Tin tức

Hóa Đơn Bán Hàng Là Gì? Tìm Hiểu Cách Quản Lý Hiệu Quả Nhất

27 Tháng 3, 2021

Hiểu rõ hóa đơn bán hàng là gì và vai trò của chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và giao dịch hiệu quả. Được quy định chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng không chỉ là công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp mà còn giúp xây dựng niềm tin với khách hàng. Phần mềm kế toán EasyBooks sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chứng từ này qua bài viết bên dưới.

hoa-don-ban-hang-la-gi

Mục lục

1. Hóa đơn bán hàng là gì? Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng?
2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán hàng
3. Mẫu hóa đơn bán hàng mới 2025
4. Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng
5. Cách quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả

1. Hóa đơn bán hàng là gì? Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng?

Hóa đơn bán hàng là gì? Theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ đặc biệt, được lập để ghi nhận và xác nhận các giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Mặc dù không dùng để kê khai thuế trực tiếp, hóa đơn bán hàng vẫn đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động sau:

Quản lý nội bộ và hạch toán kế toán: Hóa đơn bán hàng là chứng từ gốc, hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, chi phí và theo dõi tình hình tài chính một cách chính xác.
Chứng minh giao dịch hợp lệ: Hóa đơn là bằng chứng rõ ràng cho việc giao dịch đã diễn ra thành công, tăng cường niềm tin của khách hàng và đối tác.
Hỗ trợ đổi trả và khiếu nại: Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch, giúp xử lý các vấn đề như đổi trả hàng hóa hoặc giải quyết khiếu nại một cách minh bạch.
Chứng từ giao dịch quốc tế: Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ các thủ tục hải quan và đảm bảo tuân thủ quy định thương mại quốc tế.

Theo quy định, đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng được chia thành hai nhóm chính:

Tổ chức, cá nhân áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp:

Bao gồm các tổ chức, cá nhân phải tính thuế giá trị gia tăng (VAT) khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan hoặc xuất khẩu ra nước ngoài.
Mẫu hóa đơn sử dụng: Mẫu số 3.2 (Phụ lục 3) và Mẫu số 5.2 (Phụ lục 5) theo Thông tư liên quan.

Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan:

Sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ vào nội địa hoặc giao dịch với các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.
Hóa đơn cần ghi rõ: “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Mẫu hóa đơn sử dụng: Mẫu số 5.3 (Phụ lục 5).

Tìm hiểu thêm: Phân Hệ Đồng Bộ Hóa Đơn Từ Thuế Trong Phần Mềm Kế Toán EasyBooks

2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán hàng

noi-dung-bat-buoc-tren-hoa-don-ban-hang

Nếu bạn chưa rõ về nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán hàng là gì thì điều này đã được quy định theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Những nội dung bắt buộc này sẽ bao gồm:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Tên liên hóa đơn.
Số hóa đơn.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
Chữ ký của người bán và người mua.
Thời điểm lập hóa đơn.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in).
Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Lưu ý: Trong một số trường hợp đặc biệt, theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn có thể không cần đầy đủ tất cả các nội dung trên, tùy thuộc vào quy định cụ thể.

3. Mẫu hóa đơn bán hàng mới 2025

Theo Phụ lục III ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mẫu hóa đơn bán hàng điện tử được sử dụng là mẫu số 02/BH. Đây là mẫu dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Mẫu này đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất và được áp dụng rộng rãi trong năm 2025.

hoa-don-bang-hang

Tải ngay: Mẫu hóa đơn bán hàng

4. Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng

Để lập hóa đơn bán hàng đúng quy định, ngoài việc hiểu hóa đơn bán hàng là gì thì doanh nghiệp cần chú ý các thông tin quan trọng sau:

4.1. Thông tin ngày, tháng, năm trên hóa đơn bán hàng

Những thông tin này sẽ bao gồm:

Ngày lập hóa đơn bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Ngày lập hóa đơn xuất khẩu hàng hóa: Chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định hải quan.
Ngày lập hóa đơn cung ứng dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ, hoặc thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng cho các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng).
Ngày lập hóa đơn hoạt động xây dựng: Là ngày nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc khối lượng xây dựng hoàn thành.

4.2. Thông tin người bán hàng

Thông tin người bán thường được in sẵn trên hóa đơn. Nếu chưa in sẵn sẽ cần ghi rõ:

Tên đơn vị bán hàng: Ghi đầy đủ tên công ty theo đăng ký kinh doanh.
Mã số thuế: Ghi mã số thuế của đơn vị bán.
Địa chỉ: Địa chỉ theo giấy phép đăng ký kinh doanh.
Số điện thoại/Fax: Ghi số liên lạc (nếu có).
Số tài khoản: Ghi số tài khoản giao dịch đã đăng ký với cơ quan thuế.

4.3. Thông tin người mua hàng

Đối với người mua hàng sẽ cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau:

Họ tên người mua: Ghi đầy đủ họ tên người mua (có thể bỏ trống nếu không có thông tin).
Tên đơn vị: Ghi tên công ty mua hàng theo hợp đồng.
Địa chỉ: Ghi địa chỉ công ty mua theo giấy phép đăng ký kinh doanh. Có thể viết tắt một số danh từ thông dụng (VD: “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”) nhưng phải đảm bảo chính xác và phù hợp với đăng ký kinh doanh.
Mã số thuế: Ghi mã số thuế của công ty mua.
Hình thức thanh toán: Ghi “TM” (tiền mặt) hoặc “CK” (chuyển khoản). Nếu chưa rõ, ghi “TM/CK”.

Theo Điều 14 Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024 (hiệu lực từ 01/7/2025), hóa đơn mua hàng phải thanh toán bằng chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí khi tính thuế TNDN. Tuy nhiên, ngưỡng giá trị áp dụng điều kiện này vẫn chưa được quy định chính thức.

4.4. Cách ghi thông tin hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê

Với các thông tin về hàng hóa dịch vụ trên sao kê sẽ cần cung cấp các thông tin như:

Số thứ tự: Ghi theo trình tự 1, 2, 3… dựa trên hợp đồng.
Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ tên từng mặt hàng hoặc dịch vụ.
Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị như bộ, chiếc, cái, kg…
Số lượng, đơn giá: Ghi theo hợp đồng hoặc giá bán.
Thành tiền: Tính bằng số lượng × đơn giá.
Thuế suất: Ghi thuế suất 5% hoặc 10% theo từng mặt hàng. Nếu hợp đồng có nhiều mức thuế suất, cần tách thành các hóa đơn riêng.
Cộng tiền hàng: Tổng số tiền chưa có thuế GTGT.
Tiền thuế GTGT: Tính theo thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%).
Tổng cộng tiền thanh toán: Cộng tiền hàng + tiền thuế GTGT.
Số tiền bằng chữ: Ghi chính xác tổng tiền thanh toán bằng chữ, viết hoa ký tự đầu, kết thúc bằng dấu “./.”.
Ghi chú: Nếu giá trị hợp đồng đã bao gồm thuế, cần tách riêng giá trị hàng hóa và thuế (thuế 10% = tổng giá trị / 1.1; thuế 5% = tổng giá trị / 1.05).

huong-dan-cach-viet-hoa-don-ban-hang

Tìm hiểu thêm: Công Ty Không Hoạt Động Tại Địa Chỉ Đăng Ký Thì Hóa Đơn Có Hợp Lệ Không?

5. Cách quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả

Quản lý hóa đơn hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu suất quản lý tài chính.

Khởi tạo hóa đơn: Khi bán hàng, nhân viên cần lập hóa đơn với đầy đủ thông tin về khách hàng và đơn hàng.
Điều chỉnh và lập hóa đơn: Điều chỉnh thông tin theo yêu cầu khách hàng, sau đó in và cung cấp hóa đơn.
Lưu trữ hóa đơn: Lưu trữ thông tin hóa đơn để theo dõi tình hình kinh doanh và phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
Báo cáo hóa đơn: Định kỳ lập báo cáo hóa đơn để đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra các giải pháp phù hợp.

Hóa đơn bán hàng là một công cụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, chứng minh giao dịch và tuân thủ quy định pháp luật. Việc hiểu rõ hóa đơn bán hàng là gì, cách lập hóa đơn đúng chuẩn và quản lý hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và chuyên nghiệp hơn.

Xem thêm: Top 15 Phần Mềm Kế Toán Doanh Nghiệp Tốt Nhất 2025

Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Hóa Đơn Bán Hàng Là Gì?“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.

Đăng ký dùng thử miễn phí Phần mềm kế toán EasyBooks – giải pháp kế toán giúp bạn tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí hiệu quả.

Đăng ký dùng thử miễn phí!

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 0869 425 631. Đội ngũ nhân viên của EasyBooks luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.

———————————

EASYBOOKS – ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN

EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 88/2021/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.
Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.