Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quy trình mà cá nhân và tổ chức kê khai, tính toán số thuế phải nộp hoặc hoàn lại. Việc nắm rõ quy định không chỉ giúp bạn tránh các khoản phạt không đáng có mà còn giúp bạn nhận lại số thuế nộp thừa. Bài viết tại phần mềm kế toán EasyBooks dưới đây sẽ cập nhật chi tiết các quy định, thời hạn và hướng dẫn quyết toán thuế TNCN mới nhất.

1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quy trình cá nhân hoặc tổ chức kê khai, tính toán số thuế TNCN phải nộp hoặc được hoàn lại cho một năm tính thuế với cơ quan thuế. Việc quyết toán này giúp cá nhân xác định chính xác số thuế còn thiếu để nộp thêm, số thuế nộp thừa để hoàn lại hoặc bù trừ vào kỳ sau, dựa trên thu nhập thực tế từ tiền lương, tiền công và các nguồn khác.

2. Quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Dưới đây là những quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân mà bạn nên nắm được:

Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN

Đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) ở Việt Nam được quy định rõ theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công hoặc có thu nhập từ hai nơi trả thu nhập trở lên chưa quyết toán tại nguồn.
• Cá nhân có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi, đang làm việc tại đó, và thu nhập vãng lai khác bình quân tháng ≤10 triệu đồng (đã khấu trừ 10%).
• Tổ chức/cá nhân được ủy quyền quyết toán thay cho cá nhân đủ điều kiện nêu trên, trừ trường hợp không phát sinh thu nhập hoặc tạm ngừng hoạt động cả năm.

Hạn quyết toán thuế TNCN

Khi cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức/cá nhân trả thu nhập quyết toán thay, thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (31/3). Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế phải nộp hồ sơ chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 4 (30/4). Tuy nhiên, do trùng ngày nghỉ lễ 30/4 và 1/5, thời hạn được dời sang ngày làm việc tiếp theo là 2/5.

Xem thêm: Doanh Nghiệp Không Khấu Trừ Thuế TNCN Có Bị Phạt?

3. Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm những gì?

Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2025 được quy định theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và các hướng dẫn mới nhất từ cơ quan thuế.

Đối với cá nhân tự quyết toán

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN).
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc (mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN) nếu có.
• Bản sao chứng từ khấu trừ thuế, tạm nộp (hoặc thuế nộp ở nước ngoài nếu áp dụng).

Đối với tổ chức/cá nhân trả thu nhập (ủy quyền)

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 05/QTT-TNCN).
• Các phụ lục bảng kê: 05-1/BK-QTT-TNCN (thuế lũy tiến từng phần), 05-2/BK-QTT-TNCN (thuế suất toàn phần), 05-3/BK-QTT-TNCN (người phụ thuộc).

4. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 2025

Việc quyết toán thuế có thể thực hiện dễ dàng thông qua website Tổng cục Thuế và ứng dụng eTax Mobile:

Quyết toán thuế TNCN qua website của Tổng cục Thuế 

Đối với việc quyết toán thuế TNCN qua website của Tổng Cục Thuế, bạn có thể thực hiện theo các bước sau.

Bước 1. Đăng nhập hệ thống

• Truy cập: Vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ canhan.gdt.gov.vn.
• Đăng nhập: Nhập Mã số thuế (MST) cá nhân và mã kiểm tra để vào hệ thống.

Bước 2. Khởi tạo tờ khai

• Vào menu Quyết toán thuế > chọn Kê khai thuế trực tuyến.
• Thông tin người nộp thuế: Kiểm tra và điền chính xác các mục có dấu sao (*), bao gồm: Tên người gửi, địa chỉ liên hệ và email.
• Chọn tờ khai: Chọn mẫu 02/QTT-TNCN (theo Thông tư 80/2021).

Bước 3. Xác định Cơ quan thuế quyết toán

Dựa vào tình trạng thu nhập trong năm, bạn chọn một trong ba trường hợp (TH) sau:

• TH1: Chỉ có 01 nguồn thu nhập trực tiếp khai thuế (từ tổ chức quốc tế, ĐSQ, hoặc nguồn từ nước ngoài). Lưu ý: Chọn đúng Cục thuế đã khai trực tiếp trong năm.

• TH2: Có từ 02 nguồn thu nhập trở lên, bao gồm cả thu nhập khai trực tiếp và thu nhập đã khấu trừ tại nguồn.

• TH3: Chỉ có nguồn thu nhập đã được tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn (không trực tiếp khai thuế trong năm).
  • Thay đổi nơi làm việc: Tích chọn ô 1 hoặc 2.

• • Không thay đổi nơi làm việc: Tích chọn ô 3, 4 hoặc 5.

Bước 4. Thiết lập kỳ và loại tờ khai

• Trường hợp quyết toán: Chọn Quyết toán theo năm dương lịch, 12 tháng liên tục khác năm dương lịch hoặc Quyết toán không đủ 12 tháng.
• Năm kê khai: Nhập năm thực hiện quyết toán.
• Loại tờ khai: Chọn “Tờ khai chính thức” (cho lần đầu) hoặc “Tờ khai bổ sung” (nếu cần điều chỉnh sai sót).

Bước 5. Thực hiện kê khai số liệu

• Nhấn Tiếp tục để vào giao diện nhập liệu.
• Điền đầy đủ thông tin vào Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN và Tờ khai chính 02/QTT-TNCN. Hệ thống sẽ tự động hiển thị các chỉ tiêu cần thiết theo quy định.

Bước 6. Hoàn tất và Kết xuất hồ sơ

• Tích chọn cam đoan số liệu khai báo là chính xác.
• Nhấn Hoàn thành kê khai.
• Nhấn Kết xuất XML để lưu trữ file hồ sơ về máy tính.
• Sau đó, nhấn Nộp tờ khai.

Bước 7. Gửi chứng từ đính kèm và Xác thực

• Đính kèm hồ sơ: Tải lên các file chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ nộp thuế, hoặc các tài liệu chứng minh giảm trừ (từ thiện, nhân đạo…).

• Xác thực OTP: * Nhập mã kiểm tra và nhấn Tiếp tục.

• • Nhập mã OTP được gửi về số điện thoại đã đăng ký để hoàn tất quy trình nộp hồ sơ.

Lưu ý: Sau khi gửi thành công, bạn sẽ nhận được thông báo tiếp nhận qua Email và SMS. Kết quả chấp nhận hoặc không chấp nhận hồ sơ sẽ được Cơ quan thuế phản hồi trong vòng 01 ngày làm việc.

Quyết toán thuế TNCN trên eTax Mobile 

Để quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nhanh chóng qua eTax Mobile, bạn hãy thực hiện theo lộ trình 5 bước sau:

Bước 1. Khởi tạo hồ sơ

• Mở ứng dụng, vào mục Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN, chọn năm cần quyết toán và nhấn Tra cứu.
• Chọn Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý. Lúc này, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin cơ bản, bạn chỉ cần nhấn Tiếp tục.

Bước 2. Xác định cơ quan thuế

• Hệ thống thường tự chọn nơi bạn có thu nhập cao nhất. Nếu có nhiều nguồn thu bằng nhau, bạn sẽ cần tự chọn đơn vị quản lý (Tỉnh/Huyện) từ danh sách hiển thị.

Bước 3. Kiểm tra và Kê khai thông tin

• Thông tin định danh: Kiểm tra lại thông tin cá nhân và doanh nghiệp (phần này thường được khóa, không thể sửa).
• Nhập số liệu (Chỉ tiêu [20] đến [48]): Lưu ý tại chỉ tiêu [24], tổng số tiền phải khớp với danh sách người phụ thuộc.
• Thêm người phụ thuộc: Vào Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN, chọn Thêm mới, điền đầy đủ từ mục [10] đến [17] rồi nhấn Lưu.

Bước 4. Lựa chọn hình thức xử lý thuế

• Nếu được hoàn thuế ([46] > 0): Chọn nhận qua Chuyển khoản (nhập số tài khoản) hoặc Tiền mặt (áp dụng cho số tiền dưới 5 triệu đồng).
• Nếu muốn bù trừ ([47] > 0): Chọn Đề nghị bù trừ để hệ thống tự động đối chiếu với các khoản nợ thuế cũ.

Bước 5. Hoàn tất và Gửi tờ khai

• Xem lại bản thảo tờ khai và nhấn Tiếp tục.
• Đính kèm hồ sơ: Tải lên ít nhất một tài liệu chứng minh (ảnh chụp chứng từ khấu trừ thuế, giấy ủy quyền, phụ lục…).
• Xác thực: Nhập mã OTP được gửi về điện thoại và nhấn Xác nhận. Hệ thống sẽ thông báo ngay khi tờ khai được nộp thành công.

Xem chi tiết: 2 cách tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

5. Tiện ích tính số thuế TNCN phải nộp hoặc được hoàn

Nếu bạn đang chuẩn bị quyết toán thuế nhưng chưa biết mình có phải nộp thêm thuế hay không, tiện ích tính thuế TNCN phải nộp sẽ giúp bạn xác định nhanh số tiền cần đóng dựa trên thu nhập, giảm trừ gia cảnh và các khoản khấu trừ. Công cụ được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng và phù hợp cho cả người lao động lẫn cá nhân có nhiều nguồn thu nhập.

Trong trường hợp đã bị khấu trừ thuế trong năm nhưng không chắc mình có được hoàn thuế hay không, bạn có thể sử dụng tiện ích tính thuế TNCN được hoàn để kiểm tra nhanh chóng. Chỉ cần nhập các thông tin cơ bản về thu nhập và số thuế đã khấu trừ, công cụ sẽ giúp bạn ước tính số tiền thuế có thể được hoàn một cách nhanh và chính xác.

6. Những lỗi thường gặp khi quyết toán thuế TNCN

Dưới đây là những lỗi thường gặp khi quyết toán thuế TNCN mà các cá nhân và tổ chức nên 

• Nhập sai họ tên, ngày sinh, MST hoặc CMND/CCCD khiến hồ sơ bị từ chối hoặc chậm xử lý. 
• Không cập nhật thay đổi như CCCD mới hoặc địa chỉ thường trú cũng phổ biến.​
• Bỏ sót thu nhập từ freelance, cho thuê nhà, chứng khoán; hoặc nhầm thu nhập chịu thuế với miễn thuế. 
• Tổng thuế khấu trừ trên tờ 05/QTT-TNCN không khớp với tờ khai tháng/quý (05/KK-TNCN).​
• Khai thừa/thiếu người phụ thuộc, đăng ký trùng lặp hoặc không cập nhật thay đổi (con cái đi làm). 
• Áp dụng sai mức giảm trừ mới 2026 (15,5 triệu/tháng bản thân).​
• Nộp file XML sai định dạng, thiếu chứng từ khấu trừ hoặc không điền MST đầy đủ trong 05-1/BK. 
• Quên ủy quyền quyết toán cho tổ chức trả thu nhập.​

Xem thêm: Hướng Dẫn Sử Dụng Tờ Khai Quyết Toán Thuế TNCN Trên EasyBooks

7. Mức phạt khi không quyết toán thuế đúng hạn

Mức phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tăng dần theo số ngày chậm và có/không phát sinh thuế phải nộp.

Xem ngay: Quyết toán thuế TNCN đối với người nghỉ việc như thế nào là đúng?

8. Câu hỏi thường gặp

Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi thường gặp trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân sau:

Thu nhập bao nhiêu thì phải quyết toán thuế?

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải quyết toán thuế TNCN nếu thuộc các trường hợp cụ thể theo quy định hiện hành, không chỉ dựa trên mức thu nhập chịu thuế mà còn tùy theo nguồn thu nhập và khấu trừ.

Có bắt buộc quyết toán nếu đã bị khấu trừ 10%?

Không, không bắt buộc quyết toán thuế TNCN nếu đã bị khấu trừ 10% trên thu nhập vãng lai trong một số trường hợp cụ thể theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Làm việc 2 công ty trong năm có phải tự quyết toán không?

Có, nếu làm việc tại 2 công ty trong năm (dù đồng thời hay nối tiếp), bạn thường bắt buộc phải tự quyết toán thuế TNCN để cộng gộp tổng thu nhập chịu thuế từ tất cả các nơi.

Quyết toán thuế TNCN bao lâu thì nhận được tiền?

Thời gian nhận tiền hoàn thuế TNCN sau quyết toán phụ thuộc vào loại hồ sơ, theo Luật Quản lý thuế 2019: tối đa 6 ngày làm việc cho hoàn trước kiểm tra sau, hoặc 40 ngày cho kiểm tra trước hoàn thuế.

Cộng tác viên có phải quyết toán thuế TNCN không?

Cộng tác viên (CTV) không bắt buộc quyết toán thuế TNCN nếu thu nhập vãng lai mỗi lần dưới 2 triệu đồng (không khấu trừ) hoặc đã khấu trừ 10% tại nguồn và bình quân tháng ≤10 triệu đồng, không phát sinh hoàn thuế hay nộp thêm.

Hộ kinh doanh có phải quyết toán thuế TNCN không?

Hộ kinh doanh thường không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm như cá nhân có thu nhập từ tiền lương, mà chỉ kê khai và nộp thuế định kỳ theo phương pháp khoán hoặc kê khai.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là quyền lợi thiết thực giúp bạn tối ưu hóa tài chính cá nhân. Việc chủ động kiểm tra thu nhập và nộp hồ sơ đúng hạn là vô cùng quan trọng để tránh các khoản phạt hành chính không đáng có.

Trải nghiệm ngay Phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN EasyPit – giải pháp lập và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN đơn giản, chính xác và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Quyết toán thuế thu nhập cá nhân“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: