Tin tức

Hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế: Những lưu ý quan trọng cho kế toán

18 Tháng 1, 2026

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp. Tuy nhiên, để sử dụng đúng quy định, hạn chế sai sót và tránh rủi ro về thuế, kế toán cần nắm rõ các lưu ý quan trọng trong quá trình đăng ký, lập, điều chỉnh và quản lý hóa đơn. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán sẽ giúp bạn hiểu rõ và áp dụng hiệu quả.

hoa-don-dien-tu-tong-cuc-thue

1. Hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế là gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung theo điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

– Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xem thêm: Tính năng tích hợp hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán EasyBooks

2. Những lưu ý quan trọng cho kế toán khi sử dụng hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế

luu-y-quan-trong-cho-ke-toan-khi-su-dung-hoa-don-dien-tu-tong-cuc-thue

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ đơn giản là lập và gửi hóa đơn. Kế toán cần đặc biệt chú ý đến từng khâu để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Lưu ý khi đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế, kế toán cần lưu ý:

Xác định đúng loại hóa đơn (có mã hay không có mã) theo quy mô và điều kiện của doanh nghiệp.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua đơn vị cung cấp giải pháp.
Kiểm tra thông tin doanh nghiệp (mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề…) chính xác trước khi đăng ký.
Đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực để ký hóa đơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo khả năng kết nối ổn định với hệ thống Tổng cục Thuế.

Lưu ý khi lập và phát hành hóa đơn

Đây là khâu dễ phát sinh sai sót nhất. Kế toán cần chú ý:

Thời điểm lập hóa đơn: Phải đúng thời điểm theo quy định
Thông tin bắt buộc trên hóa đơn: Tên người mua, mã số thuế, địa chỉ, hàng hóa – dịch vụ, thuế suất, tiền thuế…
Kiểm tra kỹ trước khi ký số và gửi đi.
Với hóa đơn có mã: Phải được cấp mã của cơ quan thuế trước khi gửi cho khách hàng.

Sai sót nhỏ như sai mã số thuế, sai đơn giá, sai thuế suất… có thể dẫn đến việc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, gây mất thời gian và ảnh hưởng đến báo cáo thuế.

Lưu ý khi điều chỉnh, thay thế

Khi phát hiện sai sót, kế toán cần xử lý đúng quy định:

Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để sửa các sai sót như sai sót về nội dung, số lượng, giá trị, hoặc các thông tin khác trên hóa đơn đã lập và chưa kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ số hóa đơn gốc, nội dung điều chỉnh, và lý do điều chỉnh.
Hóa đơn thay thế sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ, và phải ghi rõ số hóa đơn cũ, lý do thay thế.

Lưu ý khi tra cứu và quản lý hóa đơn

Việc tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế cần đảm bảo:

Lưu trữ dữ liệu tối thiểu 10 năm theo quy định.
Sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh mất mát.
Kiểm tra trạng thái hóa đơn (đã cấp mã, đã gửi, đã kê khai…).
Đối chiếu hóa đơn đầu vào – đầu ra thường xuyên.

Kế toán nên sử dụng phần mềm có tính năng:

Tìm kiếm nhanh theo số hóa đơn, khách hàng, thời gian.
Thống kê báo cáo hóa đơn.
Đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán.

Xem thêm: Top 12 Phần Mềm Kế Toán Giá Rẻ Tốt Nhất Hiện Nay

3. EasyBooks – Giải pháp giúp kế toán quản lý hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế hiệu quả

easybooks-giai-phap-giup-ke-toan-quan-ly-hoa-don-dien-tu-tong-cuc-thue-hieu-qua

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế, nếu quản lý thủ công hoặc sử dụng nhiều hệ thống rời rạc, kế toán rất dễ nhầm lẫn và mất nhiều thời gian xử lý.

EasyBooks là phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử, giúp kế toán:

Kết nối trực tiếp với hệ thống Tổng cục Thuế.
Lập, ký số và phát hành hóa đơn nhanh chóng.
Tự động hạch toán từ hóa đơn vào sổ sách kế toán.
Quản lý tập trung hóa đơn đầu vào – đầu ra.
Xuất báo cáo thuế chính xác, hạn chế sai sót.

Với EasyBooks, kế toán không cần thao tác thủ công nhiều bước mà vẫn đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử.

Trải nghiệm ngay phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks để quản lý sổ sách, hóa đơn và thuế hiệu quả, chính xác; đồng thời chuẩn hóa dữ liệu kế toán, sẵn sàng phục vụ kiểm toán và đối soát theo quy định.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.