Quy định về xuất hóa đơn mới nhất 2026

Xuất hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn là yếu tố quan trọng đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Từ năm 2026, quy định về hóa đơn điện tử tiếp tục được siết chặt, yêu cầu doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng nội dung theo quy định pháp luật. Vậy xuất hóa đơn là gì, khi nào cần thực hiện và cần lưu ý những gì để tránh bị xử phạt? Phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giải đáp chi tiết trong bài viết này!

1. Xuất hóa đơn là gì?

Xuất hóa đơn là việc người bán lập hóa đơn (chủ yếu là hóa đơn điện tử) để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và giao cho người mua theo quy định của pháp luật. Đây là căn cứ quan trọng để kê khai thuế, hạch toán kế toán và chứng minh giao dịch hợp pháp.

Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp pháp phải “đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định”. Điều này cho thấy việc xuất hóa đơn không chỉ là thao tác nghiệp vụ mà còn là yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

Từ năm 2026, hệ thống hóa đơn điện tử tiếp tục được áp dụng thống nhất trên toàn quốc và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, giúp kiểm soát chặt chẽ hơn quá trình lập và sử dụng hóa đơn.

2. Khi nào phải xuất hóa đơn?

Theo quy định tại Điều 4 và Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), người bán phải thực hiện xuất hóa đơn trong các trường hợp phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh bắt buộc phải xuất hóa đơn khi:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng (bao gồm cả trường hợp khuyến mại, biếu tặng, trả thay lương);
• Xuất hàng hóa để tiêu dùng nội bộ (trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định);
• Các giao dịch phát sinh doanh thu theo quy định của pháp luật thuế.

Đáng chú ý, quy định hiện hành không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa thu tiền. Nghĩa là, chỉ cần phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ thì người bán vẫn phải lập hóa đơn tương ứng.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế: Những lưu ý quan trọng cho kế toán

3. Thời điểm xuất hóa đơn theo quy định

Thời điểm xuất hóa đơn là một trong những nội dung quan trọng và dễ sai sót nhất. Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nguyên tắc chung được xác định như sau:

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm xuất hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
• Đối với dịch vụ phát sinh theo kỳ (điện, nước, logistic…): Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh.
• Một số trường hợp đặc thù: Có thể được lập hóa đơn theo kỳ hoặc theo đối soát dữ liệu nhưng vẫn phải đảm bảo thời hạn tối đa theo quy định (ví dụ hàng không, bảo hiểm…).

Ngoài ra, một số lĩnh vực có tần suất giao dịch lớn còn đang được đề xuất cho phép lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày hoặc cuối tháng nhằm giảm tải hệ thống (theo dự thảo sửa đổi mới của Bộ Tài chính năm 2026).

4. Nội dung cần có khi xuất hóa đơn

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi xuất hóa đơn, người bán phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc nhằm đảm bảo tính hợp pháp và phục vụ kê khai thuế.

Cụ thể, hóa đơn cần có các thông tin cơ bản như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; thuế suất và tiền thuế (nếu có). Đối với người mua là tổ chức, các thông tin phải ghi đúng theo đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế.

Ngoài ra, quy định mới còn bổ sung một số điểm đáng chú ý như:

• Hóa đơn phải thể hiện rõ tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt, chi tiết theo từng chủng loại;
• Một số ngành nghề đặc thù (vận tải, điện, nước, viễn thông…) có thể sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn;
• Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân thì bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn phải có thời điểm ký số và đảm bảo dữ liệu được gửi đến cơ quan thuế đúng thời hạn theo quy định. Những nội dung này là điều kiện để hóa đơn được coi là hợp lệ và được chấp nhận khi kê khai, khấu trừ thuế.

Xem ngay: Tính năng xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán EasyBooks

5. Nguyên tắc khi xuất hóa đơn

Trước hết, hóa đơn phải được lập đúng thời điểm phát sinh giao dịch, phản ánh trung thực bản chất kinh tế của hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Một nguyên tắc quan trọng là hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ, chính xác nội dung và không được tẩy xóa, sửa chữa trực tiếp. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi lập, doanh nghiệp không được tự ý chỉnh sửa mà phải xử lý theo các hình thức hợp lệ như lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Ngoài ra, theo quy định mới, dữ liệu hóa đơn điện tử phải được kết nối và truyền đến cơ quan thuế theo đúng định dạng và thời hạn quy định. Việc lập hóa đơn cũng phải phù hợp với phương pháp tính thuế của doanh nghiệp và đảm bảo thống nhất với chứng từ kế toán liên quan.

Nhìn chung, nguyên tắc cốt lõi là: lập đúng – ghi đúng – truyền đúng – lưu trữ đúng, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý.

6. Những sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn

Trong thực tế, việc xuất hóa đơn rất dễ phát sinh sai sót nếu không kiểm soát chặt chẽ quy trình. Một số lỗi phổ biến có thể kể đến như:

• Ghi sai tên, địa chỉ hoặc mã số thuế của người mua;
• Sai số tiền, thuế suất hoặc giá trị hàng hóa, dịch vụ;
• Xuất hóa đơn sai thời điểm (quá sớm hoặc quá muộn so với quy định);
• Thiếu nội dung bắt buộc hoặc ghi không đúng định dạng;
• Lập sai loại hóa đơn hoặc sai thông tin hàng hóa.

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi phát hiện hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp phải xử lý theo từng trường hợp cụ thể. Ví dụ:

• Nếu sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì không cần lập lại hóa đơn, chỉ cần thông báo cho cơ quan thuế;
• Nếu sai các thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, thuế suất thì phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Nếu không xử lý đúng quy định có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính, truy thu thuế hoặc ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chi phí. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi xuất hóa đơn và xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ để hạn chế sai sót.

Xem ngay: Phân Hệ Đồng Bộ Hóa Đơn Từ Thuế Trong Phần Mềm Kế Toán EasyBooks

7. Mức phạt khi vi phạm quy định về xuất hóa đơn

Căn cứ Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, áp dụng từ năm 2026), hành vi vi phạm quy định về xuất hóa đơn – đặc biệt là xuất sai thời điểm – có thể bị xử phạt hành chính với nhiều mức khác nhau tùy theo mức độ vi phạm.

Dưới đây là bảng tổng hợp mức phạt phổ biến:

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt đối với các hành vi khác như: không lập hóa đơn khi bán hàng, lập hóa đơn sai nội dung, sử dụng hóa đơn không hợp pháp… Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào tính chất, hậu quả và số lượng hóa đơn vi phạm.

Như vậy, quy định năm 2026 cho thấy mức xử phạt đã được siết chặt hơn, đặc biệt với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm – có thể lên tới 70 triệu đồng, gây rủi ro lớn cho doanh nghiệp nếu không tuân thủ đúng quy định.

Xem thêm: [HDSD] Đối Chiếu Hóa Đơn Với Tổng Cục Thuế Trên EasyBooks

8. Giải pháp tối ưu quy trình xuất hóa đơn 

Giữa bối cảnh quy định về hóa đơn điện tử ngày càng chặt chẽ và hệ thống dữ liệu được kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, việc tối ưu quy trình xuất hóa đơn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và tránh rủi ro pháp lý.

EasyBooks là phần mềm kế toán được phát triển dành cho doanh nghiệp ở mọi quy mô, hỗ trợ toàn diện các nghiệp vụ tài chính – kế toán, đặc biệt là quản lý và xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật mới nhất.

• Tự động hóa hạch toán: EasyBooks tự động lấy dữ liệu hóa đơn để kê khai và ghi sổ, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công và sai sót số liệu.
• Quản lý tập trung: Dễ dàng tra cứu, lưu trữ và lập báo cáo hóa đơn đầu ra – đầu vào ngay trên phần mềm kế toán theo thời gian thực.
• Kiểm soát rủi ro: Hệ thống cảnh báo sai sót về mã số thuế, thuế suất và thông tin khách hàng trước khi xuất, giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính.
• Tiết kiệm nguồn lực: Quy trình khép kín giúp kế toán xử lý công việc nhanh hơn, chính xác hơn, phục vụ hiệu quả cho việc quyết toán thuế.

Ứng dụng phần mềm EasyBooks không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về xuất hóa đơn năm 2026 mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu sai sót và tối ưu chi phí vận hành.

Việc thực hiện xuất hóa đơn đúng thời điểm, đầy đủ nội dung sẽ giúp doanh nghiệp an tâm trong quá trình kê khai và quyết toán thuế. Đừng chủ quan với những lỗi nhỏ khi xuất hóa đơn vì có thể dẫn đến mức phạt lớn. Hy vọng bài viết từ EasyBooks đã mang đến thông tin hữu ích cho bạn!

Đăng ký dùng thử phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks ngay hôm nay để quản lý sổ sách, hóa đơn và thực hiện quyết toán thuế TNDN nhanh chóng, chính xác; đồng thời chuẩn hóa dữ liệu kế toán, sẵn sàng cho kiểm toán và đối chiếu theo quy định.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Quy định về xuất hóa đơn mới nhất 2026“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: