Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán gồm lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán, bảo quản lưu trữ chứng từ. Mời quý bạn đọc cùng Phần mềm kế toán Online EasyBooks tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!  

1. Phương pháp chứng từ kế toán

Phương pháp chứng từ kế toán được hiểu cơ bản chính là phương pháp thông tin và kiểm tra trạng thái và sự vận động của đối tượng kế toán nhằm mục đích chính là để đáp ứng các yêu cầu của quản lý và để làm căn cứ cho việc xử lý thông tin kế toán.

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp trên thực tế sẽ đều cần phải lập chứng từ kế toán. Ta nhận thấy rằng, việc lập chứng từ kế toán cũng chính là khâu đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng nhằm mục đích để đảm bảo trách nhiệm của chủ thể là các bên liên quan và tính pháp lí của nghiệp vụ phát sinh

Như vậy, ta nhận thấy rằng, chứng từ kế toán thực chất là các giấy tờ và vật mang tin được lập ra để có thể phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành và làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Tác dụng của chứng từ kế toán:

• Tác dụng của chứng từ kế toán là thu thập, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Chứng từ kế toán là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh của các cấp quản lí đến bộ phận thực hiện.
• Chứng từ kế toán là căn cứ để thực hiện nhiệm vụ và là bằng chứng về kết quả thực hiện.
• Tác dụng của chứng từ kế toán là giúp ngăn ngừa các hành vi xâm phạm tài sản của doanh nghiệp.

Tính pháp lí của chứng từ kế toán:

• Thông qua việc lập chứng từ để nhằm mục đích có thể giúp kiểm tra tính hợp pháp, hợp lí của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện các hành vi tham ô, lãng phí để từ đó ngăn chặn kịp thời.
• Tính pháp lí của chứng từ kế toán là căn cứ pháp lí cho những số liệu ghi trong sổ kế toán và các số liệu thông tin kinh tế của doanh nghiệp.
• Tính pháp lí của chứng từ kế toán là cơ sở để nhằm mục đích có thể xác định chủ thể là người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh

>>>>> Tìm hiểu thêm: Phạt Kê Khai Sai Thuế GTGT

2. Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Kế Toán

2.1 Lập (hoặc tiếp nhận) chứng từ

Đầu tiên, nếu là chứng từ nhận về kế toán sẽ là người nhận được chứng từ hóa đơn, phiếu xuất kho… từ nhà cung cấp hoặc các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Sau đó, kế toán sẽ lập các chứng từ nội bộ hoặc chứng từ xuất ra phù hợp.

2.2 Kiểm tra chứng từ

Mọi chứng từ đều phải được kiểm tra và xác minh là hợp pháp, hợp lệ, rõ ràng, chính xác trước khi ghi vào sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ bao gồm các mặt:

Trong khi kiểm tra, nếu phát hiện:

–  Có hành vi vi phạm thì từ chối việc thực hiện chứng từ và báo ngay cho thủ trưởng biết để có hướng xử lý kịp thời theo quy định.

–  Chứng từ lập sai (sai thủ tục, nội dung, con dấu không rõ ràng…) trả lại cho nơi lập để tiến hành lập lại, lập thêm điều chỉnh chứng từ.

2.3 Hoàn chỉnh chứng từ

Chứng từ sau khi được kiểm tra xong phải hoàn chỉnh, bổ sung những nội dung thông tin cần thiết để kế toán ghi sổ được nhanh chóng chính xác. Đó là:

– Ghi giá trên chứng từ theo đúng nguyên tắc tính giá theo quy định hiện hành.

– Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế từng thời điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán, tổng hợp chứng từ cùng loại

– Lập định khoản kế toán.

>>>>> Có thể bạn quan tâm: Thủ Tục Hoàn Thuế GTGT Hàng Xuất Khẩu

2.4 Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán 

Chứng từ được lập ở nhiều nơi, nhiều bộ phận nhưng phải tập trung về bộ phận kế toán để được phản ánh vào sổ sách. Vì vậy cần tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học giúp cho việc ghi sổ nhanh chóng chính xác kịp thời.

Luân chuyển chứng từ là việc giao chứng từ lần lượt đi đến các bộ phận có liên quan để những bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra xử lý, nắm được tình hình thời gian hoàn thành nhiệm vụ và ghi vào sổ kế toán.

Tùy theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển thích hợp đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại đến công tác kế toán và thông tin đơn vị. Vì vậy cần phải xây dựng, hoàn thiện kế hoạch luân chuyển chứng từ biểu hiện dưới dạng sơ đồ cho từng loại chứng từ.

Chứng từ khi chuyển giao phải có sổ giao nhận, chữ ký của các bên giao nhận.

>>>>> Xem thêm: Những Lưu Ý Khi Thực Hiện Đánh Giá Lại Tài Sản Cố Định

2.5 Bảo quản và lưu trữ chứng từ 

– Chứng từ là tài liệu gốc có giá trị pháp lý, khi cần có cơ sở để đối chiếu kiểm tra với số liệu ghi trong sổ kế toán.

– Hằng tháng khi vào sổ xong, đối chiếu và khoá sổ xong thì tất cả các chứng từ kế toán kỳ đó phải được sắp xếp theo từng loại, theo thứ tự thời gian, gói cẩn thận, bên ngoài ghi tên đơn vị, ngày tháng số chứng từ.

Chứng từ phải được lưu trữ ở phòng kế toán một năm, sau đó đưa vào lưu trữ ở kho của đơn vị.

– Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán:Theo điều 40 khoản 5 luật kế toán Số: 2015:

1. Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
2. Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
3. Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Đơn vị phải phân công người chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ theo đúng chế độ quy định. Người đứng đầu đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của các tài liệu kế toán lưu trữ.

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Kế Toán“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.

>>>>> Quý Anh/ Chị quan tâm có thể đăng ký nhận tư vấn & trải nghiệm MIỄN PHÍ Phần mềm Kế toán EasyBooks ngay tại đây nhé: http://dangkydemo.easybooks.vn/

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 1900 57 57 54. Đội ngũ nhân viên của SoftDreams luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.

———————————

Phần mềm kế toán EasyBooks – NÂNG TẦM DOANH NGHIỆP

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC.
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

_______________________

Phần mềm kế toán EasyBooks – Công cụ hỗ trợ đắc lực cho kế toán và nhà quản trị doanh nghiệp

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline: 1900 57 57 54.

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.