Hồ sơ cần chuẩn bị khi thuê kiểm toán
3 Tháng 3, 2026 Hồ sơ cần chuẩn bị khi thuê kiểm toán bao gồm các loại sổ sách kế toán, chứng từ gốc và các tài liệu liên quan khác. Để việc kiểm toán diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu là vô cùng quan trọng. Xem chi tiết về các loại hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị ngay trong bài viết tại phần mềm kế toán Easybooks bên dưới bạn nhé.
Mục lục
1. Khi nào doanh nghiệp cần thuê kiểm toán?
Việc thuê kiểm toán độc lập là bắt buộc đối với một số loại hình doanh nghiệp theo Luật Kiểm toán độc lập 2011 (sửa đổi, bổ sung) và các nghị định hướng dẫn như Nghị định 17/2022/NĐ-CP. Tuy nhiên, ngay cả khi không bắt buộc, nhiều doanh nghiệp vẫn chủ động thực hiện để phục vụ mục tiêu kinh doanh.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi thuê kiểm toán
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý, sổ sách kế toán, chứng từ gốc và các tài liệu liên quan khác để hỗ trợ kiểm toán diễn ra suôn sẻ, tránh phát sinh phát hiện lớn.
Báo cáo tài chính
Cung cấp bộ báo cáo tài chính đầy đủ năm tài chính cần kiểm toán.
- File Excel gốc của Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính (VAS hoặc IFRS nếu áp dụng).
- Bản in đã ký và đóng dấu của ban giám đốc.
Sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp
Đây là nhóm tài liệu quan trọng nhất để kiểm toán viên truy vết giao dịch.
- Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản chính, Sổ chi tiết tất cả tài khoản (tiền mặt, tiền gửi, phải thu/phải trả, hàng tồn kho, TSCĐ…).
- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản lớn; biên bản kiểm kê cuối kỳ (quỹ tiền mặt, hàng tồn kho, TSCĐ).
Chứng từ gốc và Chứng từ thanh toán
Cung cấp bản gốc hoặc scan đầy đủ để kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý.
- Phiếu thu/chi tiền mặt, phiếu nhập/xuất kho, hóa đơn GTGT đầu vào/ra (có chữ ký, đóng dấu), biên bản đối chiếu công nợ nhà cung cấp/khách hàng.
- Hợp đồng kinh tế lớn (mua bán, vay nợ, thuê TSCĐ), chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, séc).
Hồ sơ thuế và nghĩa vụ ngân sách
Để kiểm tra tính chính xác khai báo và nộp thuế.
- Tờ khai thuế (VAT, TNDN, TNCN, lệ phí môn bài…), biên lai nộp thuế, quyết toán thuế hàng năm; bảng tính thuế chi tiết.
- Danh sách lao động, bảng lương, hợp đồng lao động, chứng từ khấu trừ TNCN; hồ sơ thuế tài nguyên nếu áp dụng.
Hồ sơ về Tài sản cố định (TSCĐ) và Phân bổ
Hỗ trợ kiểm tra giá trị, khấu hao tài sản.
- Thẻ tài sản cố định, bảng tính khấu hao TSCĐ, phân bổ công cụ dụng cụ; biên bản kiểm kê TSCĐ cuối kỳ, hóa đơn mua TSCĐ.
- Hợp đồng thuê tài chính (nếu có), bảng phân bổ doanh thu nếu áp dụng.
Chứng từ ngân hàng và Đối chiếu công nợ
Xác nhận số dư và giao dịch ngân hàng.
- Sao kê ngân hàng đầy đủ kỳ, thư xác nhận số dư (do ngân hàng cung cấp trực tiếp cho kiểm toán viên), sổ phụ ngân hàng.
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu/phải trả (theo từng đối tác), biên bản đối chiếu công nợ chưa thanh toán.
Hồ sơ pháp lý và Quy chế nội bộ
Bao gồm các tài liệu chứng minh tư cách pháp lý và cấu trúc quản trị doanh nghiệp.
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/doanh nghiệp (cập nhật mới nhất), Điều lệ công ty (và sửa đổi bổ sung), Giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy phép con (nếu có lĩnh vực kinh doanh có điều kiện).
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên về các quyết định lớn (phân phối lợi nhuận, phê duyệt kế hoạch kinh doanh, bổ nhiệm nhân sự chủ chốt).
- Giấy ủy quyền cho người đại diện ký báo cáo tài chính và làm việc với kiểm toán viên; sơ đồ tổ chức, quy chế nội bộ (quy chế tài chính, quản lý tài sản, công nợ).
3. Quy trình chuẩn bị hồ sơ kiểm toán
Quy trình kiểm toán thường được thực hiện theo các bước chuẩn mực, từ lập kế hoạch đến phát hành báo cáo. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo thời gian hoàn thành.
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán
- Thu thập thông tin sơ bộ về doanh nghiệp: Ngành nghề, quy mô, rủi ro tiềm ẩn.
- Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro sai sót trong báo cáo tài chính.
- Xây dựng chiến lược kiểm toán, phân công nhân sự.
- Ví dụ: Tập trung kiểm tra sâu các khoản mục lớn như hàng tồn kho hoặc doanh thu.
Bước 2: Kiểm toán sơ bộ (Preliminary Audit)
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, quy trình kế toán.
- Xác định rủi ro ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
- Gửi thư yêu cầu xác nhận công nợ, số dư ngân hàng.
Bước 3: Kiểm toán chi tiết
- Kiểm tra chứng từ, sổ sách; xác nhận với bên thứ ba.
- Phân tích biến động bất thường; thực hiện test kiểm soát và test chi tiết trên mẫu chọn.
- Tập trung vào các khoản mục chính: Tiền mặt, hàng tồn kho, TSCĐ, doanh thu, chi phí, thuế.
Bước 4: Tổng hợp và hoàn thiện hồ sơ
- Rà soát bằng chứng thu thập, lập bảng điều chỉnh sai sót.
- Soạn thảo báo cáo kiểm toán dự thảo gửi doanh nghiệp.
Bước 5: Phát hành báo cáo kiểm toán
- Thống nhất điều chỉnh với doanh nghiệp.
- Phát hành báo cáo chính thức với ý kiến: Chấp nhận toàn phần, chấp nhận có ngoại trừ, không chấp nhận, hoặc từ chối đưa ra ý kiến.
- Báo cáo có thể kèm theo báo cáo tài chính điều chỉnh nếu phát hiện sai sót trọng yếu.
Tìm hiểu thêm: Chi phí dịch vụ kiểm toán
4. Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ kiểm toán
Doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm cốt lõi khi chuẩn bị hồ sơ kiểm toán để tránh chậm trễ, điều chỉnh lớn và đảm bảo quy trình suôn sẻ.
- Tính chính xác và cân đối sổ sách: Kiểm tra khớp số dư giữa báo cáo, sổ cái và sổ chi tiết. Giải trình biến động bất thường bằng dữ liệu hỗ trợ.
- Sổ sách phải khớp hoàn toàn trước khi bàn giao: Sắp xếp theo nhóm, đánh số, scan đầy đủ; lập checklist gửi trước 7-10 ngày. Sử dụng folder điện tử để dễ tra cứu.
- Xác nhận bên thứ ba kịp thời: Yêu cầu ngân hàng và đối tác gửi xác nhận trực tiếp. Thực hiện kiểm kê thực tế với biên bản ký đầy đủ.
- Phối hợp nhân sự hiệu quả: Cử đầu mối full-time, họp kick-off để thống nhất lịch trình. Bắt đầu rà soát 4-6 tuần trước, đặc biệt với giao dịch phức tạp.
5. Câu hỏi thường gặp
Đây là những câu hỏi thường gặp khi nhắc đến việc kiểm toán mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc kiểm toán không?
Doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam thường không bắt buộc phải kiểm toán báo cáo tài chính.
Thiếu hồ sơ có bị từ chối kiểm toán không?
Nếu thiếu hồ sơ quan trọng, kiểm toán viên sẽ gửi yêu cầu bổ sung hoặc làm việc trực tiếp để thu thập bằng chứng; trường hợp không cung cấp được sau thời hạn hợp lý, họ có thể phát hành báo cáo với ý kiến ngoại trừ hoặc từ chối (disclaimer) nếu rủi ro cao.
Kiểm toán kéo dài bao lâu?
Thời gian kiểm toán báo cáo tài chính thường kéo dài từ 1-3 tháng, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và độ phức tạp của hồ sơ.
Việc thuê kiểm toán là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản lý. Nếu doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn tăng trưởng hoặc cần huy động vốn, hãy bắt đầu chuẩn bị hồ sơ ngay hôm nay.
Đăng ký dùng thử phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks ngay hôm nay để quản lý sổ sách, hóa đơn và các nghĩa vụ thuế nhanh chóng, chính xác; đồng thời tối ưu dữ liệu kế toán, sẵn sàng cho quá trình kiểm toán và đối chiếu theo quy định.
Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “Hồ sơ cần chuẩn bị khi thuê kiểm toán“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững.
———————————
EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 99/2025/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 152/2025/TT-BTC
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline mua hàng: 0869 425 631
Zalo mua hàng: Zalo Easybooks
Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
3 Tháng 4, 2026 
