Quy định về hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản để được khấu trừ thuế

Từ ngày 01/07/2025, những thay đổi quan trọng trong Luật Thuế giá trị gia tăng (GTGT) 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực. Đáng chú ý nhất là quy định về việc hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản để khấu trừ thuế GTGT. Phần mềm kế toán EasyBooks sẽ tổng hợp chi tiết các thông tin giúp các kế toán hiểu rõ hơn về quy định qua bài viết dưới đây. 

1. Quy định về hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản

Theo quy định mới nhất, kể từ ngày 01/07/2025, điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào có sự thay đổi về hạn mức thanh toán:

• Hạn mức bắt buộc: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Các hình thức hợp lệ: Chuyển khoản ngân hàng, thẻ thanh toán, hoặc các ví điện tử được pháp luật công nhận.

Quy định này áp dụng cho tổng giá trị trên hóa đơn. Đặc biệt, nếu mua hàng nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp mà tổng giá trị cộng dồn từ 5 triệu đồng trở lên cũng phải chuyển khoản.

2. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào cho hóa đơn dưới 5 triệu 

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị dưới 5 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT), quy định hiện hành không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Hóa đơn phải hợp pháp, hợp lệ, có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc theo quy định.
• Hóa đơn không thuộc các trường hợp bị cấm hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa.
• Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.

Xem thêm: Hướng Dẫn Tính Thuế Giá Trị Gia Tăng Theo Phương Pháp Khấu Trừ

3. Các chứng từ đi kèm hóa đơn để được khấu trừ thuế GTGT

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ngoài việc đảm bảo hóa đơn hợp pháp, doanh nghiệp cần lưu trữ bộ chứng từ đầy đủ theo quy định tại Luật Thuế GTGT 2024 và các văn bản hướng dẫn.

Chứng từ bắt buộc chung

• Hóa đơn GTGT hợp lệ: Hóa đơn điện tử mua hàng hóa, dịch vụ hợp pháp, không bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa.
• Chứng từ nhập khẩu: Đối với hàng hóa nhập khẩu, cần có chứng từ nộp thuế GTGT tại khâu nhập khẩu.
• Chứng từ thuế nhà thầu: Trường hợp nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài (bao gồm thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu), cần có chứng từ chứng minh đã nộp thuế này.

Chứng từ thanh toán (Điều kiện khấu trừ)

Đối với hàng hóa, dịch vụ có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (trong một lần mua hoặc nhiều lần trong cùng một ngày), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là bắt buộc. Các loại chứng từ được chấp nhận bao gồm:

• Chứng từ chuyển khoản: Lệnh chuyển tiền, giấy báo nợ/có từ ngân hàng thể hiện việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán.
• Các hình thức khác: Chứng từ thanh toán qua thẻ, ví điện tử hoặc các phương thức điện tử khác hợp pháp theo quy định của ngân hàng.

Chứng từ bổ trợ (Tùy theo loại hình giao dịch)

Trong một số hoạt động kinh doanh, đặc biệt là xuất khẩu hoặc vận chuyển, doanh nghiệp nên lưu trữ thêm các tài liệu sau để minh chứng cho giao dịch thực tế:

• Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng mua bán, gia công hoặc cung ứng dịch vụ.
• Vận chuyển & Giao nhận: Phiếu đóng gói (packing list), vận đơn (bill of lading), biên bản giao nhận hàng hóa.
• Bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm hàng hóa (nếu có).

Xem ngay: Thời Hạn Kê Khai Thuế Giá Trị Gia Tăng

4. Các chứng từ cần có nếu thanh toán hóa đơn dưới 5 triệu bằng tiền mặt

Để đảm bảo tính hợp lệ khi kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ gồm:

• Hóa đơn GTGT: Hóa đơn điện tử hợp pháp, đúng quy định, ghi rõ nội dung hàng hóa, dịch vụ.
• Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng mua bán hoặc văn bản thỏa thuận giao dịch giữa các bên (nếu có).
• Phiếu thu/Biên lai: Chứng từ ghi nhận việc bên bán đã nhận tiền mặt từ bên mua (có chữ ký của người nhận và người chi tiền).
• Chứng từ chứng minh giao dịch thực tế:
  • Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa.
  • Biên bản nghiệm thu (đối với dịch vụ).
  • Thanh lý hợp đồng (nếu có).
  • Các chứng từ vận chuyển, bảo hiểm hoặc các tài liệu liên quan khác chứng minh hàng hóa/dịch vụ đã được chuyển giao thực tế.

5. Trường hợp hóa đơn trên 20 triệu nhưng không chuyển khoản

Quy định về ngưỡng 20 triệu vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt (hoặc nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán) cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên sẽ phải đối mặt với các hậu quả như: 

• Không được khấu trừ thuế GTGT: Toàn bộ phần thuế GTGT đầu vào của hóa đơn này sẽ bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ.
• Không được tính vào chi phí hợp lý: Phần giá trị hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả thuế GTGT không được khấu trừ) sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Nếu doanh nghiệp đã lỡ thanh toán bằng tiền mặt cho các hóa đơn này, có thể áp dụng các biện pháp xử lý sau (nếu vẫn còn trong cùng kỳ hoặc trong thời hạn cho phép):

• Điều chỉnh hình thức thanh toán: Liên hệ với bên bán để lập biên bản hủy giao dịch cũ (nếu cần thiết) và thực hiện lại giao dịch bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.
• Thanh toán phần còn lại: Nếu chỉ thanh toán một phần bằng tiền mặt, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý tương ứng với phần giá trị đã được thực hiện thanh toán qua ngân hàng.
• Chứng từ ngân hàng: Đảm bảo lưu trữ đầy đủ sao kê ngân hàng, giấy báo nợ/có thể hiện rõ việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán để làm căn cứ minh chứng với cơ quan thuế khi quyết toán.

Xem ngay: Hướng dẫn hạch toán điều chỉnh giảm thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

6. Hóa đơn trên 5 triệu, 20 triệu phải làm hợp đồng không?

Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc doanh nghiệp phải lập hợp đồng bằng văn bản đối với các hóa đơn có giá trị từ 5 triệu đồng hay 20 triệu đồng trở lên. Điều này phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên và nhu cầu quản lý giao dịch của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các chuyên gia tài chính khuyến khích nên có hợp đồng vì: 

• Căn cứ pháp lý: Là cơ sở quan trọng để giải quyết tranh chấp về quyền lợi, nghĩa vụ, chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ giữa người mua và người bán.
• Minh chứng giao dịch: Trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra, hợp đồng là tài liệu hỗ trợ đắc lực để chứng minh giao dịch là có thực, phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh.
• Quản lý rủi ro: Giúp các bên rõ ràng về thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán và các điều kiện ràng buộc khác, tránh các hiểu lầm có thể dẫn đến rủi ro về thuế.

Tóm lại, hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản để khấu trừ thuế GTGT. Để bảo vệ quyền lợi tối đa và giảm thiểu rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại quy trình thanh toán nội bộ ngay từ bây giờ. Đừng để những sơ suất về hình thức làm mất đi quyền lợi thuế chính đáng của doanh nghiệp. 

Đăng ký dùng thử ngay phần mềm kế toán EasyBooks để quản lý sổ sách, hóa đơn và thuế dễ dàng, chính xác chỉ trong vài bước!

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Quy định về hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản để được khấu trừ thuế“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: