Xử lý hóa đơn

1. Phát hành hóa đơn

Lựa chọn những hóa đơn sẽ phát hành trong danh sách và ấn Button Phát hành (người dùng cắm chữ ký số sẵn vào máy tính để thực hiện ký hóa đơn nếu khi kết nối HDDT chọn hình thức ký bằng USB token)

Sau khi phát hành thành công, người dùng có thể ấn vào dòng hóa đơn để xem chi tiết hóa đơn (click 2 lần)

2.  Thay thế hóa đơn điện tử

Khi phát hiện sai sót trên những hóa đơn đã có chữ ký số, người dùng tạo hóa đơn thay thế theo các bước như sau:

Sau khi lưu, hóa đơn sẽ có ở Danh sách hóa đơn với trạng thái mới tạo lập (TT), người dùng cần lựa chọn hóa đơn và thực hiện phát hành hóa đơn.

Sau khi phát hành hóa đơn thay thế, hóa đơn sẽ hiển thị ở danh sách ‘Hóa đơn thay thế’, người dùng có thể tích chọn hóa đơn để xem hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế.

3.  Điều chỉnh hóa đơn điện tử

Lựa chọn những hóa đơn đã được ký số, để điều chỉnh hóa đơn khi xảy ra sai sót

Điều chỉnh 1 trong 3 hình thức: Điều chỉnh thông tin, điều chỉnh tăng hoặc điều chỉnh giảm.

Đối với điều chỉnh thông tin:

+ Người dùng nhập các thông tin điều chỉnh, ấn lưu, sau đó phát hành hóa đơn mới này bình thường (như trường hợp thay thế hóa đơn).

+ Nếu hóa đơn có lập kèm chứng từ bán hàng thì sau khi lập xong hóa đơn, người dùng vào sửa chứng từ bán hàng và chọn hóa đơn mới tạo vào

+ Sau khi phát hành hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn sẽ thể hiện ở danh sách Hóa đơn điều chỉnh, người dùng có thể mở xem.

Đối với điều chỉnh tăng và giảm: Sau khi tạo xong hóa đơn điều chỉnh, kế toán cần  thực hiện lập chứng từ để hạch toán các bút toán tương ứng với thông tin cần điều chỉnh như hạch toán tăng, giảm doanh thu, giá vốn…

Sau khi tạo các chứng từ hạch toán các khoản chênh lệch so với hóa đơn bị điểu chỉnh, thì người dùng chọn tham chiếu đến hóa đơn mới.

4.  Hủy hóa đơn điện tử

Lựa chọn những hóa đơn đã được ký số, để hủy hóa đơn khi xảy ra sai sót

Sau khi hủy thành công, hóa đơn hiển thị ở danh sách hóa đơn hủy

5.  Gửi hóa đơn cho khách hàng

• Khi phát hành xong hóa đơn, hệ thống đã tự động gửi mail hóa đơn 1 lần cho khách hàng nếu khách hàng có mail được nhập ở danh mục khách hàng /nhà cung cấp.
• Nếu khách hàng muốn gửi thêm thông tin hóa đơn vào một địa chỉ email khác hoặc chưa nhận được email thì thực hiện gửi lại qua chức năng Gửi email này.

6. Tạo lập và phát hành hóa đơn để dành số

– Người dùng có thể để dành số hóa đơn nếu đã cấu hình sử dụng hóa đơn cách số ở hệ thống hóa đơn tích hợp đến và được cài đặt sử dụng thêm chức năng tạo hóa đơn chờ ở EasyBooks.

Để tạo hóa đơn chờ người dùng thực hiện các bước sau:

Sau khi tạo hóa đơn chờ, người dùng phát hành hóa đơn chờ như sau:

Sau khi phát hành hóa đơn chờ ký thành công thì hóa đơn sẽ hiển thị thông tin ở màn Danh sách hóa đơn, người dùng có thể nhấn đúp chuột lên dòng hóa đơn đó để xem hóa đơn.