Xử Lý Chênh Lệch Nhập – Xuất – Tồn Khi Khóa Sổ Cuối Tháng Như Thế Nào?

Chênh lệch nhập – xuất – tồn là một vấn đề thường gặp khi thực hiện khóa sổ cuối tháng. Việc này không chỉ gây khó khăn trong việc lập báo cáo tài chính mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Vậy xử lý chênh lệch nhập – xuất – tồn khi khóa sổ cuối tháng như thế nào? Phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks sẽ giúp bạn giải đáp điều này trong bài viết bên dưới. 

1. Chênh lệch nhập – xuất – tồn là gì?

Chênh lệch nhập – xuất – tồn là sự khác biệt giữa số lượng hàng hóa thực tế có trong kho và số liệu ghi nhận trên sổ sách hoặc hệ thống quản lý kho. Cụ thể:

• Nhập kho là số lượng hàng hóa được ghi nhận khi nhập vào kho.
• Xuất kho là số lượng hàng hóa được ghi nhận khi xuất ra khỏi kho.
• Tồn kho là số lượng hàng hóa còn lại trong kho tại một thời điểm nhất định.

Chênh lệch nhập – xuất – tồn thường xảy ra khi số lượng hàng thực tế trong kho không khớp với số liệu trên sổ sách hoặc phần mềm quản lý do các nguyên nhân như sai sót trong nhập liệu, thất thoát, hư hỏng hoặc nhầm lẫn trong quá trình kiểm kê. Điều này gây ảnh hưởng tiêu cực đến quản lý kho, báo cáo tài chính và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Nguyên nhân gây chênh lệch nhập – xuất – tồn

Nguyên nhân gây chênh lệch nhập – xuất – tồn đa phần liên quan đến các sai sót trong quá trình quản lý kho, nhập liệu và kiểm kê hàng hóa. 

• Sai sót nhập liệu: Nhập sai mã hàng, sai số lượng, bỏ sót chứng từ khi xuất kho, nhập kho hoặc phiếu nhập, xuất không đầy đủ, thiếu chữ ký, phiếu không đánh số thứ tự, hoặc gộp chung nhiều lần nhập kho mà không làm thủ tục cho từng lần riêng biệt.
• Quản lý không tốt: Thiếu kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê không chính xác, công tác bảo quản hàng hóa kém dẫn đến hao hụt, hư hỏng hàng tồn kho.
• Sai sót nghiệp vụ: Hạch toán sai tài khoản, sai kỳ kế toán, không theo dõi chi tiết từng loại vật tư, xuất kho không đúng số lượng thực tế, không hạch toán xuất kho vào chi phí, trích lập dự phòng sai quy định.
• Thiếu đồng bộ dữ liệu và phần mềm: Hệ thống quản lý không cập nhật kịp thời, không đồng bộ số liệu giữa các nền tảng bán hàng và phần mềm kế toán.
• Lỗi trong quy trình kiểm kê: Nhân viên kiểm kê không đủ năng lực, không kiểm đếm đầy đủ, không kiểm tra kỹ sản phẩm trước khi nhập kho hoặc kiểm kê.

Tìm hiểu thêm: Quy Trình Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Cuối Tháng Dành Cho Kế Toán Mới

3. Quy trình xử lý chênh lệch nhập – xuất – tồn khi khóa sổ cuối tháng

Quy trình xử lý chênh lệch nhập – xuất – tồn khi khóa sổ cuối tháng thường bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Kiểm kê thực tế hàng tồn kho, đếm chính xác số lượng hàng hóa thực tế còn lại trong kho vào cuối kỳ, đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán hoặc phần mềm quản lý tồn kho.
• Bước 2: Lập biên bản kiểm kê và xác nhận chênh lệch. Ghi nhận kết quả kiểm kê, xác định mức chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, phân loại chênh lệch là thừa hay thiếu.
• Bước 3: Xác minh nguyên nhân chênh lệch bằng cách kiểm tra các nguyên nhân có thể gây ra chênh lệch như sai sót trong nhập liệu, thất thoát, hao hụt, hư hỏng, hoặc gian lận.
• Bước 4: Hạch toán điều chỉnh chênh lệch
  • Trường hợp chênh lệch thiếu (thất thoát): Kế toán điều chỉnh giảm tồn kho đồng thời ghi nhận chi phí phù hợp.
  • Trường hợp chênh lệch thừa: Điều chỉnh tăng tồn kho và hạch toán vào tài khoản tài sản chờ xử lý hoặc thu nhập khác nếu chưa rõ nguyên nhân; sau khi xác định nguyên nhân sẽ điều chỉnh theo quyết định xử lý.
• Bước 5: Lập báo cáo và trình bày với Ban Giám đốc để phê duyệt các điều chỉnh và xử lý tiếp theo nếu cần.
• Bước 6: Cập nhật số liệu đã điều chỉnh vào hệ thống kế toán và quản lý kho để khóa sổ tháng đảm bảo số liệu chính xác cho báo cáo tài chính.

Tìm hiểu thêm: Những Khoản Mục Hàng Tồn Kho Cần Rà Soát Khi Lập Báo Cáo Tài Chính

4. Lưu ý cho kế toán khi xử lý chênh lệch nhập – xuất – tồn

Khi xử lý chênh lệch nhập – xuất – tồn, kế toán cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ nguyên tắc kế toán:

• Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và đột xuất để phát hiện kịp thời chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, tránh việc gian lận hoặc sai sót kéo dài.
• Xác định rõ nguyên nhân chênh lệch (thiếu hay thừa) để có biện pháp xử lý phù hợp, ví dụ như sai sót nhập liệu, thất thoát, hư hỏng…
• Áp dụng đúng chuẩn mực và quy định kế toán trong việc hạch toán điều chỉnh chênh lệch theo các tài khoản phù hợp như TK 152 (Nguyên vật liệu), TK 632 (Giá vốn hàng bán), TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý), TK 3381 (Tài sản thừa chờ xử lý).
• Đưa ra định mức sai số cho phép phù hợp với từng loại hàng hóa và đặc thù ngành nghề để đánh giá tình trạng chênh lệch có đáng kể hay không.
• Ghi chép đầy đủ, rõ ràng các biên bản kiểm kê, báo cáo chênh lệch, và lưu giữ chứng từ liên quan nhằm minh bạch trong quản lý và phục vụ kiểm toán.
• Kịp thời báo cáo và phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý nguyên nhân chênh lệch, đảm bảo dữ liệu kho khớp đúng thực tế, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
• Không ghi tăng tồn kho khi chênh lệch thừa nếu chưa xác định rõ nguồn gốc thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp.
• Luôn cập nhật, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận như kho, kế toán và bán hàng để giảm thiểu sai sót.

Có thể thấy việc chênh lệch nhập – xuất – tồn là một vấn đề không thể tránh khỏi trong quản lý kho và kế toán. Dù vậy nhưng nếu được xử lý đúng cách, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu tác động tiêu cực và nâng cao hiệu quả quản trị, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Xem ngay: Các Phương Pháp Hạch Toán Hàng Tồn Kho

Trải nghiệm miễn phí Phần mềm kế toán kho EasyBooks – giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Đăng ký dùng thử miễn phí!

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Khác

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Xử Lý Chênh Lệch Nhập – Xuất – Tồn Khi Khóa Sổ Cuối Tháng“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 0869 425 631. Đội ngũ nhân viên của EasyBooks luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.  

———————————

EASYBOOKS – ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 88/2021/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline: 0869 425 631

Email: info@softdreams.vn

Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh