Khi chấm dứt hợp đồng lao động thì thủ tục chốt số bảo hiểm xã hội là một trong những thủ tục quan trọng mà người sử dụng lao đọng phải thực hiện cho người lao động. Vậy các thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội gồm những bước nào? Hãy theo dõi bài viết hôm nay, EasyBooks sẽ giúp bạn có câu trả lời ngay.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là ghi quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ bảo hiểm xã hội của người tham gia dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị. Việc này được thực hiện khi người lao động không còn làm việc ở công ty nữa, khi lao động nghỉ việc hoặc khi công ty ngừng hoạt động.

Các trường hợp cần chốt sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:

• Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
• Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.

>>>> Tìm hiểu ngay: Các Khoản Giảm Trừ Thuế Thu Nhập Cá Nhân Mới Nhất 2022

Trách nhiệm về chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ vào quy định tại Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm về chốt sổ bảo hiểm xã hội sau đây:

• Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng với bản chính các giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đang giữ những giấy tờ đó của người lao động;
• Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Đồng thời, theo Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trách nhiệm của người sử dụng lao động cũng được quy định thêm, đó là đơn vị phải tiến hành phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Có thể kết luận rằng, chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội cần những thủ tục gì?

Đối với người lao người lao động 

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về trách nhiệm của người sử dụng lao động và cơ quan BHXH. Tuy nhiên, để được chốt sổ người lao động sẽ phải yêu cầu được chốt sổ BHXH.

• Đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc: Gửi yêu cầu chốt sổ BHXH đến người sử dụng lao động để được chốt sổ.
• Đối với các các người lao động tham gia BHXH tự nguyện: Người lao động cần mang sổ BHXH cùng thẻ căn cước (chứng minh thư nhân dân) đến cơ quan BHXH để được chốt sổ.

Sau khi yêu cầu được chốt sổ người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ làm các thủ tục để chốt sổ cho người lao động.

>>>> Có thể bạn muốn biết: Các khoản giảm trừ thuế TNCN

Đối với người sử dụng lao động

Để chốt sổ cho người lao động khi được yêu cầu hoặc khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động tiến hành làm thủ tục chốt sổ như sau:

Sau khi người sử dụng lao động tiếp nhận yêu cầu chốt sổ BHXH thì đề nghị người lao động nộp sổ BHXH (nếu người lao động giữ sổ BHXH). Tiếp theo thực hiện lần lượt các bước:

Bước 1: Báo giảm lao động 

Người sử dụng lao động làm thủ tục báo giảm lao động hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động gồm:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định số 959/QĐ-BHXH.
• Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có).
• Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).
• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động. 

Sau khi hoàn tất hồ sơ, người sử dụng lao động gửi đến cơ quan BHXH đang trực tiếp quản lý hồ sơ BHXH của người lao động.

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2, Điểm b, Khoản 1, Điều 23, Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
• Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
• Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ 
• Toàn bộ tờ rời của sổ BHXH thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
• 01 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS.
• Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định, người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc nộp qua đường bưu điện.

Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội

Theo khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:

– Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;

– Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;

– Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;

– Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội làm thế nào?

Khi công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc thì phải làm thế nào?

Công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động khi nghỉ việc sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định 28/2020/NĐ-CP:

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Trong đó có:

• Không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.
• Không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.

Với các mức phạt:

• Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
• Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
• Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
• Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
• Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

=> Công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động sẽ bị xử phạt theo các mức trên tùy vào số lượng người lao động.

Trên đây, EasyBooks đã chia sẻ cho anh/chị kiến thức về thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội 2022. Mong rằng thông tin trên hữu ích cho anh/chị.

Mọi thông tin chi tiết về Phần mềm kế toán EasyBooks anh/chị vui lòng liên hệ qua số hotline 1900 57 57 54. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của SoftDreams luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.

===============

Từ ngày 01/07/2022 theo Nghị định 123, Thông tư 78.các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân chính thức ngừng việc sử dụng chứng từ khấu trừ giấy do cơ quan Thuế cấp và chứng từ tự in theo quy định tại Thông tư 37 và chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử 

SoftDreams ra mắt Phần mềm kê khai EASYPIT Hỗ trợ nghiệp vụ kê khai Thuế TNCN theo quy định bắt buộc của pháp luật. Nếu bạn cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên môn của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

EASYPIT – Phần mềm kê khai đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ lập Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

• Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
• Đáp ứng đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 37/2010/TT-BTC
• Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
• Tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu, đảm bảo việc nộp chứng từ đúng hạn
• Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, phần mềm kế toán Easybooks và chữ ký số EasyCA
• Hỗ trợ báo cáo theo yêu cầu riêng của khách hàng
• Tự động hóa nghiệp vụ nhập liệu và lưu trữ chứng từ
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ tết

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ: PHẦN MỀM KÊ KHAI EASYPIT

Video giới thiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN EASYPIT

=========