Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Khi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc hạch toán và sử dụng đúng tài khoản đã được quy định. Việc ghi nhận chính xác chi phí lương không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí hợp lý mà còn đảm bảo tính tuân thủ pháp luật về thuế, bảo hiểm và lao động. Tham khảo chi tiết hơn qua bài viết tại phần mềm kế toán EasyBooks dưới đây bạn nhé!

1. Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Dưới đây là thông tin các tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: 

Tài khoản 334 – Phải trả người lao động

Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán với người lao động về: tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), kinh phí công đoàn (KPCĐ) và các khoản khác thuộc thu nhập của người lao động.

a) Kết cấu:

• • Bên Nợ: Các khoản đã trả, đã ứng, đã khấu trừ vào lương (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%, thuế TNCN, tạm ứng…).
  • Bên Có: Các khoản phải trả người lao động (tổng quỹ lương, thưởng, phụ cấp…).
  • Số dư Có: Số tiền còn phải trả người lao động.

b) Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác

Dùng để hạch toán các khoản trích theo lương mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan bảo hiểm, công đoàn:

• TK 3382: Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
• TK 3383: Bảo hiểm xã hội (BHXH)
• TK 3384: Bảo hiểm y tế (BHYT)
• TK 3385 (hoặc 3386 tùy TT133): Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

c) Các tài khoản chi phí liên quan

Tùy bộ phận mà hạch toán vào:

• TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (sản xuất)
• TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công (xây dựng)
• TK 627: Chi phí sản xuất chung
• TK 641: Chi phí bán hàng
• TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
• TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (nếu tập hợp qua 154)
• TK 241: Chi phí xây dựng cơ bản dở dang

Xem thêm: Bảng tra cứu mức lương tối thiểu vùng 2026 mới nhất

2. Nguyên tắc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Khi hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau: 

• Lương của bộ phận nào, hạch toán vào chi phí của bộ phận đó: Đảm bảo phản ánh đúng chi phí theo chức năng hoạt động (sản xuất, bán hàng, quản lý…).
• Tuân thủ pháp luật: Hạch toán phải đúng theo Bộ luật Lao động, Luật BHXH, Luật Thuế TNCN, Thông tư 99/2025/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan.
• Tính đúng, tính đủ: Bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, tiền làm thêm giờ, tiền thưởng có tính chất lương, các khoản trợ cấp (nếu có).
• Phân biệt rõ: Khoản doanh nghiệp chịu (phần đóng vào chi phí) và khoản người lao động chịu (khấu trừ vào lương).
• Ghi nhận đúng kỳ: Chi phí lương và các khoản trích theo lương phải được ghi nhận trong kỳ phát sinh, không được ghi nhận trước hoặc sau kỳ.

3. Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán thực hiện định khoản nghiệp vụ tiền lương theo các bước tiêu chuẩn sau:

Bước 1: Hạch toán chi phí tiền lương phải trả

• Nợ TK 622/623/627/641/642/154/241… (Tổng quỹ lương phải trả)
• Có TK 334 – Phải trả người lao động

Bước 2: Hạch toán các khoản trích theo lương (Phần doanh nghiệp chịu)

• Nợ TK 622/623/627/641/642/154/241…
  • Có TK 3383 – BHXH (17,5% x Quỹ lương đóng BHXH)
  • Có TK 3384 – BHYT (3% x Quỹ lương đóng BHXH)
  • Có TK 3385 – BHTN (1% x Quỹ lương đóng BHXH)
  • Có TK 3382 – KPCĐ (2% x Quỹ lương đóng BHXH)

Bước 3: Hạch toán các khoản khấu trừ vào lương (Phần người lao động chịu)

• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
  • Có TK 3383 – BHXH (8%)
  • Có TK 3384 – BHYT (1,5%)
  • Có TK 3385 – BHTN (1%)
  • Có TK 3335 – Thuế TNCN (nếu có)
  • Có TK 141 – Tạm ứng (nếu khấu trừ tiền tạm ứng)

Bước 4: Thanh toán lương cho người lao động

• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
  • Có TK 111/112 – Tiền mặt / Tiền gửi ngân hàng

Bước 5: Nộp các khoản bảo hiểm, KPCĐ và Thuế TNCN

• Nợ TK 3383 – BHXH
• Nợ TK 3384 – BHYT
• Nợ TK 3385 – BHTN
• Nợ TK 3382 – KPCĐ
• Nợ TK 3335 – Thuế TNCN
  • Có TK 111/112 – Tiền mặt / Tiền gửi ngân hàng

Xem ngay: Tiền lương là gì? Quy định về tiền lương mới nhất 2026

4. Ví dụ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Tổng quỹ lương tháng 10/2026 của bộ phận sản xuất là 100.000.000 đồng (toàn bộ lương đều thuộc đối tượng tham gia BHXH). Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng theo đúng quy định hiện hành. Kế toán sẽ tiến hành thực hiện định khoản như sau:

• Bước 1: Hạch toán chi phí lương phải trả

• • • Nợ TK 622: 100.000.000 đồng
    • Có TK 334: 100.000.000 đồng

• Bước 2: Hạch toán các khoản trích theo lương do Doanh nghiệp chịu (23,5%)

• • • BHXH (17,5%): 17.500.000 đồng
    • BHYT (3%): 3.000.000 đồng
    • BHTN (1%): 1.000.000 đồng
    • KPCĐ (2%): 2.000.000 đồng
    • Định khoản:
      • Nợ TK 622: 23.500.000 đồng
      • Có TK 3383 – BHXH: 17.500.000 đồng
      • Có TK 3384 – BHYT: 3.000.000 đồng
      • Có TK 3385 – BHTN: 1.000.000 đồng
      • Có TK 3382 – KPCĐ: 2.000.000 đồng

• Bước 3: Khấu trừ các khoản bảo hiểm do Người lao động chịu (10,5%)

• • • BHXH (8%): 8.000.000 đồng
    • BHYT (1,5%): 1.500.000 đồng
    • BHTN (1%): 1.000.000 đồng
    • Định khoản:
      • Nợ TK 334: 10.500.000 đồng
      • Có TK 3383 – BHXH: 8.000.000 đồng
      • Có TK 3384 – BHYT: 1.500.000 đồng
      • Có TK 3385 – BHTN: 1.000.000 đồng

• Bước 4: Thanh toán lương thực nhận cho nhân viên

• • • Lương thực nhận = 100.000.000 – 10.500.000 = 89.500.000 đồng
    • Định khoản:
      • Nợ TK 334: 89.500.000 đồng
      • Có TK 112: 89.500.000 đồng

• Bước 5: Nộp bảo hiểm và kinh phí công đoàn cho cơ quan nhà nước

• • Tổng tiền nộp = DN chịu (23.500.000) + NLĐ chịu (10.500.000) = 34.000.000 đồng
  • Định khoản:
    • Nợ TK 3383 – BHXH: 25.500.000 đồng
    • Nợ TK 3384 – BHYT: 4.500.000 đồng
    • Nợ TK 3385 – BHTN: 2.000.000 đồng
    • Nợ TK 3382 – KPCĐ: 2.000.000 đồng
    • Có TK 112: 34.000.000 đồng

Xem thêm: Cách tính lương Gross sang Net mới nhất 2026

5. Những lưu ý khi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Để tránh sai sót dẫn đến bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính, kế toán cần lưu ý các điểm sau: 

• Căn cứ pháp lý mới: Luôn cập nhật theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2026), thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Quỹ lương tham gia BHXH: Không phải toàn bộ lương đều tham gia BHXH; cần căn cứ vào quyết định tham gia và mức lương đóng bảo hiểm thực tế.
• Thuế TNCN: Khấu trừ thuế TNCN trước khi thanh toán lương; hạch toán qua TK 3335.
• Chứng từ kèm theo: Bảng chấm công, bảng tính lương, bảng thanh toán lương, quyết định tham gia BHXH, giấy nộp tiền bảo hiểm…
• Thời điểm ghi nhận: Ghi nhận chi phí lương trong kỳ phát sinh, không chờ đến khi thanh toán.
• Phần mềm kế toán: Sử dụng phần mềm để tự động tính toán tỷ lệ, tránh sai sót và đảm bảo khớp số liệu với cơ quan BHXH, thuế.
• Hệ thống tài khoản: Áp dụng hệ thống tài khoản theo Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC, 

Xem ngay: Hướng dẫn cách tính lương tăng ca và cách tính lương làm thêm giờ

6. EasyBooks hỗ trợ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

EasyBooks là phần mềm kế toán online được thiết kế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hỗ trợ toàn diện nghiệp vụ lương và bảo hiểm. Phần mềm sở hữu những tính năng nổi bật như là: 

• Tự động tính lương: Nhập bảng chấm công, phần mềm tự tính lương chính, phụ cấp, làm thêm giờ, khấu trừ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, thuế TNCN.
• Tự động định khoản: Sinh bút toán hạch toán lương và các khoản trích theo lương đúng theo Thông tư 99/133, giảm thiểu sai sót.
• Tích hợp BHXH: Xuất báo cáo tham gia BHXH, in giấy nộp tiền bảo hiểm, theo dõi số dư phải nộp.
• Báo cáo thuế TNCN: Tự động tổng hợp thu nhập chịu thuế, khấu trừ thuế, xuất tờ khai quyết toán thuế TNCN.
• Liên thông hóa đơn điện tử: Kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử, đồng bộ chi phí lương với chứng từ.
• Đa nền tảng: Truy cập online mọi lúc, mọi nơi; phù hợp cho kế toán làm việc từ xa hoặc nhiều chi nhánh.

Nắm vững cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là yếu tố then chốt để xử lý nghiệp vụ tiền lương chính xác, hiệu quả. Để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót thủ công, việc ứng dụng giải pháp phần mềm kế toán EasyBooks sẽ là giải pháp hỗ trợ tin cậy cho kế toán doanh nghiệp.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Chọn sản phẩm quan tâm * Phần mềm kế toán doanh nghiệp Phần mềm kế toán dịch vụ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Khác

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, Easybooks sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

———————————

EASYBOOKS – TỰ ĐỘNG HOÁ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN

• EasyBooks đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính kế toán cho mọi doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 152/2025/TT-BTC
• Đưa ra cảnh báo cho kế toán khi hạch toán không hợp lệ, tồn quỹ âm – kho âm và không tuân thủ các nguyên tắc kế toán.
• Tất cả tính năng và hệ thống báo cáo của phần mềm được xây dựng dựa trên quy chuẩn chung của Bộ Tài chính.
• Tích hợp Cổng T-VAN cho phép lập, gửi và nhận hồ sơ thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp lý.
• EasyBooks nâng cấp ứng dụng MIỄN PHÍ khi có thay đổi về chính sách kế toán, thuế, nghị định, thông tư.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh chi tiết và tối giản thao tác, giảm thời gian nhập liệu chứng từ cho kế toán.

Liên hệ để được tư vấn về phần mềm kế toán

Hotline mua hàng: 0869 425 631

Zalo mua hàng: Zalo Easybooks

Facebook: Facebook phần mềm kế toán EasyBooks

Group trao đổi: Cộng đồng hỗ trợ Phần mềm kế toán EasyBooks – SOFTDREAMS

Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh

Chia sẻ bài viết: