Các Chi Phí Hợp Lý Của Doanh Nghiệp
5 Tháng mười một, 2022 Các chi phí hợp lý của doanh nghiệp là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kế toán và thuế, đặc biệt đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc hiểu rõ chi phí hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Trong bài viết này, Phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về chi phí này.
Mục lục
1. Chi phí hợp lý là gì?
Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa đưa ra định nghĩa cụ thể về các chi phí hợp lý của doanh nghiệp, nhưng đã quy định các tiêu chí để xác định chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế TNDN. Theo đó, chi phí hợp lý được hiểu là các khoản chi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, nhằm được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế và tính thuế TNDN.
Việc pháp luật không định nghĩa cụ thể các chi phí hợp lý của doanh nghiệp là hợp lý, bởi các khoản chi này rất đa dạng và phức tạp, không thể gói gọn trong một khái niệm chung. Tuy nhiên, các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán, thường xuyên sử dụng khái niệm này để đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng quy định.
2. Điều kiện để chi phí được coi là hợp lý – hợp lệ
Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, để một khoản chi phí của doanh nghiệp được tính là chi phí hợp lý – hợp lệ (được trừ khi tính thuế TNDN), cần thỏa mãn 3 điều kiện chính sau:
Liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh
- Khoản chi phải thực tế phát sinh và có liên quan đến việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Hóa đơn, chứng từ phải đúng theo quy định của pháp luật (ví dụ: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, chứng từ nộp thuế, chứng từ thanh toán hợp lệ…).
Thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên
- Nếu mua hàng hóa/dịch vụ từng lần từ 20 triệu đồng (đã gồm VAT) trở lên, khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi, thẻ…).
- Nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì vẫn được tính vào chi phí. Tuy nhiên, khi thanh toán thực tế mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải điều chỉnh, loại trừ phần chi phí đó trong kỳ tính thuế phát sinh thanh toán.
- Riêng các hóa đơn đã thanh toán bằng tiền mặt trước thời điểm Thông tư 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thì không cần điều chỉnh lại.
Tìm hiểu thêm: Chi Phí Trước Khi Thành Lập Doanh Nghiệp Có Được Tính Là Chi Phí Hợp Lý Không
3. Phân loại các chi phí hợp lý phổ biến trong doanh nghiệp
Dưới đây là các chi phí hợp lý của doanh nghiệp thường gặp, đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định:
Chi phí mua tài sản cố định
Các khoản chi mua tài sản cố định sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên).
Chi phí thuê tài sản của cá nhân
- Trường hợp thuê tài sản của cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm: Cần có hợp đồng thuê tài sản và chứng từ thanh toán. Chi phí trừ là tiền thuê tài sản.
- Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế thay: Cần có hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay. Chi phí được trừ là tiền thuê tài sản, không bao gồm phần thuế nộp thay (nếu hợp đồng thỏa thuận doanh nghiệp chịu thuế thay) hoặc bao gồm cả phần thuế thay (nếu hợp đồng chưa bao gồm thuế GTGT và TNDN).
Tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động
- Tiền lương, tiền công, tiền thưởng phải được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của doanh nghiệp.
- Đối với lao động nước ngoài: Các khoản như tiền học phí cho con (từ mầm non đến THPT), tiền nhà trả trực tiếp cho chủ nhà hoặc có tính chất tiền lương đều được tính vào chi phí hợp lý nếu có chứng từ hợp pháp.
Chi trang phục
- Chi bằng hiện vật: Được ghi nhận toàn bộ chi phí nếu có đủ hóa đơn, chứng từ.
- Chi bằng tiền: Không vượt quá 5 triệu đồng/năm/người.
Quản lý chi phí hợp lý – hợp lệ dễ dàng và tránh sai sót khi quyết toán thuế cùng phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks, hãy đăng ký dùng thử miễn phí ngay hôm nay
4. Một số khoản chi không được tính là chi phí hợp lý
Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, những khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện chi phí hợp lý, hợp lệ sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Tuy nhiên, có những khoản tổn thất đặc biệt vẫn được tính vào chi phí được trừ, cụ thể như sau:
Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, sự kiện bất khả kháng
- Doanh nghiệp phải xác định rõ tổng giá trị tổn thất.
- Phần tổn thất được tính vào chi phí được trừ = Tổng giá trị tổn thất – số tiền được bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác bồi thường.
- Hồ sơ cần có:
- Biên bản kiểm kê tài sản, hàng hóa bị tổn thất (nêu rõ nguyên nhân, trách nhiệm, giá trị còn thu hồi được, bảng kê xuất – nhập – tồn).
- Hồ sơ bồi thường từ bảo hiểm (nếu có).
- Hồ sơ xác định trách nhiệm bồi thường của bên liên quan (nếu có).
Hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng
- Trường hợp hư hỏng do quá trình sinh hóa tự nhiên hoặc hết hạn, không được bồi thường, thì vẫn được tính vào chi phí được trừ.
- Hồ sơ cần có:
- Biên bản kiểm kê hàng hóa hư hỏng (nêu rõ nguyên nhân, số lượng, giá trị còn thu hồi được, bảng kê xuất – nhập – tồn).
- Hồ sơ bồi thường bảo hiểm (nếu có).
- Hồ sơ trách nhiệm bồi thường của tổ chức, cá nhân liên quan (nếu có).
Lưu ý quan trọng
- Hồ sơ trên phải lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Dù không được trừ khi tính thuế TNDN, kế toán vẫn phải hạch toán các chi phí này để đảm bảo báo cáo tài chính minh bạch.
- Khi quyết toán thuế TNDN, những chi phí không hợp lý sẽ được loại bỏ, thể hiện ở chỉ tiêu B4 trên tờ khai quyết toán thuế.
Tìm hiểu thêm: Chi Phí Hợp Lý (Chi Phí Được Trừ) Khi Tính Thuế TNDN
5. Cách kiểm tra – quản lý chi phí hợp lý trong doanh nghiệp
Để đảm bảo các chi phí hợp lý của doanh nghiệp được quản lý và kiểm tra đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm toán theo ba bước sau:
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm toán
- Tìm hiểu thông tin doanh nghiệp: Ngành nghề, đặc thù quản lý, văn bản pháp luật áp dụng.
- Phân tích sơ bộ: So sánh chi phí giữa các kỳ, giữa thực tế và kế hoạch, hoặc so với các doanh nghiệp cùng ngành.
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro.
- Thiết kế chương trình kiểm toán phù hợp.
Bước 2: Thực hiện kiểm toán
- Kiểm tra chứng từ gốc: Bảng phân bổ tiền lương, vật liệu, phiếu chi, hóa đơn,…
- Quan sát thực tế và xác minh tính hiệu quả của các khoản chi như chi phí quảng cáo, tiếp khách, hoa hồng,…
- Kiểm tra tài sản cố định, công cụ, dụng cụ, và các nghiệp vụ ghi sổ kế toán.
Bước 3: Đưa ra kết quả kiểm toán
- Tổng hợp kết quả, rà soát hồ sơ kiểm toán.
- Yêu cầu doanh nghiệp cung cấp giấy tờ giải trình nếu có sai phạm.
- Đưa ra ý kiến về các khoản chi phí không hợp lý trong báo cáo kiểm toán để doanh nghiệp điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
Việc hiểu và quản lý các chi phí hợp lý của doanh nghiệp là yếu tố then chốt để tối ưu hóa chi phí và tuân thủ quy định pháp luật thuế TNDN. Đồng thời, việc kiểm toán chi phí định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót và hoàn thiện quy trình quản lý.
Xem ngay: Các Khoản Chi Phí Không Được Trừ Khi Tính Thuế TNDN Từ Ngày 01/10/2025
Tham khảo ngay phần mềm kế toán doanh nghiệp EasyBooks và đừng bỏ lỡ những ưu đãi hấp dẫn đang chờ bạn
Trên đây, EasyBooks đã giúp bạn tìm hiểu “chi phí hợp lý của doanh nghiệp“. Hy vọng thông tin này hữu ích tới quý bạn đọc.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ tới Phần mềm kế toán Online EasyBooks qua số hotline: 0869 425 631. Đội ngũ nhân viên của EasyBooks luôn hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng.
———————————
EASYBOOKS – ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG TÁC KẾ TOÁN
- EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo thông tư 88/2021/TT-BTC,133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC.
- Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
- Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
- EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.
Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán
Hotline: 0869 425 631
Email: info@softdreams.vn
Facebook: Phần mềm kế toán EasyBooks
Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS
Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh
20 Tháng 8, 2025 
