Tồn kho là gì? Thất thoát hàng hóa phải xử lý thế nào? Đây là 2 trong số những vấn đề gây nhức nhối thường hay gặp của doanh nghiệp trong việc quản lý số lượng hàng hóa trong kho và nếu không được. Thực tế, thất thoát hàng hóa chung quy lại gồm có 2 nhóm nguyên nhân cơ bản là nguyên nhân bên trong và bên ngoài. Vậy, nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa là gì? Cách giải quyết với những trường hợp thất thoát hàng hóa sẽ như thế nào? Hãy cùng Phần mềm kế toán Online EasyBooks tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

1. Các nhóm nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa

1.1. Nhóm nguyên nhân bên trong

Do quy trình quản lý hàng hóa và cách phân quyền quản lý cho nhân viên chưa cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng:

• Kiểm kê hàng không chính xác
• Dán nhầm mã vạch, tem giá giữa các sản phẩm với nhau
• Sắp xếp, trưng bày các mặt hàng một các lộn xộn không theo bất cứ trình tự, logic nào gây khó khăn trong việc trưng bày, tìm kiếm, cất trữ
• Buông lỏng công tác kiểm soát dẫn đến thiếu hụt hàng hóa từ chính nội bộ cửa hàng
• Thất thoát sản phẩm do nhân viên lợi dụng các chương trình khuyến mãi, thẻ khách hàng để trục lợi
• Mất cắp do nhân viên không trung thực lấy tiền của khách hàng mà không hoàn trả công ty

1.2. Nhóm nguyên nhân bên ngoài

• Khách hàng vào quầy lấy cắp (thường là đối với những sản phẩm, phụ kiện nhỏ, dễ bỏ túi, giấu trong người).
• Khách hàng sử dụng tại chỗ đối với những mặt hàng ăn liền ngay trong cửa hàng mà không chịu thanh toán.
• Khách hàng cố tình bóc và dán tem giá của sản phẩm rẻ hơn lên những món đồ cần mua nhằm che mắt khiến nhân viên tính sai giá.

Nguyên nhân xảy ra thất thoát hàng hóa mà hơn nửa trong số đó diễn ra là do nội bộ bên trong. Hành vi đánh cắp của khách hàng cũng một phần do sự quan sát lỏng lẻo của nhân viên khiến cho khách hàng tận dụng thời cơ thực hiện hành vi gian lận.

Từ đó có thể thấy rằng để khắc phục được tình trạng này thì chúng ta phải tìm ra phương pháp xây dựng, quản lý nội bộ một cách trình tự, đầy đủ để họ thật sự nhiệt tình, tâm huyết với công việc và trách nhiệm được giao.

>>>>>Tìm hiểu thêm: Những điều cần biết về kế toán hàng tồn kho theo Thông tư 133

2. Cách chống thất thoát hàng hóa hiệu quả

2.1 Xây dựng quy trình quản lý bài bản, chuyên nghiệp

Việc xây dựng một quy trình quản lý nghiêm ngặt là điều vô cùng cần thiết và bắt buộc phải thực hiện bài bản. Bên cạnh đó cần được kiểm tra và đánh giá thường xuyên, định kỳ. Thậm chí, bạn có thể áp dụng cả những hình phạt vừa mang tính răn đe, vừa đặt nặng trách nhiệm bồi thường. Nhằm hạn chế việc nhân viên gian lận, dẫn đến các hành vi trộm cắp, gây thất thoát hàng hóa.

Đặc biệt với các vị trí quan trọng như nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân, kiểm kho, bảo vệ cần được hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ chuyên nghiệp. Nhằm đảm bảo quy trình được thực hiện một cách chính xác, chuyên nghiệp.

2.2 Tăng cường an ninh

Sử dụng các biện pháp an ninh như lắp đặt camera theo dõi, cửa từ quét chip gắn trên hàng hóa, gương chiếu hậu tại các góc khuất, thuê bảo vệ,… sẽ hạn chế tối đa thất thoát hàng hóa. Hệ thống an ninh càng đảm bảo thì các đối tượng xấu càng khó thực hiện hành vi trộm cắp của mình. Thêm vào đó bạn cũng dễ dàng phát hiện ra các đối tượng này.

2.3 Kiểm kê hàng hóa thường xuyên

Kiểm kê hàng hóa là công việc bắt buộc và cần thường xuyên phải thực hiện trong quá trình kinh doanh. Nó sẽ giúp bạn phát hiện ra những sai lệch về số liệu thực tế và ghi trên sổ sách, nắm bắt chính xác tình hình hàng hóa. Hỗ trợ cho việc tìm ra nguyên nhân gây thất thoát là gì.

>>>>>Tìm hiểu thêm: Các Phương Pháp Hạch Toán Hàng Tồn Kho

3. Chức Năng Kết Xuất Báo Cáo Trên Easybooks

Khi dữ liệu kết xuất lớn trên 2000 dòng, hệ thống sẽ tự động chuyển tác vụ sang bất đồng bộ. File excel trả về sẽ tách ra nhiều file, mỗi file chứa tối đa 5000 dòng chi tiết.

Tại màn preview báo cáo chọn kết xuất báo cáo (kết xuất excel, PDF mẫu thường, PDF mẫu tùy chỉnh). Hệ thống sẽ hiện thông báo “Quá trình kết xuất đang được xử lý. Vui lòng chờ trong giây lát!”, đồng thời tiến trình xử lý sẽ được cập nhật trạng thái trong Hệ thống/Danh sách tiến trình đang xử lý. Vào Hệ thống/Danh sách tiến trình đang xử lý để theo dõi tiến trình

Trong thời gian đợi tiến trình xử lý hoàn thành, người dùng có thể thao tác, thực hiện chức năng khác.

Khi tiến trình xử lý hoàn thành, hệ thống sẽ hiện thông báo cho người dùng. Người dùng có thể chọn trực tiếp vào thông báo trên màn để chuyển đến màn danh sách tiến trình xử lý hoặc vào phần Hệ thống/Danh sách tiến trình đang xử lý.

>>>>>>Tìm hiểu thêm: Cập Nhật Chức Năng Tính Giá Xuất Kho, Kết Xuất Báo Cáo Trên Easybooks

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Nguyên Nhân Gây Thất Thoát Hàng Hóa“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 1900 57 57 54. Đội ngũ nhân viên của SoftDreams luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.

———————————

EASYBOOKS – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ƯU VIỆT CHO MỌI DOANH NGHIỆP

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 200/2014/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC.
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

_______________________

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM KẾ TOÁN NGAY!

Phim ngắn giới thiệu Công ty SoftDreams và Phần mềm kế toán EasyBooks

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline: 1900 57 57 54.

Email: contact@softdreams.vn

Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Địa chỉ: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.