03 sai lầm của kế toán khi hạch toán tài khoản 141

Tài khoản tạm ứng – Tài khoản 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Vì vậy, kế toán cần phải nhận biết bản chất các giao dịch và hạch toán đúng quy định tài khoản này.

Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để biết được 3 sai lầm của kế toán khi hạch toán tài khoản 141.

Tài khoản 141 - Tài khoản tạm ứng

1. Nguyên tắc hạch toán các tài khoản tạm ứng – Tài khoản 141

Nguyên tắc về hạch toán các tài khoản tạm ứng – tài khoản 141 được quy định tại Khoản 1, Điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC như sau:

– Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các tài khoản tạm ứng đó;

– Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt;

Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được giám đốc chỉ thị bằng văn bản;

– Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng;

Khi hoàn thành, két thúc công việc được giao thì người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm số tạm ứng đã nhận, đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có);

Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Nếu chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.

– Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

2. 03 lỗi sai thường gặp của kế toán khi hạch toán tài khoản 141

a) Tạm ứng lương hạch toán sai vào Tài khoản 141

Ví dụ minh họa:

Một số kế toán viên hạch toán chi tiền “tạm ứng lương” vài TK 141 như sau:

Doanh nghiệp chi tiền mặt tạm ứng lương cho nhân viên phân xưởng snar xuất số tiền 50 triệu đồng, kế toán hạch toán:

* Hạch toán sai:

Nợ TK 141: 50.000.000 đồng

Có TK 111: 50.000.000 đồng

* Hạch toán đúng:

Nợ TK 334: 50.000.000 đồng

Có TK 111: 50.000.000 đồng

=> Tạm ứng lương không hạch toán vào TK 141

Hiện nay, nhiều kế toán vì chưa chú ý, cứ thấy chữ “tạm ứng” là liên hệ với TK 141 do bỏ qua bản chất của vấn đề và chưa nắm rõ nguyên tắc hạch toán Tài khoản 141 theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Phân tích tình huống:

Căn cứ vào điểm b, khoản 1, điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, mặc dù doanh nghiệp “tạm ứng” cho người lao động nhưng đây là khoản tạm ứng tiền lương. Người sử dụng lao động phải có nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho người lao động theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng lao động và Luật lao động.

Như vậy, hạch toán tiền lương bản chất là người sử dụng lao động thanh toán một phần tiền lương nhằm giải quyết nhu cầu cấp thiết của người lao động. Vấn đề tạm ứng lương bản chất là nợ phải trả. Vì vậy, tạm ứng lương được hạch toán vào TK 334 (xem thêm tại điều 53, Thông tư 200/2014/TT-BTC).

b) Hạch toán sai đối tượng và mục đích

Ví dụ minh họa:

Theo lệnh của giám đốc ké toán chi tạm ứng cho chị H là người quen của giám đốc mượn số tiền 10.000.000 đồng, kế toán hạch toán như sau:

* Hạch toán sai:

Nợ TK 141: 10.000.000 đồng (Chi tiết tên chị H)

Có TK 111: 10.000.000 đồng

* Hạch toán đúng:

Nợ TK 1388: 10.000.000 đồng (Chi tiết tên chị H)

Có TK 111: 10.000.000 đồng

Lưu ý: Không sử dụng tài khoản tạm ứng cho đối tượng không phải là nhân viên công ty.

Xét về bản chất sự việc, chị H không phải là nhân viên công ty, giám đốc yêu cầu chi tiền tạm ứng cho chị H mượn không nằm trong mục đích kinh doanh. Vì vậy đây là một khoản chi khác mà kế toán cần hạch toán vào TK 1388.

Phân tích tình huống:

Căn cứ vào điểm a, khoản 1, điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp.

Căn cứ vào điểm c, khoản 1, điều 22 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, mục đích chi tạm ứng phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ chứng từ tạm ứng – hoàn ứng.

Trong trường hợp này, để gắn trách nhiệm cho người có trách nhiệm, kế toán vẫn có thể theo dõi phần tạm ứng của chị H thông qua giám đốc thì chi tiết tài khoản 141 – Giám đốc.

Như vậy, khi nhận được hồ sơ tạm ứng, kế toán cần phải kiểm tra các thông tin cơ bản như sau:

Chi tạm ứng cho ai, người nhận tạm ứng có phải là nhân viên công ty không, thuộc phòng ban nào, có thuộc đối tượng được nhận tạm ứng không;
Mục đích của việc nhận tạm ứng là gì, có phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hay không;
Số tiền chi tạm ứng có vượt mức quy định quy trình về thanh toán do doanh nghiệp ban hành hay không;
Khi nào thì hoàn ứng,…

c) Tạm ứng mua hàng có được sử dụng tài khoản 141 không?

Ví dụ minh họa:

Một tình huống thường xuyên xảy ra trong doanh nghiệp, đó là chi tiền mặt trực tiếp cho nhà cung cấp với nội dung ghi trên phiếu chi “tạm ứng 30% tiền mua hàng: với số tiền là 5.000.000 đồng, kế toán hạch toán như sau:

– Cách 1:

* Hạch toán sai:

Nợ TK 141: 5.000.000 đồng

Có TK 111: 5.000.000 đồng (Hoặc Có TK 1121)

* Hạch toán đúng:

Nợ TK 331: 5.000.000 đồng

Có TK 111: 5.000.000 đồng (Hoặc Có TK 1121)

=> Tạm ứng tiền mua hàng không sử dụng TK 141

Nghiệp vụ trên, kế toán theo dõi là khoản phải trả cho nhà cung cấp đưa thẳng vào TK 331 (chi tiết theo nhà cung cấp).

– Cách 2:

Doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên A là đại diện doanh nghiệp mua hàng nhà cung cấp và hoàn ứng khi thực hiện xong công việc, hạch toán như sau:

Nợ TK 141: 5.000.000 đồng

Có TK 111: 5.000.000 đồng

* Lưu ý: Kế toán dựa vào tình hình thực tế phát sinh giao dịch và các quy định, quy trình về thanh toán của doanh nghiệp để lựa chọn cách 1 hoặc cách 2 phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Phân tích tình huống:

Tạm ứng tiền mua hàng là nghiệp vụ doanh nghiệp thanh toán trước theo yêu cầu của nhà cung cấp, thỏa thuận giao dịch kinh tế. Bản chất tạm ứng tiền hàng là nghĩa vụ phải trả cho nhà cung cấp để đạt được lợi ích thông qua hàng hóa, dịch vụ.
Để tránh nhầm lẫn nên sử dụng cụm từ “Thanh toán trước tiền mua hàng” hoặc “Trả trước tiền mua hàng” để tránh gây nhầm lẫn trong công tác hạch toán kế toán.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tạm ứng trực tiếp cho nhân viên thu mua giao dịch với nhà cung cấp. Sau khi hoàn thành công việc sẽ làm thủ tục hoàn ứng (cách 2);

Trên đây là 03 sai lầm phổ biến của kế toán khi hạch toán tài khoản tạm ứng – tài khoản 141.

EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet.

Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé, đội ngũ chuyên môn của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

phần mềm kế toán EasyBooks