằm đảm bảo tính minh bạch dữ liệu.
- Nội dung hóa đơn thay thế phải ghi rõ thông tin hóa đơn cũ: Khi lập hóa đơn mới, cần thể hiện đầy đủ số, ký hiệu, ngày của hóa đơn bị thay thế để đảm bảo tính liên kết và dễ tra soát.
- Đảm bảo chữ ký hợp lệ của các bên: Biên bản thay thế hóa đơn cần có đầy đủ chữ ký (hoặc chữ ký số) của bên bán và bên mua để có giá trị pháp lý.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan: Cần lưu giữ toàn bộ chứng từ gồm hóa đơn sai, biên bản thay thế và hóa đơn mới để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
- Thực hiện đúng thời điểm kê khai thuế: Việc thay thế hóa đơn có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai, do đó cần thực hiện đúng thời điểm để tránh sai lệch số liệu dẫn đến bị xử phạt.
Trên đây là toàn bộ thông tin quan trọng về biên bản thay thế hóa đơn theo quy định mới nhất. Việc hiểu đúng và thực hiện đầy đủ thủ tục này sẽ giúp doanh nghiệp/hộ kinh doanh hạn chế rủi ro khi xử lý hóa đơn sai sót. Hy vọng bài viết từ EasyBooks đã giúp bạn nắm rõ cách lập biên bản thay thế hóa đơn một cách chính xác và hiệu quả!
Đăng ký dùng thử ngay phần mềm kế toán EasyBooks để quản lý sổ sách, hóa đơn và thuế dễ dàng, chính xác chỉ trong vài bước!
Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Biên bản thay thế hóa đơn“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
9 Tháng 5, 2026 
